Företag har många anledningar att överväga att installera en Automated Document Factory (ADF). Fördelarna med kontroll, ansvarighet, analysdata, varningsmeddelanden, produktivitetsförbättringar och kostnadsbegränsning är viktiga för nästan alla organisationer som skapar och distribuerar kundkommunikation. Verksamheter som misslyckas med att erbjuda denna funktionalitet, vare sig de lägger ut leverantörer eller interna dokumentcenter, kommer att få svårt att stödja de dokumentapplikationer som är viktiga för deras kunder.
Företag blir intresserade av ADF-teknik på grund av uppenbara smärtpunkter som incidenter med blandade kontodokument, misslyckande med att uppfylla SLA eller förlora affärer till konkurrenter som erbjuder fördelarna och säkerheten som ADF:er ger.
Andra gånger ser företag ADF-tekniken som en viktig affärstillväxt som möjliggör för dem att ta sig in på nya marknader eller leverera en bättre produkt till sina kunder.
Kan en ADF gynna ditt företag?
Bedömning av risk
Vilka är konsekvenserna om du av misstag avslöjar personlig information genom att blanda konton? Vad händer om ett jobb missar en deadline för utskick? Om en maskin misslyckas under ett produktionsjobb, hur kommer operatören att starta om på rätt plats och undvika dubbletter eller missade dokument?
Kontroll av kostnader
Kan du släppa det tredje skiftet? Vilka jobb tar längst tid att köra? Hur mycket tid lägger du ner på att jaga förfrågningar om jobb eller dokumentstatus? Kan du minska produktions- och portokostnaderna genom att kombinera jobb? När är det ekonomiskt vettigt att byta ut åldrande utrustning?
Attrahera nya affärer
Skulle nya marknader, som att behandla HIPAA-kontrollerade dokument, vara tillgängliga för din organisation om du hade bättre spårning och kontroller? Finns det möjligheter att skriva ut och infoga uppgifter om variabelt antal sidor? Kräver alla de senaste RFP:erna flerkanalsdokumentleverans och underhåll av kundpreferenser?
Förbättra service
Kan svar snabbare på kundförfrågningar hjälpa till att behålla kunder? Kommer automatiska omtryck att få dokument med posten en dag eller två tidigare? Skulle realtidsvarningar göra det möjligt för ledningen att lösa produktionsproblem innan de påverkar kunderna?
Vilken som helst av dessa artiklar kan motivera köpet av en ADF-lösning. De flesta företag ser förbättringar inom flera områden genom att dra full nytta av de möjligheter som erbjuds av dagens moderna automatiserade dokumentfabriker.
Undersöka en lösning: Identifiera alla intressenter
Dokumentutskrift, infogning och postning är uppenbara intressenter i de förändringar som kommer att ske från en ADF-implementering. Men ADF-lösningen kommer att påverka flera andra grupper och avdelningar också. Andra enheter kommer att låna ut resurser till design och implementering av ADF-lösningen. Typiska involverade grupper inkluderar:
- Information Technology
- Kvalitetskontroll
- Customer Experience
- Lagligt/föreskrifter/efterlevnad
- Finans
- Marknadsföring
- Kundservice
- Försäljning
- Affärsrader
- Kunder
- Outsourca tjänsteleverantörer
Att fatta beslutet
När du identifierar dina behov och undersöker möjliga lösningar, överväg följande punkter:
Projektets omfattning
Letar du efter en enda platslösning eller behöver du en ADF för att hantera arbete på flera platser? Körs de flera platserna oberoende av varandra eller kommer du att balansera den dagliga arbetsbelastningen mellan alla platser? Hur många distributionskanaler stöder du nu, och hur kan detta förändras? Kommer du att implementera ADF samtidigt med andra större projekt, som att konvertera till bläckstråleskrivare?
Milstolpar och deadlines
Ska kunder eller tillsynsmyndigheter införa tidsfrister? Vad är dem? Hur kommer dessa mål att påverka projektprioriteringarna?
Mätning
Är baslinjedata available? Hur kommer du att mäta ADF-effektiviteten? Behöver du hjälp med att identifiera problem och göra justeringar?
Identifiera aktuella problem
Finns det befintliga problem som blandade dokument, omtryck, produktivitet, schemaläggning eller distributionskanalfel? Har du blinda fläckar i arbetsflödet där du inte kan fastställa status för ett dokument eller ett jobb?
Strategiska mål
Hämmar fel eller ineffektivitet tillväxten? Försvinner kundnöjdheten? Strävar ditt företag efter att ge kunderna en sömlös kommunikationsupplevelse?
Granska alternativ
Vilka ADF-funktioner är viktigast? Kan du implementera några nu och några senare? Är investeringar i ny utrustning nödvändiga eller kan man modifiera nuvarande hårdvara? Behöver du portaler för din kundtjänstavdelning eller för slutkunder?
Bedöm risk
Vad är effekten på kundkommunikationen om du inte vidtar några åtgärder? Är regelöverträdelser en möjlighet? Kan ADF-projektet fortsätta enligt schemat om dina IT-resurser omfördelas?
Projektkostnader och besparingsmöjligheter
Överväg förvärv, professionella tjänster, utbildning, modifiering eller utbyte av utrustning, minskning av personalstyrkan, förbättrat kassaflöde, lägre porto, bättre användning av utrustning, minskning av utkontrakterat arbete, etc. Varje organisation som implementerar en automatiserad dokumentfabrik kan ha olika mål för att spara pengar eller ta vara på nya möjligheter.
Dagens marknad kräver integritet och kontroll
Dokumentcenter och leverantörer av utskriftstjänster upptäcker att kunder förväntar sig att deras leverantörer tillhandahåller spårnings- och integritetskontroller. Varje verksamhet som hanterar dokument som innehåller känsliga uppgifter måste ha järnklädda processer för att förhindra att en kunds privata information av misstag exponeras. Komplexa applikationer förstärker behovet av kontroller på dokumentnivå availakan användas via ADF-teknik.
Jobb som innehåller dokument med variabelt antal sidor, matchat kuvertinnehåll, adressering på kuvert med slutna sidor eller dubbelsidiga utskrivna variabeldata är särskilt känsliga för fel. Applikationer som dessa är riskabla att köra utan ett sofistikerat system för identifiering och spårning.
Till och med direktreklammarknadsföring kräver de dokumentintegritetsåtgärder som tillhandahålls av ADF-system. När applikationer blir kraftigt personliga ökar risken för fel. Felaktiga delar av en personlig postförsändelse kan orsaka en hel del svårigheter för tjänsteleverantören eller det interna dokumentcentret, inklusive kostnader för omarbetning eller till och med förlust av ett konto.
När de totala postvolymerna minskar på grund av mer exakt inriktning och migrering till digitala kanaler, ökar värdet på varje postförsändelse. Att misslyckas med att skicka e-post till någon del av listan eller göra misstag som minskar postförsändelsernas förmåga att producera det önskade resultatet stärker kundernas uppfattning om att posten är för dyr. För många misstag kommer att få utsändare att överväga alternativa sätt att kommunicera med sina kunder och potentiella kunder, vilket ytterligare minskar postvolymerna.
Förutom de uppenbara fördelarna med förbättrad postkvalitet, lägre kostnader eller effektivare drift, kan ADF-lösningar också öppna dörren till nya möjligheter.
Förbättrad spårning och kontroll gör det möjligt för dokumentcenter att överväga strategier som hushållsarbete och blandade jobb. Dessa strategier, ofta aktiverade med verktyg för omarbetning av dokument som Crawford Technologies Operations Express, lägre driftskostnader och portokostnader. Omarbetade dokument kan också förbättra kundupplevelsen.
Multi-channel distribution är ett inslag i alla moderna kundkommunikationsstrategier. Detta är ett rörligt mål när nya trender och teknologier dyker upp. En flexibel ADF-plattform är avgörande för att ge den noggrannhet och lyhördhet som krävs av företag som vill nå sina kunder över flera kanaler.
Komplexiteten i att fånga, underhålla och agera på kundens kommunikationspreferenser, i kombination med behovet av att mata ut dokument i flera format för att stödja fysiska och digitala kanaler, kräver en automatiserad dokumentfabrik. Den förväntade tillväxten av digitala leveranssystem kommer att öka denna komplexitet, så tjänsteleverantörer och in-plant dokumentcenter måste vara redo.
Högre produktivitet och större kontroll kan möjliggöra affärsmöjligheter. Med förmågan att visa högre grader av noggrannhet, produktivitet och kvalitet tack vare ADF:n kan organisationer upptäcka att de kan attrahera kunder med högre volymer eller de med vändningskrav som de tidigare inte kunde stödja.
Och slutligen kan organisationer använda kundkommunikationsdata som ackumulerats av ADF för att bedöma hela sin kundkommunikationsstrategi. Denna information kan hjälpa till att säkerställa
kundmeddelanden är konsekventa, relevanta och nödvändiga. Företag kan integrera ADF med andra affärsprocesser och ta kundrelationer till en helt ny nivå.
ADF-aktiverare från Crawford Technologies
Flexibla arbetsflöden med PRO Production Manager
Denna öppna, konfigurerbara lösning möjliggör end-to-end process automation management. Den överbryggar datakällor, sammansättningssystem, skrivare, instickare och postströmmen, vilket resulterar i ett sömlöst produktionsarbetsflöde.
Instrumentpanel i realtid med Alchem-e™
Alchem-e-systemet, available som en integrerad modul för andra CrawfordTech-lösningar, ger en lättanvänd webbaserad instrumentpanel som ger realtidsinformation om jobbstatus, med anpassningsbara rapporter och mätvärden för att ge insikter i nyckeltal.
Kunderfarenhet med PRO Preference Manager
Kundupplevelsestrategier (CX) bygger på att lägga mer kontroll i kundernas händer. Med PRO Preference Manager, kan dokumentmottagare hantera sina egna preferenser via våra kunders säkra webbportaler. PRO Production Manager sätter sedan denna information i arbete och dirigerar dokument till de för närvarande valda leveranskanalerna vid produktionstillfället.
Tillgängliga dokument
Det är viktigare än någonsin att tillhandahålla dokument i tillgängliga format för den växande befolkningen av blinda, synskadade och kognitivt funktionshindrade. Med våra lösningar kan kunder automatisera skapandet och leveransen av dokument i t.ex
Tillgänglig PDF, Tillgänglig HTML5 och andra format. Konvertering till tillgängliga format blir en integrerad komponent i produktionsarbetsflödet.
Sammanfattning
Att välja rätt ADF-leverantör kräver att man jämför dokumentproducentens krav och prioriteringar med de individuella egenskaperna och styrkorna hos lösningarna under
hänsyn. Ibland blir den bästa matchen vår PRO Production Manager, möjligen i kombination med andra CrawfordTech- och tredjepartslösningar. I andra situationer kan en annan produkt vara en bättre fot. Oavsett val, kommer en väl vald automatiserad dokumentfabrik att hjälpa alla operationer att sänka kostnaderna, höja kvaliteten och förbättra produktiviteten.
