การขุดเอกสารสำหรับข้อมูลที่ฝังไว้

หากบริษัทของคุณเป็นผู้ให้บริการงานพิมพ์และจัดส่งภายนอก คุณจะอยู่ในขั้นตอนสุดท้ายของสายการผลิตเอกสาร คุณไม่สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลที่ลูกค้าของคุณใช้ในการสร้างใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอด ใบแจ้งยอด ใบเรียกร้อง และเอกสารธุรกรรมอื่นๆ ที่คุณสร้างขึ้นได้ โดยทั่วไป บริษัทต่างๆ จะทำเอกสารภายใน บริษัทของคุณซึ่งเป็นผู้ให้บริการงานพิมพ์และจัดส่ง จะได้รับเฉพาะผลิตภัณฑ์จากขั้นตอนการสร้างเอกสารเท่านั้น ซึ่งก็คือไฟล์ที่พร้อมพิมพ์ เช่น PDF

คุณอาจรู้สึกว่าคุณมีโอกาสเพียงเล็กน้อยที่จะเพิ่มมูลค่าให้กับเอกสารที่ลูกค้าของคุณมอบหมายให้คุณจัดทำ นั่นคือคุณสามารถพิมพ์ได้เฉพาะสิ่งที่ลูกค้าส่งมาให้เท่านั้น แต่ไม่ใช่ว่าจะเป็นอย่างนั้นเสมอไป ด้วยการเข้าถึงเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถดึงข้อมูลจากไฟล์ที่พร้อมพิมพ์เหล่านั้นและใช้ข้อมูลนั้นเพื่อทำให้เอกสารเข้าใจง่ายขึ้น คุณสามารถกำหนดเป้าหมายผู้รับเอกสารแต่ละรายด้วยโฆษณาหรือข้อความที่เกี่ยวข้อง เชื่อมโยงเอกสารกับแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ และนำกลยุทธ์อื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อคุณและลูกค้าของคุณไปใช้

การออกแบบเอกสารใหม่เพื่อเพิ่มมูลค่า

หากคุณไม่เพิ่มมูลค่า คุณจะถูกบังคับให้ขายบริการของคุณโดยอาศัยต้นทุนที่ต่ำลง การกำหนดราคาสินค้าโภคภัณฑ์ทำให้คุณต้องตกอยู่ภายใต้การควบคุมของคู่แข่ง ซึ่งอาจตัดราคาของคุณเพื่อให้ได้งานมา

มาดูตัวอย่างบางส่วนของการปรับปรุงเอกสารที่คุณสามารถทำได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใหม่ เช่น ที่นำเสนอโดย Crawford Technologies:

1. โฆษณาและข้อความที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: หากเอกสารที่คุณจัดทำมีรายละเอียดที่ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการ คุณสามารถเพิ่มข้อความที่เกี่ยวข้องโดยอิงจากสิ่งที่ลูกค้าซื้อได้ ตัวอย่างเช่น โฆษณาการรับประกันแบบขยายเวลาหรือเสนอส่วนลดสำหรับอุปกรณ์เสริมยอดนิยมที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ที่ซื้อ
2. เพิ่มสีสันเพื่อความชัดเจน: ใช้ประโยชน์จากเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทสีหรือโทนเนอร์ของคุณโดยเน้นสีบริเวณบางส่วนของเอกสารเพื่อให้โดดเด่น ตัวอย่างเช่น การแนะนำลูกค้าไปยังพื้นที่บริการตนเองของเว็บไซต์สามารถลดจำนวนการโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าได้ ซึ่งช่วยประหยัดเงินให้กับลูกค้าของคุณ อีกแนวคิดหนึ่งอาจเป็นการเน้นวันที่ครบกำหนดชำระ ซึ่งจะช่วยเพิ่มจำนวนใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินตรงเวลา และปรับปรุงกระแสเงินสดของลูกค้าของคุณ
3. สร้างไฟล์ควบคุมการส่งจดหมาย: ซอฟต์แวร์สามารถวิเคราะห์หมายเลขบัญชีและนับหน้าเพื่อสร้างไฟล์ที่ควบคุมอุปกรณ์การแทรก นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังสร้างบาร์โค้ดการแทรกจดหมาย การแทรกตามไฟล์ช่วยให้ควบคุมคุณภาพได้ดีขึ้นและให้คุณใช้กระบวนการประหยัดเวลา เช่น การพิมพ์ซ้ำอัตโนมัติ
4. ย้ายบล็อกที่อยู่: ตำแหน่งของที่อยู่ผู้ส่งบนหน้าที่พิมพ์จะกำหนดตำแหน่งของหน้าต่างซองจดหมายและข้อกำหนดแผ่นพับ การเปลี่ยนตำแหน่งบล็อกที่อยู่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดมาตรฐานให้ซองจดหมายขาออกเพียงซองเดียวและลดการปรับเปลี่ยนโฟลเดอร์ระหว่างงานได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถรวมงานเล็กๆ เข้าด้วยกันและเพิ่มผลผลิตได้มากขึ้นด้วยต้นทุนที่ต่ำลง
5. การส่งจดหมายแบบแบ่งกลุ่ม: ใช้ยอดเงินคงเหลือในใบแจ้งยอดบัญชีของนายหน้าเพื่อแยกเอกสารสำหรับลูกค้าที่มีมูลค่าสุทธิสูง เพิ่มรายละเอียด เช่น แผนภูมิและกราฟสีเต็ม หรือพิมพ์ใบแจ้งยอดบัญชีบนกระดาษคุณภาพดีเพื่อสื่อสารให้ลูกค้าของคุณทราบถึงความชื่นชมยินดีที่มีต่อธุรกิจของลูกค้าที่ร่ำรวยของพวกเขา
6. เปลี่ยนเวิร์กโฟลว์หรือการส่งข้อความ: อิงตามข้อมูลวิธีการชำระเงินที่ขุดมาจากใบแจ้งหนี้ ระงับการใส่ซองตอบรับสำหรับลูกค้าที่ชำระเงินออนไลน์ เพิ่มข้อความโฆษณาประโยชน์ของการชำระเงินอัตโนมัติ

จากตัวอย่างเหล่านี้ คุณจะเห็นว่าโอกาสในการเพิ่มมูลค่าให้กับบริการพิมพ์และส่งไปรษณีย์ของคุณนั้นมีมากมาย เมื่อคุณสามารถดึงข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่แล้วได้ ซึ่งก็คือข้อมูลที่อยู่ในไฟล์ที่พร้อมพิมพ์ ความสามารถเหล่านี้จะช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าคู่แข่ง เพิ่มความภักดีของลูกค้า และยังช่วยให้คุณเรียกเก็บเงินเพิ่มเล็กน้อยสำหรับการประมวลผลเอกสารธุรกรรมสำหรับลูกค้าของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลกำไรของคุณ

ในสถานที่หรือบนคลาวด์

ด้วย Crawford Technologies บริษัทต่างๆ จึงมีทางเลือกสองทางในการจัดการกับความต้องการด้านการออกแบบเอกสารใหม่ สำหรับบริษัทที่มีปริมาณงานหนักและสม่ำเสมอ Operations Express เป็นโซลูชันภายในองค์กรที่ทำงานในสภาพแวดล้อมคอมพิวเตอร์ของคุณเองทั้งหมด สำหรับบริษัทที่มีความต้องการไม่มากนัก หรือมีงานด้านการออกแบบเอกสารใหม่ที่เกิดขึ้นเพียงครั้งคราวเท่านั้น เรามี PRO DocNow ไว้ให้บริการ

PRO DocNow ดำเนินการในสภาพแวดล้อมคลาวด์ AWS ที่ปลอดภัย โดยสามารถปรับเปลี่ยนทุกอย่างที่ทำได้โดยใช้โซลูชันซอฟต์แวร์ภายในองค์กรด้วยต้นทุนเพียงเศษเสี้ยวเดียว PRO DocNow อยู่ในสภาพแวดล้อมคลาวด์ส่วนตัวจาก Amazon Web Services แอปพลิเคชันขนาดเล็กที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ภายในเครื่องของคุณจะจัดการการเชื่อมต่อที่ปลอดภัยกับซอฟต์แวร์ ลูกค้าของ Crawford Technologies ชำระเงินสำหรับ PRO DocNow เฉพาะเมื่อใช้งานเท่านั้น เราคิดต้นทุนตามจำนวนหน้าที่ประมวลผล ซอฟต์แวร์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่ต้องการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการออกใบอนุญาตและบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ภายในองค์กรแบบเต็มเวลา

การตั้งค่างานใหม่นั้นง่ายดายด้วย PRO DocNow และไม่ต้องใช้ทักษะทางเทคนิคพิเศษใดๆ ทีมงานด้านเทคนิคของ Crawford Technologies จะเขียนโค้ดคำสั่งการแปลงและออกแบบใหม่สำหรับซอฟต์แวร์ตามข้อกำหนดและคำขอของคุณ เมื่อกำหนดแล้ว งานของคุณจะถูกลงทะเบียนในแอปพลิเคชันบนคลาวด์และเพิ่มลงใน Directory Monitor สิ่งที่คุณต้องทำคือโหลดไฟล์การผลิต!

โอกาสที่จะโดดเด่น

บริษัทต่างๆ ในทุกอุตสาหกรรมต่างพยายามสร้างความสัมพันธ์ที่เป็นส่วนตัวและน่าพึงพอใจกับลูกค้ามากขึ้น เอกสารธุรกรรมประจำเดือนหรือรายไตรมาสถือเป็นจุดสัมผัสที่สำคัญของลูกค้าที่ควบคุมได้ เอกสารเหล่านี้มอบโอกาสมากมายในการเสริมสร้างประสบการณ์ของลูกค้า ด้วยการเข้าถึงซอฟต์แวร์ออกแบบเอกสารใหม่ ผู้ให้บริการด้านการพิมพ์/ส่งไปรษณีย์สามารถช่วยพวกเขาทำสิ่งนี้ได้