คุณได้ปิดช่องว่างด้านความปลอดภัยที่มักถูกละเลยนี้แล้วหรือยัง?
เหตุการณ์แฮ็กเกอร์ที่เป็นข่าวโด่งดังทำให้การป้องกันการบุกรุกระบบคอมพิวเตอร์กลายเป็นเรื่องสำคัญสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ดังนั้น...
ในช่วงทศวรรษ 1990 การสื่อสารกับลูกค้าที่มีมูลค่าสูง เช่น ใบแจ้งยอดบัญชี ใบเรียกเก็บเงิน และใบแจ้งหนี้ ได้รับการจัดการโดยทีมไอทีที่มีทักษะสูงในศูนย์ข้อมูลที่เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์การผลิตมูลค่าหลายล้านดอลลาร์กับคอมพิวเตอร์เมนเฟรมของ IBM และระบบ AS/400
ตลอดหลายปีที่ผ่านมา การดำเนินการพิมพ์แบบผลิตได้มีขนาดเล็กลง เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีเน้นนโยบาย “นำอุปกรณ์ส่วนตัวมาเอง” และการพิมพ์แบบธุรกรรมได้ย้ายไปยังศูนย์พิมพ์ ผู้ให้บริการงานพิมพ์ และแผนก POD องค์กรหลายแห่งไม่ได้คิดอะไรมากในการจัดสรรทรัพยากรไอทีที่มีค่าและใช้เจ้าหน้าที่ศูนย์ถ่ายเอกสารเพื่อจัดการการพิมพ์ข้อความสื่อสารที่มีมูลค่าสูงกับลูกค้า
ในช่วงฤดูใบไม้ผลิของปี 2020 การระบาดของ COVID-19 เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน เราต้องเผชิญหน้ากับความเป็นจริงใหม่เกี่ยวกับวิธีทำงานของเรา พนักงานที่ลดลงได้รับอนุญาตให้เข้าไปในโรงพิมพ์หรือสำนักงาน แต่ผู้ควบคุมโรงพิมพ์ต้องเว้นระยะห่างทางสังคมจากกัน กระบวนการด้วยตนเองถือว่ามีความเสี่ยงเนื่องจากมีพนักงานลดลง แม้ว่าจะมีปริมาณและข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) เท่ากันก็ตาม
เราเคยได้ยินเรื่องราวสยองขวัญเกี่ยวกับองค์กรต่างๆ ที่พยายามดำเนินการตามแผนการกู้คืนหลังภัยพิบัติ (DR) พวกเขาย้ายงานไปยังสถานที่ DR ซึ่งทำให้การสื่อสารที่สำคัญมักถูกส่งไปโดยไม่มีโลโก้ที่ถูกต้องหรือสต็อกที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ องค์กรจำนวนมากไม่เคยทดสอบแผนการกู้คืนหลังภัยพิบัติ พวกเขาไม่สามารถย้ายงานและการดำเนินการพิมพ์ไปยังสถานที่อื่นได้ บริษัทขนาดใหญ่ต้องเผชิญกับความท้าทายในการพิมพ์และส่งมอบการสื่อสารทางกฎหมายและการสื่อสารขององค์กรตามคำสั่งให้ถึงมือลูกค้า
ปัญหานี้ส่วนใหญ่สามารถป้องกันได้หากนำหลักการอัตโนมัติที่นำมาใช้เมื่อประมาณ 20 ปีก่อนมาใช้ การทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ การจัดการหลายไซต์ การติดตามระดับเอกสาร และระบบที่มีความสมบูรณ์ 100% จะช่วยรองรับความท้าทายที่คำสั่งให้กักตัวอยู่บ้านเพื่อป้องกัน COVID-19 แสดงให้เห็น
ความเป็นจริงทางธุรกิจใหม่
ในปัจจุบัน เนื่องจากธุรกิจต่างๆ ต้องปรับเปลี่ยนการดำเนินการเพื่อรองรับ “การดำเนินการได้ทุกที่” พวกเขาจึงต้องถามคำถามสำคัญเหล่านี้:
• เราในฐานะธุรกิจสามารถทำงานโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ให้สำเร็จได้หรือไม่?
• พนักงานและบุคลากรสามารถทำหน้าที่ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่ทำงานจากระยะไกลหรือไม่?
• เราสามารถย้ายหรือเปลี่ยนเส้นทางการสื่อสารกับลูกค้าไปยังไซต์หรือผู้ให้บริการภายนอกอื่นภายในไม่กี่นาทีได้หรือไม่
• เรามีการติดตามระดับชิ้นส่วน เส้นทางการตรวจสอบตามกฎระเบียบ และการมองเห็นงานที่สมบูรณ์หรือไม่
นอกจากนั้น ยังเป็นปัญหาอีกด้วยหากคุณยังคงใช้สเปรดชีตและการสื่อสารแบบพบหน้าเพื่อติดตามและจัดการการดำเนินงาน ในยุคที่แอป Amazon แจ้งให้คุณทราบว่าพนักงานจัดส่งพัสดุของคุณอีก 5 ครั้งจะถึงมือคุณ
สิ่งสำคัญที่ผู้ปฏิบัติงานด้านการพิมพ์ต้องปฏิบัติตาม:
การดำเนินการทุกที่ – นี่ไม่ใช่แค่การจัดการแดชบอร์ดและการรายงานเท่านั้น พนักงานของคุณสามารถสร้างจดหมายทางกฎหมาย จดหมายเฉพาะกิจ และการสื่อสารทางกายภาพจากแล็ปท็อป และให้แผนกการผลิตหรือบริษัทรับจ้างภายนอกพิมพ์และส่งจดหมายเหล่านั้นได้หรือไม่ การติดตาม การจัดเก็บถาวร และแม้แต่การส่งไปรษณีย์ยังคงมีความจำเป็นสำหรับการทำงานครั้งเดียวจากโต๊ะในครัว
คลาวด์ – ไม่ว่าจะเป็นแบบสาธารณะหรือส่วนตัว การดำเนินงานของคุณไม่สามารถผูกติดกับฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ทางกายภาพที่ต้องมีการจัดการในสถานที่ได้อีกต่อไป องค์กรต่างๆ ได้เอาชนะข้อกังวลด้านความปลอดภัยแล้ว และคุณก็ทำได้เช่นกัน ใช้ประโยชน์จากคลาวด์เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายด้านทุน พนักงาน อสังหาริมทรัพย์ และการใช้พลังงานที่ลดลง ทำให้เป็นส่วนหนึ่งของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของคุณ
ไฮเปอร์ออโตเมชั่น – ก้าวข้ามการทำงานอัตโนมัติของงานง่ายๆ ไปสู่การมุ่งเน้นการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการทั้งหมด รองรับอินเทอร์เฟซแบบโลว์โค้ดหรือโนโค้ด RPA, ML และ AI เพื่อให้พนักงานและผู้จัดการสามารถทำงานอัตโนมัติในกระบวนการต่างๆ ระหว่างองค์กรและแอปพลิเคชันต่างๆ การดำเนินการดังกล่าวจะสร้างมูลค่าเพิ่มและส่งผลดีต่อประสบการณ์ของลูกค้า
การจัดการการเปลี่ยนแปลง – พนักงานของคุณมีความเห็นตรงกันและเดินไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น กระบวนการและความคิดเห็นต่างๆ ก็พัฒนาขึ้น ซึ่งอาจช่วยหรือขัดขวางการเติบโตได้ COVID-19 ทำให้หลายองค์กรสามารถกำหนดวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ขององค์กรใหม่ได้ ทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานและพนักงานเพื่อปรับบทบาทและความรับผิดชอบให้สอดคล้องกัน คุณเป็นหนี้ต่อตัวเองและบริษัทในการเติบโตในปี 2021 และปีต่อๆ ไป
COVID-19 ทดสอบความสามารถในการรับมือของหลายๆ สิ่ง รวมถึงการสื่อสารกับลูกค้า ซึ่งทำให้ต้องทดสอบแผน DR ปรับใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบดิจิทัลและทางกายภาพที่บูรณาการกัน และรักษาแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ข้อดีของปีที่วุ่นวายนี้คือ การวางแผนและบทเรียนที่ได้รับอย่างเหมาะสมจะช่วยให้ทุกคนมองเห็นความสำคัญของการเตรียมพร้อมรับมือกับความท้าทายครั้งใหญ่ครั้งต่อไปได้ดีขึ้น
8 มิถุนายน 2021
