As empresas têm muitos motivos para considerar a instalação de um Automated Document Factory (ADF). Os benefícios de controle, responsabilidade, dados de análise, notificação de alerta, melhorias de produtividade e contenção de custos são importantes para quase todas as organizações que criam e distribuem comunicações com clientes. As operações que não oferecem essa funcionalidade, sejam elas terceirizadas ou centros de documentos internos, terão dificuldade em oferecer suporte aos aplicativos de documentos importantes para seus clientes.
As empresas se interessam pela tecnologia ADF devido a pontos problemáticos óbvios, como incidentes de documentos de conta mistos, falha no cumprimento de SLAs ou perda de negócios para concorrentes que oferecem as vantagens e segurança fornecidas pelos ADFs.
Outras vezes, as empresas veem a tecnologia ADF como um capacitador crítico de crescimento de negócios que lhes permite entrar em novos mercados ou oferecer um produto melhor a seus clientes.
Um ADF pode beneficiar sua empresa?
Avaliando Risco
Quais são as consequências se você acidentalmente expor informações pessoais misturando contas? E se um trabalho perder o prazo de envio? Se uma máquina falhar durante um trabalho de produção, como o operador reiniciará no local correto, evitando duplicatas ou documentos perdidos?
Custos de Controle
Você pode largar o terceiro turno? Quais trabalhos levam mais tempo para serem executados? Quanto tempo você gasta respondendo a perguntas sobre o status do trabalho ou do documento? Você pode reduzir as despesas de produção e postagem combinando trabalhos? Quando faz sentido financeiramente substituir equipamentos antigos?
Atração de Novos Negócios
Novos mercados, como o processamento de documentos controlados pela HIPAA, estariam acessíveis à sua organização se você tivesse rastreamento e controles melhores? Existem oportunidades para imprimir e inserir declarações variáveis de contagem de páginas? Todas as RFPs mais recentes exigem entrega de documentos multicanal e manutenção da preferência do cliente?
Melhorando o serviço
Responder mais rapidamente às perguntas dos clientes pode ajudar na retenção de clientes? As reimpressões automatizadas enviarão os documentos pelo correio um ou dois dias antes? Os alertas em tempo real permitiriam que o gerenciamento resolvesse problemas de produção antes que afetassem os clientes?
Qualquer um desses itens pode justificar a compra de uma solução ADF. A maioria das empresas vê melhorias em várias áreas, aproveitando ao máximo os recursos oferecidos pelas modernas fábricas automatizadas de documentos de hoje.
Investigando uma solução: identifique todas as partes interessadas
As operações de impressão, inserção e envio de documentos são partes interessadas óbvias nas mudanças que ocorrerão com a implementação do ADF. Mas a solução ADF também afetará vários outros grupos e departamentos. Outras entidades emprestarão recursos para o desenho e implementação da solução ADF. Grupos envolvidos típicos incluem:
- Tecnologia da Informação
- Controle de qualidade
- Atendimento ao cliente
- Jurídico/Regulamentar/Conformidade
- Finanças
- Marketing
- Atendimento ao Cliente
- Vendas
- Ramos de negócio
- Clientes
- Prestadores de Serviços Terceirizados
Tomando a decisão
Ao identificar suas necessidades e investigar possíveis soluções, considere os seguintes pontos:
Escopo do projeto
Você está procurando uma solução de local único ou precisa de um ADF para gerenciar o trabalho em vários locais? Os vários locais são executados de forma independente ou você equilibrará a carga de trabalho diária entre todos os sites? Quantos canais de distribuição você oferece suporte agora e como isso pode mudar? Você implementará o ADF simultaneamente com outros projetos importantes, como a conversão para jato de tinta?
Marcos e Prazos
Os clientes ou autoridades reguladoras estão impondo prazos? O que eles são? Como essas metas afetarão as prioridades do projeto?
Medição
Os dados de linha de base estão disponíveisilable? Como você medirá a eficácia do FAD? Você precisará de ajuda para identificar problemas e fazer ajustes?
Identificar problemas atuais
Existem problemas existentes, como documentos misturados, reimpressões, produtividade, programação ou erros no canal de distribuição? Você tem pontos cegos no fluxo de trabalho onde não consegue determinar o status de um documento ou trabalho?
Metas estratégicas
Os erros ou ineficiências estão retardando o crescimento? A satisfação do cliente está diminuindo? Sua empresa está se esforçando para fornecer aos clientes uma experiência de comunicação perfeita?
Opções de revisão
Quais recursos do ADF são mais importantes? Você pode implementar alguns agora e alguns mais tarde? São necessários investimentos em novos equipamentos ou é possível modificar o hardware atual? Você precisa de portais para seu departamento de atendimento ao cliente ou para clientes finais?
Avaliar risco
Qual é o efeito nas comunicações com o cliente se você não tomar nenhuma ação? As violações regulatórias são uma possibilidade? O projeto ADF pode continuar dentro do cronograma se seus recursos de TI forem reatribuídos?
Custos do projeto e oportunidades de economia
Considere aquisição, serviços profissionais, treinamento, modificação ou substituição de equipamentos, reduções de mão de obra, fluxo de caixa aprimorado, postagem mais baixa, melhor uso de equipamentos, redução de trabalho terceirizado etc. Cada organização que implementa uma fábrica automatizada de documentos pode ter objetivos diferentes para economizar dinheiro ou aproveitando novas oportunidades.
O mercado de hoje exige integridade e controle
Os centros de documentos e provedores de serviços de impressão estão descobrindo que os clientes esperam que seus fornecedores forneçam controles de rastreamento e integridade. Qualquer operação que lide com documentos que contenham dados confidenciais deve ter processos rígidos para evitar a exposição acidental de informações privadas de um cliente. Aplicativos complexos ampliam a necessidade de controles em nível de documento disponíveisilaatravés da tecnologia ADF.
Trabalhos que apresentam documentos com contagem de páginas variável, conteúdo de envelope correspondente, endereçamento em envelopes fechados ou dados variáveis impressos em duplex são especialmente vulneráveis a erros. É arriscado executar aplicativos como esses sem um sistema sofisticado de identificação e rastreamento.
Mesmo os aplicativos de marketing de mala direta exigem as medidas de integridade de documentos fornecidas pelos sistemas ADF. À medida que os aplicativos se tornam altamente personalizados, o risco de erro aumenta. A incompatibilidade de elementos de uma correspondência personalizada pode causar grandes dificuldades para o provedor de serviços ou para o centro de documentos interno, incluindo custos de retrabalho ou até mesmo a perda de uma conta.
À medida que os volumes gerais de correspondência diminuem devido a um direcionamento mais preciso e à migração para canais digitais, o valor de cada correspondência aumenta. Deixar de enviar correspondência para alguma parte da lista ou cometer erros que diminuem a capacidade das correspondências de produzir o resultado desejado fortalece a percepção do cliente de que a correspondência é muito cara. Muitos erros farão com que os remetentes considerem maneiras alternativas de se comunicar com seus clientes e possíveis clientes, diminuindo ainda mais o volume de correspondência.
Além dos benefícios óbvios de melhor qualidade de correspondência, custos mais baixos ou operações mais eficientes, as soluções ADF também podem abrir portas para novas oportunidades.
Rastreamento e controle aprimorados permitem que os centros de documentos considerem estratégias como tarefas domésticas e de combinação. Essas estratégias, geralmente habilitadas com ferramentas de reengenharia de documentos, como Crawford Technologies Operations Express, menores custos operacionais e despesas de postagem. Documentos reprojetados também podem aprimorar a experiência do cliente.
A distribuição multicanal é uma característica de todas as estratégias contemporâneas de comunicação com o cliente. Este é um alvo em movimento à medida que surgem novas tendências e tecnologias. Uma plataforma ADF flexível é essencial para fornecer a precisão e a capacidade de resposta exigidas pelas empresas que buscam se conectar com seus clientes em vários canais.
A complexidade de capturar, manter e agir de acordo com as preferências de comunicação do cliente, combinada com a necessidade de produzir documentos em vários formatos para dar suporte a canais físicos e digitais, requer uma fábrica de documentos automatizada. O crescimento esperado nos sistemas de entrega digital aumentará essa complexidade, portanto, os provedores de serviços e os centros de documentos internos precisam estar prontos.
Maior produtividade e maior controle podem possibilitar oportunidades de negócios. Com a capacidade de demonstrar graus mais altos de precisão, produtividade e qualidade por causa do ADF, as organizações podem descobrir que podem atrair clientes com volumes maiores ou aqueles com requisitos de retorno que não podiam atender anteriormente.
E, finalmente, as organizações podem usar os dados de comunicação com o cliente acumulados pelo ADF para avaliar toda a sua estratégia de comunicação com o cliente. Esta informação pode ajudar a garantir
as mensagens do cliente são consistentes, relevantes e necessárias. As empresas podem integrar o ADF com outros processos de negócios e levar o relacionamento com o cliente a um nível totalmente novo.
Ativadores ADF de Crawford Technologies
Fluxos de trabalho flexíveis com PRO Production Manager
Essa solução aberta e configurável permite o gerenciamento de automação de processos de ponta a ponta. Ele conecta fontes de dados, sistemas de composição, impressoras, insersores e o fluxo de correspondência, resultando em um fluxo de trabalho de produção contínuo.
Painel em tempo real com Alchem-e™
O sistema Alchem-e, available como um módulo integrado para outras soluções da CrawfordTech, fornece um painel baseado na Web fácil de usar que fornece informações em tempo real sobre o status do trabalho, com relatórios e métricas personalizáveis para fornecer informações sobre os principais indicadores de desempenho.
Experiência do cliente com PRO Preference Manager
As estratégias de experiência do cliente (CX) dependem de colocar mais controle nas mãos dos clientes. Com PRO Preference Manager, os destinatários dos documentos podem gerenciar suas próprias preferências por meio dos portais da Web seguros de nossos clientes. PRO Production Manager em seguida, coloca essas informações para trabalhar, direcionando os documentos para os canais de entrega atualmente selecionados no momento da produção.
Documentos acessíveis
É mais importante do que nunca fornecer documentos em formatos acessíveis para a crescente população de cegos, deficientes visuais e deficientes cognitivos. Com nossas soluções, os clientes podem automatizar a criação e entrega de documentos informativos como
PDF acessível, HTML5 acessível e outros formatos. A conversão para formatos acessíveis torna-se um componente integrado do fluxo de trabalho de produção.
Resumo
A escolha do fornecedor de ADF certo requer a comparação dos requisitos e prioridades do produtor de documentos com os recursos e pontos fortes individuais das soluções sob
consideração. Às vezes, a melhor combinação será nossa PRO Production Manager, possivelmente em conjunto com outras soluções da CrawfordTech e de terceiros. Em outras situações, outro produto pode ser melhor. Seja qual for a escolha, uma fábrica de documentos automatizada bem escolhida ajudará qualquer operação a reduzir custos, aumentar a qualidade e melhorar a produtividade.
