องค์กรบริการการพิมพ์ทำให้การผลิตเป็นระบบอัตโนมัติ
พื้นหลัง
องค์กรบริการงานพิมพ์ขนาดใหญ่ที่กระจายอยู่ทั่วโลกแห่งนี้เป็นหนึ่งในผู้ส่งจดหมายรายใหญ่ที่สุดในอเมริกาเหนือและผลิตจดหมายระหว่างประเทศจำนวนมาก พวกเขาให้บริการที่หลากหลาย เช่น การจัดทำเอกสาร การนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ การพิมพ์ การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่งทางไปรษณีย์ การตลาด การส่งไปรษณีย์ และบริการที่เกี่ยวข้อง
ความท้าทาย
บริษัทผลิตเอกสารทั้งในรูปแบบพิมพ์และอิเล็กทรอนิกส์มากกว่า 1 พันล้านฉบับต่อปี ความสามารถในการรับไฟล์ในรูปแบบต่างๆ จากลูกค้าที่หลากหลาย และการประมวลผลและส่งออกเอกสารสำหรับการพิมพ์ การนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ และการเก็บถาวรผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสามารถในการทำกำไรและการเติบโตของบริษัท
วิธีแก้ปัญหา
Crawford Technologies ทำงานร่วมกับองค์กรนี้เพื่อประเมินความต้องการที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐานระดับนานาชาติหลายแห่งในปัจจุบัน โดยคำนึงถึงปริมาณการผลิตสูงสุด เวิร์กโฟลว์แบบครบวงจร และข้อกำหนดด้านความซ้ำซ้อนของระบบ รวมถึงความคาดหวังต่อการเติบโต องค์กรต้องการโซลูชันที่สามารถเรียกใช้งานผ่าน API และผสานรวมเข้ากับ ADF ได้อย่างง่ายดายเพื่อใช้งานในโรงงานแต่ละแห่ง จัดการสตรีมข้อมูลที่เป็นไปได้ทั้งหมด และรองรับอุปกรณ์พิมพ์และงานตกแต่งจำนวนไม่จำกัด โซลูชันดังกล่าวคือการปรับใช้โซลูชันการแปลงและวิศวกรรมเอกสารใหม่ของ Crawford Technologies Operation Express ร่วมกับผลิตภัณฑ์ Crawford Technologies DDA Archiving
มันทำงานอย่างไร
ผู้ให้บริการใช้ผลิตภัณฑ์ Crawford Technologies ในสี่วิธีหลัก:
1 – การจัดทำเอกสารสำหรับโรงงานผลิต
เหตุผลสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้องค์กรนี้ประสบความสำเร็จก็คือ พวกเขาจัดเตรียมเอกสารทั้งหมดทางอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะที่สอดคล้องและปรับให้เหมาะสมในการปฏิบัติงาน Crawford Technologies Operations Express ใช้เพื่อวิเคราะห์เอกสารแต่ละประเภทที่ได้รับโดยอัตโนมัติ การประเมินนี้ใช้กฎทางธุรกิจเพื่อดึงข้อมูลและฝังเมตาเดตาที่สำคัญใน TLE และบันทึกแบบไม่มีการดำเนินการในแต่ละหน้าของเอกสารทุกฉบับ จากนั้นระบบปลายน้ำจะอาศัยเมตาเดตาเหล่านี้สำหรับการวางแผนการผลิต การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่ง การกำหนดตารางการผลิต และการส่งไปยังอุปกรณ์การผลิตที่คุ้มต้นทุนที่สุด โดยทั้งหมดจะกำหนดด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และไม่มีการแทรกแซงจากมนุษย์
2 – เพิ่มประสิทธิภาพความเร็วในการดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ลูกค้าหลายรายขององค์กรนี้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการผลิตและค่าไปรษณีย์ได้อย่างมากด้วยการนำเสนอเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์จากคลังเอกสารที่จัดเก็บไว้ บริษัทใช้เทคโนโลยีการเก็บถาวรเอกสาร DDA ของ Crawford Technologies เพื่อจัดเก็บเอกสารของลูกค้าในรูปแบบไฟล์พิมพ์ดั้งเดิม ซึ่งโดยปกติจะเป็น AFO จากนั้นจึงเรียกค้นไฟล์เดียวกันและแปลงเป็น PDF เพื่อนำเสนอต่อลูกค้าปลายทางผ่านการบูรณาการกับเว็บไซต์ของลูกค้าเอง
3 – ปรับให้เหมาะสมสำหรับการผลิตอิงค์เจ็ทสี
ด้วยการเติบโตของการพิมพ์อิงค์เจ็ทสีเต็ม องค์ประกอบต่างๆ เช่น รูปภาพ โลโก้ กราฟ และเนื้อหากราฟิกอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกบรรจุเป็นรูปภาพในไฟล์พิมพ์ การใช้รูปภาพกราฟิกในไฟล์พิมพ์นี้ช่วยประหยัดเงินสำหรับแบบฟอร์มที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้า และให้เนื้อหาส่วนบุคคลและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องที่น่าสนใจยิ่งขึ้นในเอกสารของลูกค้าแต่ละราย อย่างไรก็ตาม รูปภาพความละเอียดสูงเหล่านี้มีขนาดใหญ่และอาจเพิ่มเวลาในการแปลงจาก AFP เป็น PDF สำหรับการนำเสนอเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อทำงานร่วมกับองค์กรนี้ Crawford Technologies ได้นำเทคนิคที่ใช้รูปภาพที่แปลงไว้ล่วงหน้ามาใช้ ส่งผลให้เวลาในการประมวลผลลดลงอย่างมาก และลดจำนวนเซิร์ฟเวอร์ที่จำเป็นสำหรับเวลาตอบสนองการนำเสนอทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ยอมรับได้ การใช้ประโยชน์จากความสามารถนี้ส่งผลให้ความเร็วเพิ่มขึ้นถึง 1,000%
4 – การลดพื้นที่เก็บข้อมูลถาวร
ต้นทุนที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการเก็บถาวรคือปริมาณพื้นที่จัดเก็บที่จำเป็นในการจัดเก็บข้อมูล ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ต้องพิจารณาคือความถูกต้องของข้อมูลในฐานะตัวแทนที่แท้จริงของข้อมูล ณ จุดเวลาใดเวลาหนึ่ง
เพื่อลดพื้นที่จัดเก็บ เทคโนโลยี DDA ของ Crawford Technologies ใช้การบีบอัดข้อมูลอัจฉริยะและการสร้างดัชนีเพื่อเก็บไฟล์พิมพ์ต้นฉบับ เทคนิคนี้ทำให้ได้การบีบอัดข้อมูลที่ดีที่สุด และโดยทั่วไปแล้วจะทำให้ขนาดไฟล์เล็กลงระหว่าง 25% ถึง 90% เมื่อเทียบกับไฟล์พิมพ์ AFP ต้นฉบับ ในกรณีหนึ่ง ไฟล์ที่พร้อมพิมพ์ขนาด 20 กิกะไบต์และมีจำนวนหน้า 1 ล้านหน้าถูกปรับขนาดให้เหลือ 2 กิกะไบต์
เพื่อระบุความถูกต้องของข้อมูล ไฟล์พิมพ์ต้นฉบับจะถูกบันทึกไว้ในไฟล์เก็บถาวรของ DDA วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าไฟล์ที่สร้างผลลัพธ์การพิมพ์จะเป็นไฟล์ที่บันทึกไว้ ไฟล์ดังกล่าวประกอบด้วยข้อมูลที่มีค่า เช่น คำสั่งเลือกถาด คำสั่งงานพิมพ์ และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต่อการผลิตเอกสารดังกล่าวให้ตรงตามต้นฉบับที่สร้างและส่งทางไปรษณีย์ กฎระเบียบจำนวนมากกำหนดให้ต้องผลิตเอกสาร เช่น ใบกำกับสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอด และเอกสารอื่นๆ เป็นหลักฐานทางการเงินและความสัมพันธ์ที่แท้จริง ดังนั้นความสามารถในการผลิตเอกสารเหล่านี้ให้มีความเที่ยงตรงจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ผลลัพธ์
ด้วยการทำงานร่วมกับ Crawford Technologies องค์กรแห่งนี้จึงสามารถบรรลุเป้าหมายเดิมในการนำกระบวนการผลิตอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพสูงมาใช้ ซึ่งช่วยให้องค์กรและลูกค้าประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก นอกจากนี้ องค์กรยังสามารถลดต้นทุนค่าไปรษณีย์ ทำงานได้มากขึ้นด้วยทรัพยากรที่น้อยลง และลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐาน
