การเข้าถึงเอกสาร

บทนำเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสาร

ยินดีต้อนรับสู่โลกแห่ง การเข้าถึงเอกสาร ซึ่งทุกคนสามารถเข้าถึงและทำความเข้าใจข้อมูลได้อย่างง่ายดายไม่ว่าจะมีความสามารถแค่ไหน ที่ CrawfordTech เราเข้าใจถึงความสำคัญของการสร้าง เอกสารที่เข้าถึงได้ ซึ่งตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ทุกคน รวมถึงผู้พิการด้วย การนำ การเข้าถึงเอกสาร มาใช้ไม่เพียงแต่จะรับประกันว่าเอกสารจะเป็นไปตามกฎระเบียบการเข้าถึงเท่านั้น แต่ยังช่วยส่งเสริมความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและเสริมพลังให้กับองค์กรและชุมชนที่คุณให้บริการอีกด้วย

เอกสาร จะถือว่า สามารถเข้าถึงได้ เมื่อทุกคนสามารถเข้าถึงได้โดยไม่คำนึงถึงเครื่องมือหรือความสามารถ การทำให้มั่นใจว่าสามารถเข้าถึงได้ง่ายด้วยเครื่องมือ ซอฟต์แวร์ และการศึกษาที่เหมาะสม

เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ มีประโยชน์มากมาย เช่น:

• ปรับปรุงการอ่านและความเข้าใจให้ดีขึ้นสำหรับผู้ใช้ทุกคน
• เพิ่มประสบการณ์และความพึงพอใจของผู้ใช้
• ขยายการเข้าถึงและการรวมกลุ่ม
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรฐานอุตสาหกรรม

อย่างไรก็ตาม การติดตามกฎระเบียบที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาอาจเป็นงานที่น่ากังวล และการจัดการข้อมูลจำนวนมากและประเภทข้อมูลต่างๆ ให้เป็นรูปแบบที่เข้าถึงได้และเป็นไปตามข้อกำหนดอาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูงหากไม่ได้ทำอย่างถูกต้อง การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบทั่วโลกที่ควบคุมการเข้าถึงเอกสารอาจนำไปสู่ผลที่ตามมาซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูง ทำให้ธุรกิจและองค์กรจำเป็นต้องค้นหาโซลูชันที่เหมาะสมซึ่งสามารถจัดการรูปแบบทางเลือกที่จำเป็นต่างๆ ได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

ความท้าทายที่เผชิญเนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้

เพื่อทำความเข้าใจถึงความสำคัญของการรับรองการเข้าถึงได้ในเอกสาร จำเป็นต้องเข้าใจถึงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้:

1. ภาษาที่คลุมเครือ : เอกสารจำนวนมากที่ไม่สามารถเข้าถึงได้มักเขียนด้วยภาษาที่คลุมเครือและกำกวม ซึ่งทำให้ยากต่อการเข้าใจ
2. การจัดรูปแบบที่ไม่เหมาะสม : เอกสารที่ไม่สามารถเข้าถึงได้มักขาดการจัดรูปแบบและโครงสร้างที่เหมาะสม เช่น หัวข้อ ย่อหน้าที่มีความหมาย และสารบัญ ซึ่งทำให้การนำทางเอกสารในขณะที่ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอหรือเทคโนโลยีช่วยเหลืออื่นๆ เป็นเรื่องท้าทาย
3. ขาดรูปแบบทางเลือก : เอกสารจำนวนมากมีให้ใช้งานเฉพาะในรูปแบบ PDF เท่านั้น ซึ่งอาจทำให้บุคคลทั่วไปไม่สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้หากไม่มีซอฟต์แวร์เฉพาะหรือความช่วยเหลือจากบุคคลอื่น บางคนไม่สามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ ดังนั้นอาจต้องใช้รูปแบบทางเลือกในการเข้าถึงข้อมูล
4. การขาดการรับรู้ : รูปภาพในเอกสารอาจสร้างความท้าทายในการเข้าถึงได้ เนื่องจากอาจไม่มีข้อความทางเลือกที่อธิบายเนื้อหา ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลืออาจไม่ทราบถึงเนื้อหาดังกล่าว!
5. ปัญหาด้านความสามารถในการอ่าน : เอกสารที่มีขนาดตัวอักษรเล็กและพื้นหลังที่มีความคมชัดต่ำอาจทำให้ความสามารถในการอ่านลดลงสำหรับผู้ใช้ที่มีปัญหาทางสายตา

การดำเนินการเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นสามารถช่วยขจัดความท้าทายเหล่านี้ได้

แนวคิดหลักในการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้

ในการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้อย่างแท้จริง จำเป็นต้องเข้าใจองค์ประกอบหลักที่ช่วยให้เอกสารนั้นใช้งานได้ แนวคิดพื้นฐานบางประการได้แก่:

• หัวเรื่องที่เหมาะสม : ใช้โครงสร้างหัวเรื่องแบบลำดับชั้น (H1, H2, H3 เป็นต้น) เพื่อจัดระเบียบเนื้อหาของคุณและทำให้ผู้ใช้สามารถนำทางได้ง่ายขึ้น
• ข้อความทางเลือก : จัดเตรียมข้อความทางเลือกที่อธิบายได้ (ข้อความทางเลือก) สำหรับรูปภาพ แผนภูมิและกราฟ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ที่ตาบอดหรือมองเห็นได้เพียงบางส่วนสามารถเข้าใจเนื้อหาได้
• ความคมชัดของสี : ให้แน่ใจว่ามีความคมชัดของสีที่เพียงพอระหว่างข้อความและพื้นหลังเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายขึ้น
• เมตาข้อมูล : รวมเมตาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ชื่อเอกสารและผู้เขียน เพื่อให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถเข้าถึงได้ และภาษา เพื่อให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีช่วยเหลือจะออกเสียงได้ถูกต้อง

แพลตฟอร์ม AccessibilityNow ของ Crawford Technologies ช่วยให้กระบวนการนำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเข้าถึงเอกสารต่างๆ มาใช้ในรูปแบบเอกสารต่างๆ ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word, PDF, อักษรเบรลล์, การพิมพ์ตัวใหญ่ และอื่นๆ ด้วย AccessibilityNow คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะปฏิบัติตามแนวทางการเข้าถึงเอกสาร พร้อมทั้งปรับกระบวนการสร้างและแก้ไขเอกสารให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

คำแนะนำเพื่อการรับรองการเข้าถึงเอกสาร

ขั้นตอนพื้นฐานในการสร้าง เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ นั้นคล้ายคลึงกันไม่ว่าเอกสารนั้นจะเป็น HTML, Microsoft Word, PDF หรือรูปแบบอื่น ๆ ก็ตาม ขั้นตอนเหล่านี้มีดังนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ไม่ใช่ข้อความ เช่น รูปภาพและโลโก้มีข้อความทางเลือกหรือคำอธิบายข้อความเพื่อให้มีบริบท
• รวมถึงโครงสร้างการแท็กที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยเทคโนโลยีช่วยเหลือ
• กำหนดป้ายกำกับช่องฟอร์มให้เหมาะสมเพื่อให้ผู้ใช้ที่ใช้คีย์บอร์ดเท่านั้นเข้าถึงได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลิงก์ทั้งหมดและเนื้อหาแบบโต้ตอบได้รับการติดป้ายกำกับและทำงานได้เมื่อเปิดใช้งาน
• จัดรูปแบบตารางอย่างถูกต้องและกำหนดส่วนหัวของตาราง
• ขนาดข้อความ 12 พอยต์ขึ้นไปจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้ส่วนใหญ่
• ตัวเลขตั้งแต่หนึ่งถึงเก้าจะอ่านง่ายกว่าถ้าเขียนเป็นคำ ในขณะที่ตัวเลขตั้งแต่ 10 ขึ้นไปควรแสดงเป็นตัวเลข

การจัดการกับความท้าทายด้านการเข้าถึงเอกสารทั่วไป

องค์กรต่างๆ มักเผชิญกับความท้าทายทั่วไปหลายประการเมื่อต้องจัดการกับการเข้าถึงเอกสาร เช่น:

• ความกังวลเกี่ยวกับเอกสารที่ส่งถึงลูกค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด : โซลูชันของ CrawfordTech ช่วยให้แน่ใจว่าเอกสารที่ส่งถึงลูกค้าทั้งหมดเป็นไปตามกฎระเบียบการเข้าถึงได้อย่างครบถ้วน ช่วยปกป้ององค์กรของคุณจากความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้น
• ความยากลำบากในการจัดการการส่งมอบรูปแบบทางเลือกต่างๆ : AccessibilityNow รองรับรูปแบบเอกสารที่หลากหลาย ทำให้การจัดการและส่งมอบเวอร์ชันที่เข้าถึงได้ของเอกสารทั้งหมดของคุณเป็นเรื่องง่าย
• เสียเวลาและเงินมากเกินไปในการจัดการการสื่อสารเพื่อการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วน โซลูชันอัตโนมัติของ CrawfordTech จะช่วยปรับกระบวนการเข้าถึงให้มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงิน พร้อมทั้งยังรับประกันการปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างครบถ้วนอีกด้วย
• กำลังพิจารณาเพิ่มทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาการเข้าถึง : ด้วย AccessibilityNow คุณสามารถจัดการความต้องการการเข้าถึงเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม ช่วยให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมหลักของธุรกิจได้

โซลูชันที่ครอบคลุมของ CrawfordTech ช่วยจัดการกับความท้าทายเหล่านี้โดยตรง โดยมอบเครื่องมือและความเชี่ยวชาญที่จำเป็นให้กับองค์กรเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการริเริ่มการเข้าถึงเอกสาร

การรับประกันการปฏิบัติตามข้อบังคับเกี่ยวกับการเข้าถึง

การปฏิบัติตามกฎระเบียบการเข้าถึงถือเป็นประเด็นสำคัญในการเข้าถึงเอกสาร นอกจากกฎระเบียบที่กล่าวถึงแล้ว สิ่งสำคัญที่ต้องทราบคือ WCAG 2.0 และ 2.1 เป็นมาตรฐานหลักที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับการเข้าถึง PDF โซลูชันของ CrawfordTech ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของแนวทางและมาตรฐานการเข้าถึงต่างๆ เช่น:

• มาตรา 508 ของพระราชบัญญัติการฟื้นฟูสมรรถภาพ : โซลูชันของเราทำให้แน่ใจว่าเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และข้อมูลของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยผู้พิการตามที่กำหนดไว้ใน มาตรา 508
• พระราชบัญญัติคุ้มครองคนพิการแห่งอเมริกา (ADA) : บริการของเรารองรับการปฏิบัติตาม ADA ของคุณ โดยทำให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่มีความพิการ
• EN-301 : เราช่วยให้คุณบรรลุตามมาตรฐาน EN-301 เพื่อให้มั่นใจถึงการเข้าถึงผลิตภัณฑ์ ICT ของคุณ
• AODA : ด้วยการร่วมมือกับ Crawford Technologies คุณสามารถอุ่นใจได้เมื่อทราบว่าเอกสารของคุณสอดคล้องกับ กฎระเบียบการเข้าถึงข้อมูล ล่าสุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• กฎเกณฑ์ขั้นสุดท้ายของ CMS: กฎเกณฑ์นี้ กำหนดให้ส่งเอกสารและเนื้อหาที่ส่งถึงสมาชิกโดยยึดตามเป้าหมายความเท่าเทียมด้านสุขภาพ โดยต้องแปลเป็นภาษาต่างประเทศตามความต้องการของผู้เข้าร่วมและรูปแบบที่เข้าถึงได้ เช่น การพิมพ์ขนาดใหญ่ อักษรเบรลล์ และไฟล์เสียง ภายใน 24 – 72 ชั่วโมง (เรียนรู้เพิ่มเติม)

ความสำคัญของการทดสอบการเข้าถึง

การทดสอบการเข้าถึงเป็นขั้นตอนสำคัญในการรับรองว่าเอกสารของคุณเป็นไปตามมาตรฐานที่กำหนดและสามารถใช้งานได้โดยผู้พิการ มีเครื่องมือหลายอย่างที่จะช่วยตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารของคุณ ได้แก่:

• AccessibilityNow Validator : โปรแกรมสแกนที่ระบุข้อบกพร่องด้านการเข้าถึงในเอกสารของคุณ
• WAVE : เครื่องมือประเมินการเข้าถึงเว็บที่ช่วยระบุปัญหาการเข้าถึงในเนื้อหาเว็บ
• AChecker : เครื่องมือบนเว็บที่ตรวจสอบหน้า HTML เดี่ยวเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการเข้าถึง
• Lighthouse : เครื่องมือโอเพ่นซอร์สอัตโนมัติสำหรับปรับปรุงคุณภาพของหน้าเว็บ รวมถึงการเข้าถึงได้

การใช้เครื่องมือเหล่านี้และการทดสอบการเข้าถึงอย่างละเอียดถี่ถ้วนช่วยให้คุณสามารถระบุและแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้ก่อนที่เอกสารของคุณจะถูกเผยแพร่ ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าประสบการณ์ผู้ใช้จะเข้าถึงได้อย่างเต็มที่และครอบคลุม

วิธีการให้แน่ใจว่าเอกสารประเภทต่างๆ สามารถเข้าถึงได้

มีคำแนะนำที่แตกต่างกันสำหรับ การสร้างความมั่นใจในการเข้าถึง สำหรับประเภทเอกสารที่แตกต่างกัน:

ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ

การรับรองการเข้าถึงได้ในเอกสาร Microsoft Office รวมถึงการใส่ป้ายกำกับรูปภาพ แผนภูมิ และเนื้อหาที่ไม่ใช่ข้อความอื่นๆ อย่างเหมาะสม เอกสารควรได้รับการจัดรูปแบบเพื่อให้อ่านง่ายและอ่านได้สะดวกสูงสุด รวมถึงหัวเรื่องด้วย นอกจากนี้ เอกสารควรได้รับการออกแบบให้นำทางได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด การทดสอบการเข้าถึงสำหรับเอกสารเหล่านี้สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือ เช่น Microsoft Accessibility Checker

ไมโครซอฟต์เวิร์ด

Microsoft Word มีคุณลักษณะการเข้าถึงต่างๆ ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว สามารถเข้าถึงตัวเลือกนี้ได้ในเมนูไฟล์ภายใต้ตัวเลือก> การเข้าถึง จากตรงนั้น ผู้ใช้สามารถเปิดการตั้งค่าต่างๆ เช่น โหมดคอนทราสต์สูง ซึ่งจะเปลี่ยนสีข้อความและพื้นหลังเพื่อให้มองเห็นได้ดีขึ้น การปรับซูมยังช่วยให้ผู้ใช้ปรับแต่งมุมมองของเอกสารได้อีกด้วย Microsoft ยังจัดทำคู่มือที่ครอบคลุมสำหรับการสร้างเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ใน Word รวมถึงคำแนะนำสำหรับการเพิ่มคำอธิบายข้อความอื่นให้กับรูปภาพ “เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสาร Microsoft Word ของคุณเป็นไปตาม ADA ให้ทำตามรายการตรวจสอบนี้:

• ใช้รูปแบบหัวเรื่องในตัว (หัวเรื่อง 1, หัวเรื่อง 2 เป็นต้น) เพื่อสร้างโครงสร้างเอกสารของคุณ
• ให้ข้อความอื่นสำหรับรูปภาพและตาราง
• ใช้สัญลักษณ์หัวข้อย่อยหรือตัวเลขสำหรับรายการ

ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล

ปัญหาการเข้าถึงใน Microsoft Excel อาจเริ่มต้นจากการออกแบบทางกายภาพของโปรแกรมเอง เมนูและริบบิ้นของ Excel อาจนำทางได้ยากด้วยเครื่องมือการเข้าถึง นี่คือสาเหตุที่ Microsoft Excel นำเสนอตัวเลือกการเข้าถึง เช่น โหมดคอนทราสต์สูง การตั้งค่าสีที่ปรับได้ เครื่องมือแว่นขยาย และการรองรับโปรแกรมอ่านหน้าจอ ตัวเลือกเหล่านี้ทำให้ Microsoft Spreadsheets เข้ากันได้อย่างสมบูรณ์กับเทคโนโลยีช่วยเหลือ เช่น โปรแกรมอ่านหน้าจอ เช่น JAWS และ NVDAMicrosoft Excel:

• ใส่ชื่อสำหรับเวิร์กชีตและใส่ข้อความระบุจุดสิ้นสุดของตาราง
• หลีกเลี่ยงเซลล์ว่างเพื่อจุดประสงค์ในการจัดรูปแบบ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแท็บแผ่นงานแต่ละแผ่นมีชื่อที่ไม่ซ้ำกันและเกี่ยวข้อง
• หลีกเลี่ยงการรวมเซลล์

ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์

Microsoft PowerPoint มีคุณลักษณะต่อไปนี้ซึ่งช่วยให้สร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่สามารถเข้าถึงได้:

• แป้นพิมพ์ลัด : แป้นพิมพ์ลัดสามารถนำทางผ่านการนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว เช่น การสลับระหว่างสไลด์ ทำให้ผู้ที่มีปัญหาในการใช้เครื่องมือชี้แบบเดิม เช่น เมาส์ สะดวกยิ่งขึ้น
• ข้อความอื่น ๆ : คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเพิ่มข้อความบรรยายลงในรูปภาพและวัตถุอื่น ๆ ในงานนำเสนอเพื่อให้ผู้ที่ตาบอดหรือมองเห็นได้เพียงบางส่วนสามารถเข้าถึงเนื้อหานั้นได้
• ธีมที่เข้าถึงได้ : Microsoft ได้จัดทำเทมเพลตต่างๆ ขึ้นมาหลายแบบซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อการเข้าถึงได้ ซึ่งทำให้การนำทางผ่านงานนำเสนอต่างๆ ง่ายขึ้นสำหรับผู้ที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ

ไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์:

• รวมคำบรรยายสำหรับวิดีโอในงานนำเสนอของคุณ
• ให้แน่ใจว่ามีความคมชัดของสีเพียงพอระหว่างข้อความและพื้นหลัง
• ให้ข้อความอื่นสำหรับรูปภาพ แผนภูมิ และกราฟ

ไฟล์ Google Drive

Google Drive นำเสนอฟีเจอร์การเข้าถึงต่างๆ เช่น การจดจำเสียง การบอกตามคำบอก การแปลงข้อความเป็นเสียง รองรับคำบรรยาย และธีมที่มีความคมชัดสูง นอกจากนี้ Google Drive ยังได้นำเครื่องมือตรวจสอบการเข้าถึงมาใช้ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุปัญหาการเข้าถึงที่อาจเกิดขึ้นในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะแชร์กับผู้อื่น นอกจากเครื่องมือในตัวเหล่านี้แล้ว ผู้ทดสอบยังสามารถใช้ส่วนเสริม เช่น Grackle ซึ่งใช้ได้กับทุกรูปแบบ เช่น เอกสาร สไลด์ และแผ่นงาน

เอกสารของ Google

Google นำเสนอคุณลักษณะการเข้าถึงต่างๆ มากมายใน Google Docs:

• การป้อนข้อมูลด้วยเสียง : คุณลักษณะนี้ช่วยให้ผู้ใช้ที่มีความบกพร่องทางการเคลื่อนไหวสามารถเข้าถึงเครื่องมือเดียวกันได้โดยการพิมพ์โดยการพูดผ่านไมโครโฟนที่สร้างขึ้นในอุปกรณ์

Google สไลด์

Google Slides ช่วยเพิ่มการเข้าถึงได้โดยใส่คำอธิบายข้อความทางเลือกหรือแท็ก alt ให้กับรูปภาพที่ใช้ในสไลด์ แท็ก alt ช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาในเครื่องมือค้นหา ส่งผลให้สไลด์แสดงสูงขึ้นในผลการค้นหาเมื่อใช้คำสำคัญที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มการบันทึกเสียงลงในสไลด์ได้โดยตรง ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งหากผู้บรรยายต้องการพูดออกเสียงแต่ไม่ได้อยู่ที่นั่นระหว่างการนำเสนอ นอกจากนี้ ส่วนเสริมเช่น Grackle ยังช่วยทดสอบการเข้าถึงสไลด์ได้อีกด้วย

Google ชีต

มีหลายวิธีที่จะทำให้ Google Sheets เข้าถึงได้ง่ายขึ้น รวมถึงการตั้งค่าการแสดงผลของคอมพิวเตอร์ การเปิดใช้งานฟังก์ชันซูมยังช่วยให้อ่านได้ง่ายขึ้นอีกด้วย เนื่องจากสามารถขยายพื้นที่ข้อความบางส่วนที่อาจเล็กเกินไปจนดูไม่สบายตาบนหน้าจอได้ ปลั๊กอินหลายตัวช่วยให้ผู้ใช้ปรับแต่งลักษณะการแสดงข้อมูลภายในชีตได้ เช่น การเพิ่มเส้นขอบรอบเซลล์แต่ละเซลล์หรือการปรับปรุงระยะห่างระหว่างบรรทัดข้อความ ชีต Grackle เป็นปลั๊กอินตัวหนึ่งที่ช่วยตรวจจับปัญหาการเข้าถึงทั้งหมด

ไฟล์อื่นๆ

เอกสารที่สามารถเข้าถึงได้ควรจัดรูปแบบโดยใช้มาตรฐาน เช่น หัวเรื่อง หัวเรื่องย่อย แบบอักษรตัวหนาเพื่อเน้นคำหรือวลี หรือตารางพร้อมคำอธิบายประกอบที่อธิบายสิ่งที่แสดงในส่วนที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มลิงก์เพื่อสนับสนุนข้อมูลหรือแหล่งที่มาที่ท้ายเอกสารได้ การเข้าถึงได้ในเอกสาร HTML และ XML เป็นส่วนสำคัญของการพัฒนาเว็บ เครื่องมือหลายอย่างสามารถช่วยให้ผู้ใช้ตรวจสอบการเข้าถึงเอกสารได้ เช่น AccessibilityNow Validator, WAVE, AChecker และ Lighthouse การรันการตรวจสอบเหล่านี้กับเอกสาร HTML จะทำให้ได้รับคำติชมเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับการใช้งานหรือการปฏิบัติตามมาตรฐาน WCAG ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าต้องแก้ไขอะไรบ้างก่อนจะเปิดใช้งานไซต์ W3C ยังได้สร้างแนวทางปฏิบัติหลายประการ ซึ่งรวมถึงการใช้มาร์กอัปเชิงความหมายในทุกกรณีที่เป็นไปได้ “เพื่อให้แน่ใจว่า PDF ของคุณเป็นไปตาม ADA ให้ปฏิบัติตามรายการตรวจสอบนี้:

• ให้แน่ใจว่าข้อความนั้นสามารถค้นหาได้
• ใช้ข้อความที่ซ่อนอยู่ (Alt) เพื่ออธิบายรูปภาพ
• เอกสารที่ยาวเกิน 9 หน้าต้องมีการคั่นหน้า
• ใช้แท็กเพื่อแมปเนื้อหา
• จัดเรียงตารางจากซ้ายไปขวา
• หลีกเลี่ยงภาพพื้นหลังและลายน้ำ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวตารางพอดีกับความกว้างของหน้า

แนวทางการเข้าถึงเอกสาร

นอกเหนือจากคำแนะนำแล้ว ผู้ใช้ยังควรทราบแนวทางการเข้าถึงที่สำคัญสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ ด้วย แนวทางทั่วไปบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ได้แก่:

• ชื่อเรื่องที่ไม่ซ้ำใครและเกี่ยวข้องสำหรับเนื้อหาจะช่วยเพิ่มการเข้าถึงเมื่ออ่านผ่านเทคโนโลยีช่วยเหลือใดๆ
• การระบุภาษาของเอกสารจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสน เนื่องจากเทคโนโลยีช่วยเหลือไม่สามารถระบุภาษาได้เว้นแต่จะมีการระบุไว้
• เพิ่มข้อความไฮเปอร์ลิงก์ที่อธิบายแทน URL หรือคำศัพท์ทั่วๆ ไป เช่น “คลิกที่นี่” และ “เพิ่มเติม” เนื่องจากสิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจชัดเจนขึ้นเมื่อมีการนำเสนอลิงก์ออกนอกบริบท
• ใช้ระยะห่างระหว่างย่อหน้าแทนการใช้การขึ้นบรรทัดใหม่เมื่อจำเป็นต้องเว้นระยะบรรทัดเพิ่มเติมระหว่างย่อหน้า
• รายการที่สร้างขึ้นสามารถกำหนดหมายเลขได้หากมีการเรียงลำดับ หรือสามารถใช้จุดหัวข้อสำหรับรายการที่ไม่เรียงลำดับได้
• เลือกสี 2 สีที่มีระยะห่างกันพอสมควรบนวงล้อสี และมีอัตราส่วนคอนทราสต์ขั้นต่ำ 4.5:1 เพื่อให้ผู้ที่มีความบกพร่องทางการมองเห็นสามารถอ่านข้อความได้
• หลีกเลี่ยงการใช้ภาพพื้นหลังด้านหลังข้อความ เนื่องจากอาจทำให้อ่านยากและทำให้ผู้ที่มีปัญหาทางสายตาหรืออ่านหนังสือได้ยากอ่านเนื้อหาได้รวดเร็วและแม่นยำ ควรใช้พื้นหลังสีทึบแทน เพื่อให้ผู้อ่านทราบเสมอว่ากำลังดูอะไรอยู่โดยไม่ต้องเพ่งสายตา
• หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรประดับซึ่งอาจทำให้ผู้ที่มีความบกพร่องทางสติปัญญาอ่านได้ยาก
• เลือกแบบอักษรที่เหมาะสมและตั้งเป็นขนาดที่ถูกต้องเพื่อให้สามารถอ่านได้บนหน้าจอหรือในการพิมพ์
• การแสดงแผนภูมิใดๆ จะต้องมีการระบุป้ายแกนและชื่ออย่างถูกต้อง
• หากถูกกฎหมาย สามารถใช้ลายน้ำได้ และควรใช้ลายน้ำที่เป็นข้อความมากกว่าลายน้ำที่เป็นรูปภาพ ซึ่งหมายความว่าควรระบุชื่อไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารหรือรวมอยู่ในชื่อไฟล์
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขหน้าจะถูกแทรกโดยใช้เครื่องมือ ไม่ใช่การใส่หมายเลขด้วยมือ
• ตารางควรประกอบด้วยหัวข้อ แถว และคอลัมน์ของข้อมูลที่เกี่ยวข้องซึ่งมีป้ายกำกับอย่างชัดเจน การรวมเซลล์ที่อยู่ติดกันมากกว่าสองเซลล์เป็นเซลล์เดียวถือเป็นการละเมิดหลักเกณฑ์ WCAG เนื่องจากจะป้องกันไม่ให้เทคโนโลยีช่วยเหลืออ่านเนื้อหาของแต่ละเซลล์ได้อย่างถูกต้อง
• คำบรรยายหรือข้อความเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเข้าถึงมัลติมีเดียสำหรับบุคคลที่มีความสูญเสียการได้ยินหรือมีปัญหาในการประมวลผลการได้ยิน

แนวทางการใช้ Microsoft Word

แนวทางสำหรับการรับรองว่าสามารถเข้าถึงเอกสาร Microsoft Word ได้มีดังต่อไปนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระยะขอบหน้าถูกตั้งค่าตามขนาดที่ต้องการ โดยทั่วไปคือ 1 นิ้วสำหรับทุกด้านของเอกสาร
• ระยะห่างระหว่างบรรทัดจะสม่ำเสมอตลอดทั้งเอกสาร โดยควรใช้ระยะห่างแบบเดี่ยวหรือคู่ก็ได้
• แทรกส่วนหัวและส่วนท้ายเพื่อเพิ่มข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เช่น ชื่อบท วันที่ หรือรายละเอียดผู้แต่งที่ส่วนท้ายของแต่ละหน้า
• เพิ่มตารางหรือรูปภาพลงในเอกสารโดยใช้เครื่องมือ MS Word และตรวจสอบการจัดรูปแบบให้ถูกต้อง
• ตรวจสอบคำสะกดและพิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวัง

แนวทางการใช้สเปรดชีต

ปฏิบัติตามแนวทางที่กำหนดไว้ด้านล่างนี้เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถเข้าถึงสเปรดชีตได้:

• ใช้โครงสร้างตารางแบบเรียบง่ายพร้อมข้อมูลส่วนหัวของคอลัมน์ ข้อมูลส่วนหัวใช้เพื่อระบุแถวและคอลัมน์สำหรับผู้ที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ
• เพิ่มชื่อตารางในเซลล์แรกของคอลัมน์แรกของเวิร์กชีต เพื่อให้ผู้ที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือค้นหาได้ง่าย
• หลีกเลี่ยงการใช้เซลล์ แถว และคอลัมน์ว่าง หากจำเป็นต้องใช้เซลล์ว่าง ให้ทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายลบ ศูนย์ หรือ N/A หากไม่เกี่ยวข้อง
• หลีกเลี่ยงการรวมเซลล์ เนื่องจากการนำทางสเปรดชีตอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้ที่ใช้เทคโนโลยีช่วยเหลือ
• ตั้งชื่อแท็บแผ่นงานให้มีเอกลักษณ์เฉพาะและลบแผ่นงานว่าง ซึ่งจะช่วยในการนำทางของสเปรดชีต
• แผนภูมิทุกอันต้องมีชื่อ คำอธิบาย และป้ายแกน

แนวทางการใช้ PowerPoint

แนวทางการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint ที่สามารถเข้าถึงได้มีดังนี้:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสไลด์แต่ละสไลด์มีชื่อเรื่องที่ไม่ซ้ำกัน และหากมีอยู่ในรายการ จะต้องมีการกำหนดหมายเลขและหัวข้อย่อยด้วย
• หลีกเลี่ยงกล่องข้อความ Word Art และการเปลี่ยนสไลด์อัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการเข้าถึง
• หลีกเลี่ยงเอฟเฟกต์การกระพริบหรือแอนิเมชันที่อาจทำให้เกิดอาการชักในผู้ที่เป็นโรคลมบ้าหมูที่ไวต่อแสง
• ไม่สามารถเข้าถึงตัวควบคุมเครื่องเล่นสำหรับวิดีโอที่ฝังอยู่ใน PowerPoint ได้ โปรดพิจารณาเพิ่มลิงก์ไปยังวิดีโอบน YouTube หรือ Vimeo
• ตรวจสอบว่าสไลด์ถูกวางในลำดับที่ตรรกะในแผงโครงร่างหรือไม่
• หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลมากเกินไปลงในสไลด์ เพราะอาจจะสร้างความสับสนและอ่านไม่ออก