การสร้างความมั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้: บทบาทสำคัญของแพลตฟอร์มการเข้าถึงเอกสารขององค์กร (EDAP)

ในโลกปัจจุบันที่ทุกอย่างเป็นดิจิทัลมากขึ้น องค์กรต่างๆ ต้องเผชิญกับความจำเป็นที่เพิ่มมากขึ้นในการทำให้มั่นใจว่าเอกสารของตนสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ทุกคน ไม่ว่าพวกเขาจะมีความสามารถแค่ไหนก็ตาม ซึ่งไม่เพียงแต่เป็นเรื่องของความรับผิดชอบต่อสังคมเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายในเขตอำนาจศาลหลายแห่งอีกด้วย แพลตฟอร์มการเข้าถึงเอกสารขององค์กร (Enterprise Document Accessibility Platform หรือ EDAP) สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการช่วยให้องค์กรต่างๆ รับมือกับความท้าทายเหล่านี้ได้

แพลตฟอร์มการเข้าถึงเอกสารขององค์กรคืออะไร

แพลตฟอร์มการเข้าถึงเอกสารขององค์กรเป็นโซลูชันที่ครอบคลุมซึ่งรวมเอาส่วนประกอบที่จำเป็นทั้งหมดที่จำเป็นในการทำให้การสื่อสารกับลูกค้าสามารถเข้าถึงได้ เป็นไปตามข้อกำหนด และใช้งานได้ในสภาพแวดล้อมขององค์กร โดยทั่วไปแล้ว เพื่อแก้ไขปัญหาการเข้าถึงได้สำเร็จ แพลตฟอร์มนี้จึงประกอบด้วยชุดเครื่องมือซอฟต์แวร์ บริการ และการสนับสนุนที่สามารถช่วยเหลือองค์กรต่างๆ ได้ดังนี้:

• การเข้าถึงเนื้อหา ควรช่วยให้คุณค้นหา ทดสอบ และแก้ไขเนื้อหาบนเว็บไซต์ คลังข้อมูล และไฟล์เก็บถาวรของคุณ รวมถึงเอกสาร PDF และ MS-Word
• การเข้าถึงเอกสารอัตโนมัติ ต้องมีกระบวนการอัตโนมัติในการสร้างเอกสารดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงได้จากแอปพลิเคชันธุรกรรมของคุณ
• รองรับเอกสารทุกประเภท : แพลตฟอร์มจะต้องรองรับการเข้าถึงเอกสารทุกประเภท (แบบคงที่ แบบธุรกรรม และแบบไฮบริด)
• จ้างงานภายนอกเมื่อจำเป็น แพลตฟอร์มควรอนุญาตให้คุณจ้างงานภายนอกเพื่อสร้างรูปแบบทางเลือก เช่น อักษรเบรลล์และตัวพิมพ์ใหญ่ รวมถึงการจ้างงานภายนอกเพื่อแก้ไขเอกสารที่ซับซ้อนหรือปริมาณมาก

ประโยชน์ของ EDAP

ประโยชน์จากการนำ Enterprise Document Accessibility Platform มาใช้มีมากมายและมีขอบเขตกว้างไกล ซึ่งได้แก่:

• ลดความเสี่ยงจากบทลงโทษทางกฎหมายและข้อบังคับ ด้วยการทำให้เอกสารที่เผยแพร่ต่อสาธารณะเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างสมบูรณ์ คุณจะลดความเสี่ยงจากการถูกปรับและถูกฟ้องร้องตามกฎหมาย
• ความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้และใช้งานได้ช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
• เพิ่มผลผลิต เวลาในการนำสินค้าออกสู่ตลาดที่เร็วขึ้นหมายความว่าเอกสารสำคัญต่างๆ จะถูกส่งมอบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• ประหยัดต้นทุน คุณจะประหยัดต้นทุนได้ด้วยการใช้โซลูชันเดียวสำหรับการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งหมด โดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน
• ต้นทุนที่คาดการณ์ได้ การเตรียมระบบให้พร้อมสำหรับอนาคตจะช่วยให้ต้นทุนสามารถคาดการณ์ได้ในระยะยาว
• ชื่อเสียงของแบรนด์ที่ดีขึ้น การลงทุนในการเข้าถึงเอกสารช่วยให้องค์กรต่างๆ ปรับปรุงผลกำไร ดึงดูดและรักษาบุคลากรที่มีความสามารถสูง และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นบวกและมีประสิทธิผลมากขึ้น

ข้อกำหนดสำหรับ EDAP

ก่อนที่จะนำ Enterprise Document Accessibility Platform มาใช้ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจข้อกำหนดเฉพาะขององค์กรของคุณ ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาหลักบางประการ:

• ปฏิบัติตามข้อกำหนด 100% ควรปฏิบัติตามมาตรฐานการเข้าถึงได้ 100%
• การแปลงเอกสาร แพลตฟอร์มจะต้องแปลงเอกสารทั้งหมดเป็นรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้และผู้อ่านทุกคนสามารถใช้ได้
• ประเภทเอกสาร ควรรองรับประเภทเอกสารทั้งหมดที่ใช้สำหรับการสื่อสาร
• เตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต มุ่งมั่นที่จะสนับสนุนมาตรฐานการเข้าถึงที่เปลี่ยนแปลงไปและดำเนินการเปลี่ยนผ่านสู่มาตรฐานใหม่โดยราบรื่น
• การสนับสนุนเอกสารธุรกรรม นำเสนอโซลูชันที่ผ่านการตรวจสอบสำหรับการสร้างเอกสารธุรกรรมที่สามารถเข้าถึงได้ในปริมาณมาก
• รองรับเอกสารแบบคง ที่ นำเสนอโซลูชันที่ผ่านการตรวจสอบสำหรับการสร้างเอกสารแบบคงที่ที่สามารถเข้าถึงได้
• ฟังก์ชัน AI ใช้ AI เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและดำเนินการอย่างต่อเนื่อง
• นำเสนอโซลูชันต่างๆ รวมถึงแบบภายในสถานที่ บนคลาวด์ บริการ หรือการรวมตัวเลือกเหล่านี้

ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับเอกสารการทำธุรกรรม

เอกสารธุรกรรมคือเอกสารที่ระบบขององค์กรสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ เช่น ใบเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งยอด และใบกำกับสินค้า เอกสารเหล่านี้อาจเข้าถึงได้ยากเนื่องจากรูปแบบที่ซับซ้อนและมีลักษณะไดนามิก EDAP ควรมีความสามารถต่อไปนี้ในการจัดการเอกสารธุรกรรม:

• ตามคำขอ แบบเรียลไทม์ การแก้ไข ความสามารถในการแก้ไขตามคำขอและการประมวลผลแบบแบตช์
• การจัดการเอกสารทางประวัติศาสตร์ ความสามารถในการจัดการทั้งเอกสารย้อนหลังและเอกสารทางประวัติศาสตร์
• การแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ ความสามารถในการจัดการข้อมูลปริมาณมากอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการตรวจสอบข้อมูล การแปลง และการเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูล
• เทมเพลตตามกฎเกณฑ์ เวิร์กโฟลว์ที่ปรับให้เหมาะสมพร้อมการสร้างเทมเพลตตามกฎเกณฑ์สำหรับการประมวลผลปริมาณมาก
• WCAG, PDF/UA, การปฏิบัติตาม HHS ความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วนในเวิร์กโฟลว์การทำธุรกรรมและแบบคงที่
• การทดสอบการปฏิบัติตาม ความสามารถในการทดสอบและตรวจสอบเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ทั้งหมดโดยอัตโนมัติเพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนด

ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับเอกสารแบบคงที่

เอกสารแบบคงที่คือเอกสารที่สร้างขึ้นด้วยตนเอง เช่น โบรชัวร์ รายงาน และงานนำเสนอ เอกสารเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้โดยใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ EDAP ควรมีความสามารถต่อไปนี้ในการจัดการเอกสารแบบคงที่:

• การสแกนเว็บไซต์ ความสามารถในการสแกนเว็บไซต์สำหรับไฟล์ PDF และ MS-Word และทดสอบความสอดคล้อง
• การแก้ไขปัญหาด้วย AI เครื่องมือแก้ไขปัญหาที่ใช้งานง่ายซึ่งขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อจัดการไฟล์ PDF จำนวนมาก
• การเอาท์ซอร์สการแก้ไขปัญหา ความสามารถในการเอาท์ซอร์สการแก้ไขปัญหาเมื่อมีเอกสารค้างอยู่จำนวนมากซึ่งไม่สามารถเข้าถึงได้
• การสแกนคลังเอกสาร ความสามารถในการสแกนคลังเอกสารและตรวจสอบการเข้าถึงเอกสาร
• การสแกนเอกสาร LMS การสแกนเอกสารในระบบการจัดการการเรียนรู้ (LMS) เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนด

ตอบสนองความต้องการด้วย AccessibilityNow®

AccessibilityNow® ของ Crawford Technologies เป็น EDAP ที่ครอบคลุมซึ่งตอบสนองข้อกำหนดทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น ถือเป็นโซลูชันที่ได้รับการพิสูจน์แล้วและถูกใช้โดยองค์กรที่ใหญ่ที่สุดหลายแห่งของโลก AccessibilityNow® ประกอบด้วยส่วนประกอบต่อไปนี้:

• โซลูชัน AccessibilityNow® โซลูชันการเข้าถึงเอกสารของ CrawfordTech
• AccessibilityNow® Transactional สำหรับการแก้ไขเอกสารธุรกรรมจำนวนมาก
• AccessibilityNow® DocMD Web Accessibility สำหรับการสแกนและแก้ไขเว็บไซต์
• AccessibilityNow® Transactional สำหรับการแปลงเอกสารธุรกรรมเป็นรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้
• พอร์ทัลบริการตนเอง AccessibilityNow®.com สำหรับให้ผู้ใช้สามารถอัปโหลดเอกสารเฉพาะกิจเพื่อการแก้ไขปัญหา
• บริการ AccessibilityNow® สำหรับการฝึกอบรม การให้คำปรึกษา และการว่าจ้างภายนอกเพื่อการแก้ไขปัญหา

โดยสรุป EDAP ถือเป็นทรัพยากรที่มีค่าสำหรับองค์กรที่มุ่งมั่นที่จะทำให้เอกสารของตนสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ใช้ทุกคน การนำ EDAP มาใช้จะช่วยให้องค์กรลดความเสี่ยงจากการลงโทษทางกฎหมายและข้อบังคับ เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า เพิ่มผลผลิต และเพิ่มชื่อเสียงให้กับแบรนด์

AccessibilityNow® ของ Crawford Technologies เป็น EDAP ที่ครอบคลุมซึ่งสามารถช่วยให้องค์กรต่างๆ ตอบสนองความต้องการด้านการเข้าถึงเอกสารทั้งหมดได้

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชันอันแข็งแกร่งและครบวงจรของ CrawfordTech โปรดไปที่ หน้า EDAP ของเรา และลงทะเบียนเข้าร่วมเว็บสัมมนาในวันที่ 28 พฤศจิกายน 2023 เวลา 13.00 น. ET เกี่ยวกับ Enterprise Document Accessibility Platforms