การทำงานเบื้องหลังเวิร์กโฟลว์

ธีมทั่วไปเน้นย้ำถึงแนวโน้มหลักที่เกิดขึ้นในการสื่อสารกับลูกค้า นั่นก็คือเวิร์กโฟลว์การผลิตผลลัพธ์

การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการและเวิร์กโฟลว์มีความสำคัญต่อความสำเร็จในการสื่อสารแบบหลายช่องทางและการผลิตเอกสารอิงค์เจ็ทสีเต็มรูปแบบ เวิร์กโฟลว์สามารถมีบทบาทสำคัญในการปฏิบัติตามข้อบังคับซึ่งควรเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเอาท์ซอร์ส การควบรวมกิจการและการซื้อกิจการทำให้การจัดการหลายไซต์มีความสำคัญ ซึ่งยังต้องการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่แม่นยำและเชื่อถือได้อีกด้วย

สถานที่ปฏิบัติงานด้านเอกสารต้องเผชิญกับอุปสรรคหลายประการที่ต้องเอาชนะเมื่อทำการปรับปรุงหรือใช้งานเวิร์กโฟลว์ของตน

การถ่ายโอนความรู้ – องค์กรขนาดใหญ่ทุกแห่งต่างก็มีคลังความรู้ของตัวเอง ในโรงงานหลายแห่ง ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการตั้งค่างาน การควบคุมคุณภาพ การแจ้งเตือน และประสิทธิภาพมีอยู่เฉพาะในหัวของพนักงานสำคัญเท่านั้น การเปลี่ยนแปลงพนักงานหรือการเติบโตอย่างกะทันหันอาจส่งผลกระทบต่อการผลิตที่เคยดำเนินไปอย่างราบรื่นได้ก็เพราะองค์กรต้องพึ่งพาความรู้ของบุคคลที่มีประสบการณ์ เอกสารต้องได้รับการอัปเดตและเปิดให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนเข้าถึงได้

การทำให้เป็นมาตรฐานและมาตรฐาน – องค์กรสามารถเลือกวิธีการต่างๆ ในการผลิตงานพิมพ์และงานดิจิทัลได้ กระบวนการที่หลากหลายขัดขวางการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นเมื่อบริษัทพยายามสร้างประสิทธิภาพที่เป็นไปได้ด้วยเทคโนโลยีใหม่ การตรวจสอบขั้นตอนงานแต่ละชุดด้วยตนเองและการพัฒนากรอบงานทั่วไปที่ใช้ได้กับงานทั้งหมดอาจต้องใช้ทรัพยากรที่มีทักษะ องค์กรควรจัดสรรเวลาให้เพียงพอสำหรับขั้นตอนการวิเคราะห์และกำหนดขอบเขตนี้ในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

ระบบอัตโนมัติ – การเลือกแพลตฟอร์มอัตโนมัติทั่วไปต้องอาศัยการเปรียบเทียบ การวิจัย และการทดสอบอย่างรอบคอบ องค์กรหลายแห่งลงทุนกับโซลูชันระบบอัตโนมัติมากกว่าหนึ่งโซลูชัน ส่งผลให้การทำงานของพวกเขาอยู่ภายใต้การควบคุมของเครื่องมือซอฟต์แวร์หลายตัว การรวมงานการผลิตทั้งหมดให้ทำงานภายใต้แพลตฟอร์มอัตโนมัติเดียวอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปเพื่อหลีกเลี่ยงการรบกวนการผลิต

การบูรณาการ – สถานที่พิมพ์ส่วนใหญ่มีอุปกรณ์และซอฟต์แวร์จากผู้จำหน่ายหลายราย สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าแนวทาง “รื้อและเปลี่ยนใหม่” ไม่ได้ถูกต้องเสมอไป แพลตฟอร์มเวิร์กโฟลว์ควรเป็นแพลตฟอร์มการบูรณาการด้วย ซึ่งจะช่วยให้องค์กรได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนเดิมที่มากขึ้น

การบรรลุเป้าหมายการดำเนินการเอกสารต้องใช้ซอฟต์แวร์เบื้องหลังที่เชื่อถือได้เพื่อเตรียมข้อมูลดิบและไฟล์พิมพ์ ระบบที่สำคัญเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจว่างานดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ขั้นตอนหนึ่งไปสู่ขั้นตอนถัดไป ประเด็นบางประการที่ต้องพิจารณา ได้แก่:

• บริษัทต่างๆ จะต้องแปลงไฟล์การพิมพ์เก่าที่จัดทำขึ้นสำหรับเครื่องพิมพ์เฉพาะให้เป็นภาษาการพิมพ์ที่อุปกรณ์อิงค์เจ็ทสมัยใหม่รับเข้ามา
• จะต้องแทนที่เชลล์ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าด้วยแบบฟอร์มอินไลน์
• การพิมพ์ขาวดำควรเปลี่ยนเป็นสี
• สตรีมเอกสารจะต้องแยกตามการตั้งค่าช่องทางของลูกค้าเพื่อให้สามารถส่งออกหลายช่องทางจากแหล่งเดียวได้
• ต้องเปลี่ยนตำแหน่งบล็อคชื่อและที่อยู่ให้ตรงกับหน้าต่างในซองจดหมายขาออกมาตรฐาน
• ควรสร้างไฟล์ควบคุมการแทรกเพื่อให้สามารถใช้งานเอกสารได้อย่างถูกต้องและติดตามรายการได้

มีงานมากมายเกิดขึ้นเบื้องหลังเวิร์กโฟลว์

การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อข้อมูลและการดำเนินการทั้งหมดเหมือนกัน ความเป็นจริงสำหรับองค์กรส่วนใหญ่คือข้อมูลและเอกสารมาจากแผนก บริษัทสาขา หรือแหล่งภายนอกที่แตกต่างกัน และไม่ค่อยเหมือนกัน การทำให้เป็นมาตรฐานเป็นเรื่องยาก เนื่องจากรูปแบบและการออกแบบที่ผสมผสานกันจะเปลี่ยนแปลงไปเมื่อองค์กรเพิ่มงานใหม่ การนำแอปพลิเคชันใหม่ที่ไม่เหมาะกับรูปแบบของงานที่มีอยู่มาใช้อาจส่งผลให้เกิดโซลูชันแบบกำหนดเอง ซึ่งทำให้เรื่องต่างๆ ซับซ้อนยิ่งขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหานี้คือการนำเทคโนโลยีมาใช้ในจุดยุทธศาสตร์ภายในเวิร์กโฟลว์ของคุณ เทคโนโลยีเหล่านี้ปรับเปลี่ยนและทำให้การรวบรวมข้อมูลและรูปแบบต่างๆ กลายเป็นมาตรฐาน ส่งผลให้กระบวนการต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งโซลูชันเวิร์กโฟลว์สามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

ผลิตภัณฑ์ของ Crawford Technologies ช่วยให้การดำเนินการด้านเอกสารสามารถผลิตผลลัพธ์ตามที่บริษัทหรือลูกค้าต้องการได้ ซอฟต์แวร์ของเราอำนวยความสะดวกในการปรับเปลี่ยนและแปลงข้อมูลทุกประเภท ตั้งแต่การอัปเดตเครื่องหมายควบคุมเครื่องแทรก ไปจนถึงการปรับข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อประสิทธิภาพการพิมพ์ การสร้างดัชนีเอกสาร การรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร หรือการแจกจ่ายข้อความผ่านช่องทางต่างๆ

การซื้อโซลูชันเวิร์กโฟลว์ใหม่ไม่ใช่คำตอบทั้งหมด Crawford Technologies ช่วยให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของกระบวนการต่างๆ ทำงานได้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เราทำงานเบื้องหลังเวิร์กโฟลว์

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม เราขอเชิญคุณรับชม การบันทึกการ สัมมนาผ่านเว็บล่าสุดของเราเกี่ยวกับวิธีที่การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจ (BPO) สามารถทำให้กระบวนการเป็นมาตรฐาน ปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดการดำเนินการด้วยตนเอง และลดข้อผิดพลาด พร้อมทั้งให้มุมมองครบวงจรของการดำเนินการทั้งหมด