การนำชั่วโมงและวันมาสู่นาทีและวินาที

เรื่องราว “เมืองเกล็นเดล”

ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับลูกค้า/แอปพลิเคชัน

เมืองเกล็นเดล รัฐแคลิฟอร์เนีย หรือที่รู้จักกันในชื่อเมืองอัญมณี เป็นเขตชานเมืองของลอสแองเจลิส ซึ่งเป็นที่รู้จักในฐานะแหล่งกำเนิดของเครือร้านแฮมเบอร์เกอร์ Bob’s Big Boy และเครือร้านไอศกรีม Baskin-Robbins “31 Flavors” และปัจจุบันเป็นสำนักงานใหญ่ของ IHOP กรมตำรวจของเขตนี้ดูแลพื้นที่ 23 ตารางไมล์และรับรองความปลอดภัยสาธารณะของผู้อยู่อาศัยเกือบ 210,000 คนของเมืองเกล็นเดล ซึ่งประกอบด้วย 4 แผนก ได้แก่ แผนกสืบสวน แผนกภาคสนาม แผนกสนับสนุน และแผนกบริการบริหาร บริการด้านการบริหารรวมถึงสำนักงานบันทึกซึ่งรับผิดชอบในการจัดการแฟ้มคดี แฟ้มคดีที่สร้างขึ้นเมื่อมีการรายงานอาชญากรรมจะถูกรวบรวมไว้ในขณะที่เอกสารมาถึงทีละส่วน แฟ้มคดีแต่ละแฟ้มประกอบด้วยเอกสารในรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น รายงานของตำรวจ แฟ้มลายนิ้วมือ คำให้การของพยาน รายชื่อและภาพถ่ายจากเจ้าหน้าที่สอบสวนที่เกิดเหตุ บันทึก DNA และอาจรวมถึงรายการคดีในศาล บันทึกการจำคุกและบันทึกการจับกุม แฟ้มคดีจะมีเอกสารที่สแกนและเอกสารแหล่งที่มาทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อกระบวนการสืบสวนดำเนินไป เอกสารแฟ้มคดีจะต้องได้รับการตรวจสอบและศึกษาโดยหน่วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับคดี หน่วยงานบางส่วนที่อาจเกี่ยวข้อง ได้แก่ กรมคุมประพฤติ สำนักงานอัยการเขต เจ้าหน้าที่ศาล และเจ้าหน้าที่สืบสวนต่างๆ แฟ้มคดียังต้องส่งไปยังทนายความฝ่ายจำเลยที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคดีด้วย หน่วยงานส่วนใหญ่อยู่ในรัฐบาลเมือง แต่ในบางครั้ง หน่วยงานภายนอก เช่น CHP, Family Services / Child Services หรือแม้แต่ FBI อาจเกี่ยวข้องด้วย

ปัญหา/ความท้าทาย

เมื่อใดก็ตามที่มีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ลงในแฟ้มคดี สำนักงานบันทึกจะต้องแจกจ่ายสำเนาแฟ้มคดีที่อัปเดตแล้วที่มีเครื่องหมายให้กับแต่ละแผนกและหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการสืบสวนและ/หรือการจัดการคดีของบุคคลที่เกี่ยวข้องกับอาชญากรรม ข้อกำหนดที่ยุ่งยากเป็นพิเศษคือสำเนาแต่ละฉบับจะต้องมีลายน้ำเฉพาะของฝ่ายที่รับ ในอดีต ความถี่ในการเปลี่ยนแปลงและจำนวนแผนกและหน่วยงานที่มากทำให้พนักงานของสำนักงานต้องแบกรับภาระงานธุรการ แฟ้มคดีแต่ละฉบับสามารถส่งไปยังแผนกและหน่วยงานต่างๆ ได้เป็นโหลหรือมากกว่านั้น และยาวเป็นร้อยหน้าหรือมากกว่านั้น ซึ่งก่อนหน้านี้แต่ละฉบับต้องประทับตราด้วยมือ จำเป็นต้องมีบริการสนับสนุนการสืบสวนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งหมายความว่าต้องมีเจ้าหน้าที่ธุรการประจำทั้งสามกะ ซึ่งเพิ่มต้นทุนให้กับเมืองอีกด้วย

คำอธิบายแอปพลิเคชันหรือ “โซลูชัน”

เดิมที กระบวนการนี้เป็นกระบวนการแบบแมนนวลที่เกี่ยวข้องกับการสแกนและพิมพ์เอกสารคดีด้วยเครื่องพิมพ์สี Ricoh Aficio หลายเครื่อง ตามด้วยการทำสำเนา จัดเรียง และประทับตราเอกสารคดีด้วยมือ กระบวนการนี้ใช้เวลานานเกินไปและต้องมีพนักงานจำนวนมากในทั้งสามกะเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านความตรงเวลาของศาลในการส่งเอกสารคดีไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้อง Crawford Technologies Riptide ถูกนำไปใช้งานเพื่อทำให้การแจกจ่ายและการจัดการเอาต์พุตของไฟล์คดีที่เก็บไว้ในที่เก็บ IBM ECM เป็นแบบอัตโนมัติ Riptide ผสานรวมกับแอปพลิเคชันการจัดการคดีได้อย่างราบรื่น จึงมอบฟังก์ชันที่มีมูลค่าเพิ่มมากมาย รวมถึงการระบุเอกสารคดีด้วยลายน้ำโดยอัตโนมัติ การพิมพ์สำเนาเอกสารคดีโดยอัตโนมัติ และการประกอบเอกสารคดีจากเนื้อหาคดีที่เก็บไว้ในที่เก็บ ECM ทั้งหมดนี้ช่วยลดความผิดพลาดของผู้ใช้ที่มีค่าใช้จ่ายสูงและลดงานที่ต้องใช้แรงงานคน

กระบวนการเริ่มต้นเมื่ออีเมลอัตโนมัติถูกส่งไปยังสำนักงานบันทึกเพื่อแจ้งให้ทราบว่ามีการเพิ่มเนื้อหาใหม่ลงในไฟล์คดี ตัวแทนสำนักงานบันทึกจะเข้าถึงระบบคดีของตน และใช้เทมเพลตการค้นหาที่ป้อนหมายเลขคดี เอกสารในไฟล์คดีจะถูกเรียกค้นโดยอัตโนมัติ เมื่อใช้ปลั๊กอิน Riptide เพื่อ ECM ตัวแทนสำนักงานบันทึกจะเลือก ‘Riptide’ เป็นผลลัพธ์สำหรับเอกสารที่เรียกค้น หลังจากเลือก ‘Riptide’ หน้าจอที่กำหนดเองจะแสดงรายการเอกสาร ที่นี่ ตัวแทนสามารถเรียงลำดับเอกสารใหม่ เลือกจำนวนสำเนา และสำหรับแต่ละสำเนา ให้เลือกผลลัพธ์เป้าหมายและลายน้ำที่ต้องการจากเมนูแบบดึงลง Riptide จะทำให้กระบวนการจัดการผลลัพธ์ที่เหลือเป็นแบบอัตโนมัติ การใช้กระบวนการอัตโนมัติ Riptide ของ CrawfordTech ไม่เพียงแต่ประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังให้การติดตามข้อผิดพลาด การบันทึก และบันทึกเนื้อหาของไฟล์คดีที่ส่งอีกด้วย

ผลลัพธ์ของการแก้ปัญหา

ตามคำกล่าวของผู้จัดการโครงการของรัฐบาลเมือง Glendale “โซลูชัน Riptide สร้างความแตกต่างอย่างมาก โดยเปลี่ยน ‘วันและชั่วโมง’ ของการทำงานให้กลายเป็น ‘นาทีและวินาที’” เนื่องจากงานการคัดลอก การจัดเรียง และการประทับตราด้วยมือถูกกำจัดออกไป หนึ่งในผลลัพธ์ที่สำคัญคือสามารถจัดสรรพนักงานใหม่เพื่อทำภารกิจที่มีประสิทธิผลมากขึ้นได้

หากต้องการรับชมเว็บสัมมนาแบบออนดีมานด์ของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมและดูการสาธิตโซลูชัน Riptide® โปรดคลิกที่นี่