Przedsiębiorstwa mają wiele powodów, aby rozważyć zainstalowanie Automatycznej Fabryki Dokumentów (ADF). Korzyści płynące z kontroli, odpowiedzialności, danych analitycznych, powiadomień o alertach, poprawy produktywności i ograniczania kosztów są ważne dla prawie wszystkich organizacji, które tworzą i rozpowszechniają komunikację z klientami. Przedsiębiorstwa, które nie oferują tej funkcjonalności, niezależnie od tego, czy korzystają z usług zewnętrznych dostawców, czy też z wewnętrznych centrów dokumentów, będą miały trudności z obsługą ważnych dla ich klientów aplikacji związanych z dokumentami.
Firmy interesują się technologią ADF z powodu oczywistych problemów, takich jak incydenty z mieszanymi dokumentami konta, nieprzestrzeganie umów SLA lub utrata klientów na rzecz konkurentów, którzy oferują korzyści i bezpieczeństwo zapewniane przez ADF.
Innym razem firmy postrzegają technologię ADF jako kluczowy czynnik rozwoju biznesu, który umożliwia im wejście na nowe rynki lub dostarczanie klientom lepszych produktów.
Czy ADF może przynieść korzyści Twojej firmie?
Ocena ryzyka
Jakie są konsekwencje przypadkowego ujawnienia danych osobowych przez pomieszanie kont? Co się stanie, jeśli zadanie nie dotrzyma terminu wysłania? Jeśli maszyna ulegnie awarii podczas zadania produkcyjnego, w jaki sposób operator zrestartuje się we właściwym miejscu, unikając duplikatów lub pominiętych dokumentów?
Kontrolowanie kosztów
Możesz zrezygnować z trzeciej zmiany? Które zadania trwają najdłużej? Ile czasu poświęcasz na gonienie zapytań o status pracy lub dokumentu? Czy można zmniejszyć koszty produkcji i wysyłki, łącząc zadania? Kiedy wymiana starzejącego się sprzętu ma sens finansowy?
Przyciąganie nowego biznesu
Czy nowe rynki, takie jak przetwarzanie dokumentów kontrolowanych przez HIPAA, byłyby dostępne dla Twojej organizacji, gdybyś miał lepsze śledzenie i kontrole? Czy istnieje możliwość drukowania i wstawiania wyciągów ze zmienną liczbą stron? Czy wszystkie najnowsze zapytania ofertowe wymagają wielokanałowego dostarczania dokumentów i utrzymania preferencji klienta?
Poprawa usługi
Czy szybsze odpowiadanie na zapytania klientów może pomóc w utrzymaniu klientów? Czy automatyczne przedruki dostarczą dokumenty pocztą dzień lub dwa wcześniej? Czy alerty w czasie rzeczywistym umożliwiłyby kierownictwu rozwiązanie problemów produkcyjnych, zanim wpłyną one na klientów?
Każdy z tych elementów może uzasadniać zakup rozwiązania ADF. Większość firm widzi ulepszenia w wielu obszarach dzięki pełnemu wykorzystaniu możliwości oferowanych przez współczesne, zautomatyzowane fabryki dokumentów.
Badanie rozwiązania: Zidentyfikuj wszystkich interesariuszy
Operacje drukowania, wstawiania i wysyłania dokumentów są oczywistymi udziałowcami zmian, które nastąpią po wdrożeniu ADF. Ale rozwiązanie ADF wpłynie również na kilka innych grup i działów. Inne podmioty udostępnią zasoby na zaprojektowanie i wdrożenie rozwiązania ADF. Typowe zaangażowane grupy obejmują:
- Technologia informacyjna
- Kontrola jakości
- Customer Experience
- Prawne/Regulacyjne/Zgodność
- Finanse
- Marketing
- Obsługa klienta
- Obroty
- Linie biznesowe
- klientów
- Dostawcy usług outsourcingowych
Podejmowanie decyzji
Określając swoje potrzeby i badając możliwe rozwiązania, rozważ następujące kwestie:
Zakres projektu
Szukasz rozwiązania dla jednej lokalizacji lub potrzebujesz ADF do zarządzania pracą w wielu lokalizacjach? Czy wiele lokalizacji działa niezależnie, czy też zrównoważysz codzienne obciążenie pracą we wszystkich lokalizacjach? Ile kanałów dystrybucji obsługujecie teraz i jak może się to zmienić? Czy wdrożysz ADF równolegle z innymi dużymi projektami, takimi jak przejście na druk atramentowy?
Kamienie milowe i terminy
Czy klienci lub organy regulacyjne narzucają terminy? Czym oni są? W jaki sposób cele te wpłyną na priorytety projektu?
Pomiary
Czy dane bazowe są available? Jak zmierzysz skuteczność ADF? Czy potrzebujesz pomocy w zidentyfikowaniu problemów i wprowadzeniu poprawek?
Zidentyfikuj bieżące problemy
Czy istnieją problemy, takie jak pomieszane dokumenty, przedruki, produktywność, harmonogramy lub błędy kanałów dystrybucji? Czy masz martwe punkty w przepływie pracy, w których nie możesz określić statusu dokumentu lub zadania?
Cele strategiczne
Czy błędy lub nieefektywność hamują wzrost? Czy zadowolenie klientów spada? Czy Twoja firma stara się zapewnić klientom bezproblemową komunikację?
Opcje recenzji
Które funkcje automatycznego podajnika dokumentów są najważniejsze? Czy możesz wdrożyć niektóre teraz, a niektóre później? Czy konieczne są inwestycje w nowy sprzęt, czy też można zmodyfikować obecny sprzęt? Potrzebujesz portali dla swojego działu obsługi klienta lub dla klientów końcowych?
Oceń ryzyko
Jaki będzie wpływ na komunikację z klientami, jeśli nie podejmiesz żadnych działań? Czy naruszenia przepisów są możliwe? Czy projekt ADF może być kontynuowany zgodnie z harmonogramem, jeśli Twoje zasoby IT zostaną ponownie przydzielone?
Koszty projektu i możliwości oszczędności
Rozważ przejęcie, profesjonalne usługi, szkolenie, modyfikację lub wymianę sprzętu, redukcję siły roboczej, poprawę przepływu środków pieniężnych, niższe opłaty pocztowe, lepsze wykorzystanie sprzętu, ograniczenie pracy zlecanej na zewnątrz itp. Każda organizacja wdrażająca zautomatyzowaną fabrykę dokumentów może mieć inne cele w zakresie oszczędzania pieniędzy lub korzystając z nowych możliwości.
Dzisiejszy rynek wymaga uczciwości i kontroli
Centra dokumentów i dostawcy usług drukowania odkrywają, że klienci oczekują, że ich dostawcy zapewnią śledzenie i kontrolę integralności. Każda operacja, która obsługuje dokumenty zawierające poufne dane, musi mieć żelazne procesy, aby zapobiec przypadkowemu ujawnieniu prywatnych informacji klienta. Złożone aplikacje zwiększają potrzebę kontroli na poziomie dokumentu available za pomocą technologii ADF.
Zadania zawierające dokumenty o zmiennej liczbie stron, dopasowaną zawartość kopert, adresowanie na kopertach zamkniętych lub zmienne dane drukowane w trybie dwustronnym są szczególnie podatne na błędy. Uruchomienie takich aplikacji bez zaawansowanego systemu identyfikacji i śledzenia jest ryzykowne.
Nawet aplikacje marketingu bezpośredniego wymagają środków integralności dokumentów zapewnianych przez systemy ADF. W miarę jak aplikacje stają się mocno spersonalizowane, wzrasta ryzyko błędów. Niedopasowanie elementów spersonalizowanej przesyłki może przysporzyć usługodawcy lub wewnętrznemu centrum dokumentów wielu trudności, łącznie z kosztami przeróbek, a nawet utratą konta.
Wraz ze spadkiem ogólnej liczby przesyłek z powodu bardziej precyzyjnego targetowania i migracji do kanałów cyfrowych wartość każdej przesyłki rośnie. Niewysyłanie poczty do jakiejś części listy lub popełnianie błędów, które zmniejszają zdolność przesyłek pocztowych do uzyskania pożądanego rezultatu, wzmacnia przekonanie klientów, że poczta jest zbyt droga. Zbyt wiele błędów spowoduje, że osoby wysyłające pocztę będą rozważać alternatywne sposoby komunikowania się ze swoimi klientami i potencjalnymi klientami, co jeszcze bardziej zmniejszy liczbę przesyłek.
Poza oczywistymi korzyściami w postaci lepszej jakości poczty, niższych kosztów lub wydajniejszej pracy, rozwiązania ADF mogą również otworzyć drzwi do nowych możliwości.
Ulepszone śledzenie i kontrola pozwalają centrom dokumentów uwzględniać strategie, takie jak prowadzenie gospodarstwa domowego i mieszanie zadań. Strategie te, często możliwe dzięki narzędziom do przebudowy dokumentów, takim jak Crawford Technologies Operations Express, niższe koszty operacyjne i koszty wysyłki. Przeprojektowane dokumenty mogą również poprawić jakość obsługi klienta.
Dystrybucja wielokanałowa jest cechą wszystkich współczesnych strategii komunikacji z klientem. Jest to ruchomy cel, ponieważ pojawiają się nowe trendy i technologie. Elastyczna platforma ADF jest niezbędna, aby zapewnić dokładność i szybkość reakcji wymaganą przez firmy, które chcą kontaktować się ze swoimi klientami za pośrednictwem wielu kanałów.
Złożoność pozyskiwania, utrzymywania i działania na podstawie preferencji komunikacyjnych klienta, połączona z koniecznością drukowania dokumentów w wielu formatach w celu obsługi kanałów fizycznych i cyfrowych, wymaga zautomatyzowanej fabryki dokumentów. Oczekiwany rozwój cyfrowych systemów dostaw zwiększy tę złożoność, dlatego dostawcy usług i zakładowe centra dokumentów muszą być na to przygotowane.
Wyższa produktywność i większa kontrola mogą stworzyć możliwości biznesowe. Dzięki możliwości zademonstrowania wyższego stopnia dokładności, produktywności i jakości dzięki ADF, organizacje mogą przekonać się, że mogą przyciągnąć klientów z większymi wolumenami lub tymi, którzy mają wymagania dotyczące realizacji, których wcześniej nie mogli obsłużyć.
I wreszcie, organizacje mogą wykorzystywać dane dotyczące komunikacji z klientami zgromadzone przez ADF do oceny całej swojej strategii komunikacji z klientami. Te informacje mogą pomóc w zapewnieniu
komunikaty klientów są spójne, istotne i konieczne. Firmy mogą zintegrować ADF z innymi procesami biznesowymi i przenieść relacje z klientami na zupełnie nowy poziom.
Aktywatory ADF z Crawford Technologies
Elastyczne przepływy pracy z PRO Production Manager
To otwarte, konfigurowalne rozwiązanie umożliwia kompleksowe zarządzanie automatyzacją procesów. Łączy źródła danych, systemy składu, drukarki, wkładki i strumień poczty, zapewniając bezproblemowy przepływ pracy produkcyjnej.
Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym z Alchem-e ™
System Alchem-e, available jako zintegrowany moduł z innymi rozwiązaniami CrawfordTech, zapewnia łatwy w użyciu pulpit nawigacyjny oparty na sieci Web, który dostarcza w czasie rzeczywistym informacji o statusie zadania, z dostosowywalnymi raportami i wskaźnikami zapewniającymi wgląd w kluczowe wskaźniki wydajności.
Doświadczenie klienta z PRO Preference Manager
Strategie obsługi klienta (CX) opierają się na oddaniu większej kontroli w ręce klientów. Z PRO Preference Manager, odbiorcy dokumentów mogą zarządzać własnymi preferencjami za pośrednictwem bezpiecznych portali internetowych naszych klientów. PRO Production Manager następnie wykorzystuje te informacje do pracy, kierując dokumenty do aktualnie wybranych kanałów dostawy w czasie produkcji.
Dostępne dokumenty
Dostarczanie dokumentów w przystępnych formatach dla rosnącej populacji osób niewidomych, niedowidzących i upośledzonych poznawczo jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Dzięki naszym rozwiązaniom klienci mogą zautomatyzować tworzenie i dostarczanie dokumentów w takich informacjach
Dostępny PDF, dostępny HTML5 i inne formaty. Konwersja do dostępnych formatów staje się integralną częścią procesu produkcyjnego.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego dostawcy ADF wymaga porównania wymagań i priorytetów producenta dokumentów z indywidualnymi cechami i mocnymi stronami oferowanych rozwiązań
namysł. Czasami najlepszym meczem będzie nasz PRO Production Manager, ewentualnie w połączeniu z innymi rozwiązaniami firmy CrawfordTech i innych firm. W innych sytuacjach lepszy może być inny produkt. Niezależnie od wyboru, dobrze dobrana zautomatyzowana fabryka dokumentów pomoże każdej operacji obniżyć koszty, podnieść jakość i zwiększyć produktywność.
