โดย เดวิด เดย์
ในแต่ละวัน เอกสารสำคัญของลูกค้านับหมื่นฉบับถูกส่งผ่านโรงพิมพ์ของฉัน และในฐานะผู้จัดการฝ่ายพิมพ์ ฉันจำเป็นต้องทราบว่ามีการพิมพ์เอกสารใดบ้างในแต่ละไฟล์ ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น ฉันต้องสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารที่พิมพ์ออกมาจะสะท้อนถึงลักษณะที่ธุรกิจและผู้ใช้ปลายทางคาดหวังไว้ เนื่องจากมีไฟล์และรูปแบบการพิมพ์ที่แตกต่างกันมากมายที่ส่งผ่านสภาพแวดล้อมการผลิตของเรา จึงอาจเป็นเรื่องท้าทายที่จะตรวจสอบว่าเอกสารที่ส่งไปยังเครื่องพิมพ์ตรงกับลักษณะที่ปรากฏบนกระดาษหรือไม่
สิ่งที่น่าหงุดหงิดยิ่งกว่าคือเมื่อคุณมีไฟล์ที่คุณไม่สามารถดูได้เนื่องจากไม่มีวิธีดูก่อนจะส่งไปที่เครื่องพิมพ์ และจะยิ่งแย่ลงไปอีกเมื่อคุณต้องตรวจสอบคุณภาพของไฟล์ในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นระหว่างกระบวนการพิมพ์
การไม่สามารถดูไฟล์ที่พิมพ์ได้อาจดูเหมือนเป็นปัญหาเล็กน้อย หลายคนถามฉันว่า “ไม่มีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถใช้ดูไฟล์นั้นได้หรือ” ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ว่ามีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์หรือไม่ แต่คำถามคือผลิตภัณฑ์ที่ฉันมีอยู่จะดูไฟล์ประเภทนั้นโดยเฉพาะหรือไม่ และจะดูได้เหมือนกับที่พิมพ์บนเครื่องพิมพ์ของเราหรือไม่ หากฉันไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมอยู่ในมือ ฉันต้องค้นหาว่าเรามีใบอนุญาตสำหรับผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมในพื้นที่การผลิตหรือไม่ ทั้งหมดนี้เท่ากับเวลาที่เพิ่มขึ้นและความสามารถในการรันปริมาณงานพิมพ์ในคิวสำหรับวันนั้นลดลง
สถานการณ์นี้เป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อฉันได้รับโทรศัพท์จากผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของฉัน โดยทั่วไป ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของเรากำลังมองหาไฟล์พิมพ์เฉพาะเพื่อพิมพ์ซ้ำ เนื่องจากพวกเขาได้รับสายจากฝ่ายบริการลูกค้า เมื่อใดก็ตามที่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า (CSR) ได้รับสายจากลูกค้าที่แจ้งว่าไม่ได้รับใบแจ้งยอด ในที่สุดแล้ว จะถูกส่งกลับไปที่ฝ่ายผลิต ซึ่งเราต้องค้นหาชุดเอกสารที่พิมพ์แล้วเริ่มพิมพ์ซ้ำ หากทุกอย่างเรียบง่ายเหมือนไฟล์ PDF คุณก็สามารถเปิดไฟล์ เลือกหน้าที่ต้องการแล้วพิมพ์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งไม่เหมือนกับไฟล์พิมพ์ AFP, Xerox Metacode และไฟล์พิมพ์ประเภท High Volume Transactional Output อื่นๆ
สถานการณ์อื่นที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าคือความจำเป็นในการพิสูจน์งานใหม่หรืองานที่มีการเปลี่ยนแปลง ในการทำเช่นนี้ในปัจจุบัน เราต้องกำหนดตารางการทดสอบการทำงานหรืองานการผลิต โหลดกระดาษที่ถูกต้องลงในเครื่องพิมพ์ พิมพ์งาน จากนั้นส่งงานกลับไปยังบุคคลที่จัดการงาน พวกเขาจะตรวจสอบผลลัพธ์ที่พิมพ์ออกมา ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม จากนั้นเราจึงเริ่มกระบวนการทั้งหมดนั้นใหม่ วงจรการเปลี่ยนแปลง/การตรวจสอบนี้ ซึ่งเพิ่มระยะเวลาที่ผ่านไปอย่างมากเนื่องจากต้องส่งผลลัพธ์ที่พิมพ์ไปมา ถือเป็นวงจรที่ไม่มีประสิทธิภาพ เวลาส่วนใหญ่ที่เสียไปในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาและการทดสอบของแอปพลิเคชันการพิมพ์แบบทรานแซคชันเกิดจากการที่ไม่สามารถมองเห็นการแสดงภาพที่ถูกต้องของไฟล์พิมพ์เมื่อส่งไปยังเครื่องพิมพ์
สถานการณ์นี้อาจซับซ้อนสำหรับผู้ปฏิบัติงานเครื่องพิมพ์และสำหรับฉันในฐานะผู้จัดการ ในบางกรณี มีกระบวนการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการสร้างเอกสารที่ระบบการเรียบเรียงต้นฉบับไม่สามารถชดเชยได้ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่คาดคิดในผลงานที่พิมพ์ออกมา ผลลัพธ์สุดท้ายคือทีมงานผู้ใช้ภายในที่ไม่พอใจหรือรอบการพิมพ์จริงที่ยาวนานซึ่งต้องได้รับการตรวจสอบโดยทีมงานก่อนที่จะนำงานพิมพ์ใหม่หรือที่เปลี่ยนแปลงไปเข้าสู่การผลิต สิ่งเหล่านี้เคยขัดขวางไม่ให้ฉันบรรลุเป้าหมายด้านผลงาน!
ความท้าทายในแต่ละวันในการจัดการกับไฟล์การพิมพ์ธุรกรรมและวิธีการที่ทีมของฉันพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองต่อไฟล์เหล่านั้นไม่ได้เหมาะสมนัก แต่ก็ได้ผล จากนั้นเราจึงได้ใช้ซอฟต์แวร์ชิ้นใหม่ซึ่งเปลี่ยนกระบวนการของเราและทำให้เราเห็นข้อกำหนดที่ลดลงในการพิมพ์ไฟล์เหล่านี้เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง
PRO Viewer จาก Crawford Technologies ช่วยให้เราสามารถดูไฟล์งานพิมพ์ทั้งหมดของเราในรูปแบบไฟล์งานพิมพ์ดั้งเดิมได้โดยตรงบนพื้นที่ผลิตงานพิมพ์ นอกจากนี้ เรายังซื้อ PRO Viewer มาใช้เพื่อให้ทีมพัฒนาของเราทำงานได้เร็วขึ้นอีกด้วย
ข้อดีคือสามารถตรวจสอบปัญหาไฟล์พิมพ์ก่อนเริ่มงานได้ เนื่องจาก PRO Viewer ให้ภาพที่มีคุณภาพดีเยี่ยม นอกจากจะสามารถดูไฟล์พิมพ์ก่อนเริ่มงานได้แล้ว ตอนนี้ยังสามารถย้อนกลับไปยังงานที่เคยรันไว้แล้วค้นหาระเบียนที่ต้องการ จากนั้นพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์แยกต่างหากเพื่อรองรับ CSR ได้อีกด้วย
นอกจากนี้ กระบวนการติดตั้งและควบคุมคุณภาพสำหรับงานใหม่และงานที่เปลี่ยนแปลงของลูกค้ายังได้รับการปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอนนี้ แทนที่จะเรียกใช้ไฟล์เมื่อมาถึงสภาพแวดล้อมการผลิต เราสามารถดูไฟล์และพื้นที่ที่มีปัญหาก่อนได้ ปัญหาและไฟล์สามารถส่งกลับไปยังทีมออกแบบและองค์ประกอบเพื่อแก้ไขปัญหาและส่งกลับไปยังแผนกของเราเพื่อตรวจสอบอีกครั้ง เราได้ติดตั้ง PRO Viewer ร่วมกับนักออกแบบและผู้เชี่ยวชาญด้านองค์ประกอบเพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบไฟล์ก่อนที่จะส่งไปพิมพ์
ตอนนี้เราสามารถส่งแอปพลิเคชันใหม่ๆ และการเปลี่ยนแปลงแอปพลิเคชันที่มีอยู่เข้าสู่การผลิตได้เร็วขึ้น และยังส่งผลให้ลดการใช้วัสดุสิ้นเปลืองและกระดาษได้อย่างมาก ในขณะเดียวกันก็สามารถตอบสนองหรือเกินความคาดหวังของลูกค้าได้ เมื่อคุณเห็นสิ่งที่กำลังพิมพ์ก่อนที่จะส่งไปยังเครื่องพิมพ์การผลิต กระบวนการจัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดก็จะง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เรื่องราวนี้ฟังดูคุ้นๆ ไหม PRO Viewer ได้รับการพัฒนาโดย CrawfordTech เพื่อตอบสนองต่อความคิดเห็นของลูกค้า ผลลัพธ์ที่ได้คือผลิตภัณฑ์ใหม่ที่เพิ่มเข้ามาในโซลูชันชั้นนำในอุตสาหกรรมสำหรับการจัดการผลลัพธ์ขององค์กรของเรา
เรียนรู้เพิ่มเติมได้ จากไปที่ หน้าข้อมูล PRO Viewer ของ เรา
Crawford Technologies คือผู้ให้บริการโซลูชันซอฟต์แวร์และบริการระดับโลกที่ได้รับรางวัลซึ่งช่วยให้บริษัทต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงการส่งมอบ การจัดเก็บ และการนำเสนอการสื่อสารกับลูกค้าอย่างปลอดภัยและสามารถเข้าถึงได้
