Wprowadzenie
Branża ubezpieczeniowa jest obecnie jedną z najbardziej intensywnych branż. Ubezpieczyciele każdego dnia tworzą i rozpowszechniają miliony dokumentów dotyczących polis, zawiadomień o odnowieniu i zestawieniach świadczeń, a także mnóstwo korespondencji z przepisami, klientami i kontami. Sama ilość informacji, które muszą być przetwarzane wraz z rosnącą złożonością systemów informatycznych przedsiębiorstwa, sprawia, że zarządzanie całą tą zawartością jest niekończącym się wyzwaniem.
Jednocześnie ograniczenia regulacyjne stają się coraz bardziej rygorystyczne i stale ewoluują. Niepewność co do specyfiki legislacji oraz często chaotyczne uwarunkowania geopolityczne sprawiają, że zapewnienie zgodności staje się coraz trudniejszym przedsięwzięciem, zwłaszcza jeśli organizacja prowadzi działalność ponad granicami regionalnymi lub krajowymi.
Ubezpieczyciele muszą również dotrzymać kroku „transformacji cyfrowej”. Podczas gdy wiele innych branż, takich jak usługi finansowe i produkcja, staje się coraz bardziej cyfrowych, dziedzictwo papieru jest głęboko zakorzenione w branży ubezpieczeniowej. Dokumenty dotyczące polityki i ujawnienia w większości pozostają drukowane na papierze; podczas gdy coraz większa ilość czynności transakcyjnych, takich jak fakturowanie, planowanie i przypomnienia, przeszła na technologię cyfrową. W rezultacie zarządzanie tą mieszanką treści papierowych i cyfrowych jest wyjątkowo istotnym wyzwaniem dla firm ubezpieczeniowych.
Jak firmy ubezpieczeniowe mogą sprostać temu wyzwaniu? Crawford Technologies oferuje pakiet rozwiązań i usług, które mogą pomóc w usprawnieniu operacji na te ważne sposoby.
Zobowiązania
Nie jest tajemnicą, że zgodność z przepisami jest głównym problemem każdej organizacji ubezpieczeniowej. Ryzyka wynikające z ciągle zmieniających się przepisów dotykają ubezpieczycieli na całym świecie. Przychodzi na myśl ustawa o przystępnej cenie, podobnie jak zasada prywatności HIPAA i ustawa o ochronie konsumentów Dodda-Franka, jako ważne akty prawne Stanów Zjednoczonych, które napędzają branżę. Poza Stanami Zjednoczonymi standardy, takie jak RODO, przepisy brytyjskiego Urzędu ds. Usług Finansowych w zakresie ubezpieczeń dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej oraz wytyczne Kanadyjskiego Stowarzyszenia Ubezpieczeń na Życie i Zdrowie kształtują oczekiwania branży w zakresie zgodności.
Jeśli chodzi o zgodność, wiele uwagi poświęca się archiwizacji i zarządzaniu dokumentacją. To, które dokumenty i zapisy są zapisywane i na jak długo, to typowe aspekty zarządzania treścią i zgodności z przepisami. Zasadniczo dokumenty polisy ubezpieczeniowej w USA muszą być archiwizowane przez trzy lata po wygaśnięciu polisy. Retencja dla polis ubezpieczeniowych na życie wzrasta do siedmiu lat po zakończeniu życia posiadacza polisy. Pomnóż to przez liczbę dokumentów związanych z każdą polisą i roczny cykl dokumentów wystawianych w wielu branżach, a wynik jest taki, że firmy ubezpieczeniowe mają bardzo długie i skomplikowane wymagania dotyczące zarządzania dokumentacją i przechowywania dokumentów, którymi należy skutecznie zarządzać lub ryzyko niezgodności.
Przypadek użycia
Nasza współpraca z IF Insurance jest jednym z przykładów tego, jak Crawford Tech pomaga firmom ubezpieczeniowym zapewnić zgodność. IF Insurance to ubezpieczenie majątkowe i wypadkowe zlokalizowane w Finlandii, obsługujące około 3.8 miliona klientów w Skandynawii, w tym w Szwecji, Norwegii, Finlandii i Rosji. Ich istniejące systemy zawierały ponad 150 milionów dokumentów, które muszą być przechowywane przez co najmniej 11 lat, aby zachować zgodność z odpowiednimi lokalnymi przepisami dotyczącymi dokumentów polis ubezpieczeniowych. W rezultacie znalezienie skutecznej metody konwersji i migracji tych dokumentów do formatu PDF/A było dla nich bardzo ważne. Nasz PRO Archiver rozwiązanie zostało użyte do konsolidacji wielu różnych repozytoriów, a wszystkie 150 milionów dokumentów zostało przeniesionych i przekonwertowanych z formatu AFP na format PDF/A w celu długoterminowego przechowywania i wyszukiwania. Przeczytaj więcej o ubezpieczeniu IF tutaj.
dostępność
Dostępność dokumentów to coraz większy problem firm ubezpieczeniowych. Ponad 285 milionów ludzi na całym świecie jest niedowidzących. Ponad 30 milionów ludzi w Ameryce Północnej żyje z wadami wzroku, a według National Eye Institute liczba ta ma się podwoić do 2020 r. ze względu na starzenie się pokolenia wyżu demograficznego. Dla osób niedowidzących możliwość dostępu do rachunków, wyciągów i innych dokumentów transakcyjnych oznacza większą niezależność i satysfakcję klienta. Dla firm przyjmowanie klientów niedowidzących jest nie tylko dobrym biznesem, jest wymagane przez prawo federalne.
Amerykańska ustawa o dyskryminacji osób niepełnosprawnych, sekcja 508, wymaga od firm dostosowania sposobu świadczenia usług, tak aby osoby niepełnosprawne mogły z nich korzystać. Inne przykłady ustawodawstwa międzynarodowego obejmują brytyjską ustawę o równości, ustawę o dostępności dla mieszkańców Ontario z niepełnosprawnościami (AODA) oraz ustawę o dostępności dla manitoban (AMA) w Kanadzie. W wielu innych krajach trwają prace nad zaostrzeniem przepisów, które nakładają na organizacje większy obowiązek udostępniania dokumentów na szerszą skalę.
Przypadek użycia
Niedawno współpracowaliśmy z dużą, uznaną w całym kraju firmą ubezpieczeniową, która musiała zapewnić dostępne dokumenty, aby zachować zgodność z amerykańskimi wymogami dotyczącymi dostępności technologii informacyjnych i komunikacyjnych (powszechnie znanych jako „odświeżenie sekcji 508” ustawy o rehabilitacji), które zabraniają wykonawcom federalnym i podwykonawców przed dyskryminacją osób niepełnosprawnych. Praktycznie cała ich interakcja z klientem i komunikacja były oparte na sieci i były przechowywane w systemie zarządzania treścią przedsiębiorstwa. Firma potrzebowała rozwiązania, które integrowałoby się z jej systemem archiwizacji i automatycznie konwertowało format AFP zarówno na dostępne formaty PDF, jak i dostępne formaty HTML5. Wykorzystują architekturę CrawfordTech MasterONE do ułatwień dostępu, która konwertuje do obu formatów z jednej konfiguracji. Gdy klienci zażądają dokumentu PDF lub HTML5 z ułatwieniami dostępu, system konwertuje go w locie — natychmiast dostarczając klientowi to, czego potrzebuje, przy jednoczesnym zachowaniu oryginalnego pliku w archiwum systemowym.
Digitalizacja
Wydaje się, że każda branża ma pilny cel, jakim jest pozbycie się papieru, automatyzacja procesów i digitalizacja komunikacji. Transformacja cyfrowa nie jest jednak łatwa dla organizacji ubezpieczeniowych, które muszą radzić sobie z nieprzeniknioną mieszanką treści drukowanych i cyfrowych.
Rzeczywiście, klienci mogą być bardzo wymagający, jeśli chodzi o sposób, w jaki chcą, aby ich komunikacja była dostarczana; czasami oznacza to zawartość cyfrową, podczas gdy innym razem preferowany jest zwykły stary papier. Na przykład możesz chcieć, aby Twoje miesięczne rachunki przychodziły elektronicznie i były opłacane elektronicznie… ale nadal chcesz, aby dokumenty polisy były drukowane i wysyłane pocztą. Otrzymywanie informacji o terminach wizyt w wiadomości e-mail lub SMS to świetna usługa, ale bardzo niewielu klientów chce czytać swoje dokumenty polisowe na smartfonie.
Rezultatem jest połączenie treści drukowanych i cyfrowych, którymi należy efektywnie zarządzać i zgodnie z preferencjami użytkownika. Oznacza to o wiele więcej krojenia i krojenia różnych rodzajów komunikacji, co wymaga wbudowania większego stopnia elastyczności i zwinności w systemy zarządzania treścią.
Przypadek użycia
The Economical Insurance Group korzysta z CrawfordTech Riptide w celu poprawy reakcji serwisu i wydajności organizacji poprzez konwersję dokumentów Metacode przechowywanych w ich repozytorium treści do formatu PDF w celu prezentacji online. Obejmuje to samoobsługę
repozytorium online dla brokerów. Pomysł polegał na umożliwieniu brokerom przejścia na środowisko bez papieru przy jednoczesnym kontrolowaniu kosztów drukowania i wysyłki. Wielu brokerów skanowało dokumenty, a następnie niszczyło te strony, aby wprowadzić je do przepływu pracy bez papieru. Skutkowało to niepotrzebnymi kosztami związanymi z drukowaniem i wysyłaniem dokumentów, a także ponoszeniem przez brokera kosztów związanych ze sprzętem, systemami i nakładem pracy potrzebnej do skanowania i digitalizacji dokumentów po ich otrzymaniu.
Moving Forward
Crawford Technologies ma wyjątkowe kwalifikacje, aby pomagać organizacjom ubezpieczeniowym w rozwiązywaniu krytycznych aspektów zgodności z przepisami, dostępności dokumentów i transformacji cyfrowej. Nasze wielokrotnie nagradzane portfolio rozwiązań do zarządzania treścią ma zastosowanie w zakresie drukowania, archiwizacji, przeprojektowywania i prezentacji przy wysokim stopniu elastyczności. Żadna inna firma nie ma tak głębokiego i szerokiego doświadczenia w zarządzaniu treścią.
Ale jak widzisz, nie musisz nam wierzyć na słowo. Te i inne przypadki użycia to tylko niektóre z historii, które pokazują, jak pomogliśmy ponad 1,800 organizacjom na całym świecie spełnić coraz surowsze wymagania dotyczące zgodności z przepisami, sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu na dostępne dokumenty oraz wykorzystać zaawansowane techniki i usprawnienia procesów, któreilable dzięki transformacji cyfrowej.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Wystarczy kliknąć tutaj, aby umówić się na bezpłatną, niezobowiązującą konsultację lub wizytę CrawfordTech.com.
