Ondernemingen hebben veel redenen om te overwegen een Automated Document Factory (ADF) te installeren. De voordelen van controle, verantwoording, analysegegevens, waarschuwingsmeldingen, productiviteitsverbeteringen en kostenbeheersing zijn belangrijk voor bijna alle organisaties die klantcommunicatie creëren en verspreiden. Operations die deze functionaliteit niet bieden, of het nu gaat om outsourcing van providers of interne documentcentra, zullen het moeilijk vinden om de documentapplicaties te ondersteunen die belangrijk zijn voor hun klanten.
Bedrijven raken geïnteresseerd in ADF-technologie vanwege duidelijke pijnpunten, zoals incidenten met gemengde accountdocumenten, het niet nakomen van SLA's of het verliezen van zaken aan concurrenten die de voordelen en veiligheid bieden die ADF's bieden.
Andere keren zien bedrijven ADF-technologie als een cruciale factor voor bedrijfsgroei waarmee ze nieuwe markten kunnen betreden of een beter product aan hun klanten kunnen leveren.
Kan een ADF uw bedrijf ten goede komen?
Risico's inschatten
Wat zijn de gevolgen als u per ongeluk persoonlijke informatie vrijgeeft door accounts te mixen? Wat als een vacature een maildeadline mist? Als een machine uitvalt tijdens een productietaak, hoe kan de operator dan opnieuw opstarten op de juiste plaats om duplicaten of gemiste documenten te voorkomen?
Kosten beheersen
Kun je de derde shift laten vallen? Welke taken duren het langst? Hoeveel tijd besteedt u aan het najagen van vragen over de status van een opdracht of document? Kun je productie- en verzendkosten verlagen door taken te combineren? Wanneer is het financieel zinvol om verouderde apparatuur te vervangen?
New Business aantrekken
Zouden nieuwe markten, zoals het verwerken van door HIPAA gecontroleerde documenten, toegankelijk zijn voor uw organisatie als u betere tracking en controles had? Zijn er mogelijkheden om afschriften met een variabel aantal pagina's af te drukken en in te voegen? Vereisen alle nieuwste RFP's documentlevering via meerdere kanalen en onderhoud van klantvoorkeuren?
Dienstverlening verbeteren
Kan sneller reageren op vragen van klanten helpen bij het behouden van klanten? Zullen geautomatiseerde herdrukken documenten een dag of twee eerder op de post doen? Zouden real-time waarschuwingen het management in staat stellen om productieproblemen op te lossen voordat ze gevolgen hebben voor klanten?
Elk van deze items kan de aanschaf van een ADF-oplossing rechtvaardigen. De meeste bedrijven zien verbeteringen op meerdere gebieden door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden die de moderne geautomatiseerde documentfabrieken van vandaag bieden.
Een oplossing onderzoeken: Identificeer alle belanghebbenden
Het printen, invoegen en verzenden van documenten zijn voor de hand liggende belanghebbenden bij de veranderingen die voortkomen uit een ADF-implementatie. Maar de ADF-oplossing zal ook gevolgen hebben voor verschillende andere groepen en afdelingen. Andere entiteiten zullen middelen lenen voor het ontwerp en de implementatie van de ADF-oplossing. Typische betrokken groepen zijn onder meer:
- Informatie Technologie
- Kwaliteitscontrole
- Customer Experience
- Wettelijk/reglementair/naleving
- Financiering
- Marketing
- Klantenservice
- SOLDEN
- Zakelijke lijnen
- Klanten
- Dienstverleners uitbesteden
De beslissing nemen
Houd bij het identificeren van uw behoeften en het onderzoeken van mogelijke oplossingen rekening met de volgende punten:
Doel van het project
Bent u op zoek naar een oplossing voor één locatie of heeft u een ADF nodig om werk op meerdere locaties te beheren? Worden de meerdere locaties onafhankelijk beheerd of verdeelt u de dagelijkse werklast over alle locaties? Hoeveel distributiekanalen ondersteunt u nu en hoe zou dit kunnen veranderen? Implementeert u de ADF gelijktijdig met andere grote projecten, zoals de omschakeling naar inkjet?
Mijlpalen en deadlines
Leggen klanten of regelgevende instanties deadlines op? Wat zijn ze? Welke invloed hebben deze doelstellingen op de projectprioriteiten?
maat
Zijn basisgegevens available? Hoe gaat u de effectiviteit van ADF meten? Heeft u hulp nodig bij het identificeren van problemen en het maken van aanpassingen?
Identificeer huidige problemen
Zijn er bestaande problemen zoals gemengde documenten, herdrukken, productiviteit, planning of distributiekanaalfouten? Heeft u blinde vlekken in de workflow waardoor u de status van een document of een opdracht niet kunt bepalen?
Strategische doelen
Vertragen fouten of inefficiënties de groei? Neemt de klanttevredenheid af? Streeft uw bedrijf ernaar om klanten een naadloze communicatie-ervaring te bieden?
Bekijk opties
Welke ADF-functies zijn het belangrijkst? Kun je sommige nu en sommige later implementeren? Zijn investeringen in nieuwe apparatuur nodig of kunt u huidige hardware aanpassen? Heeft u portalen nodig voor uw klantenservice of voor eindklanten?
Beoordeel het risico
Wat is het effect op de klantcommunicatie als u geen actie onderneemt? Zijn overtredingen van regelgeving een mogelijkheid? Kan het ADF-project volgens schema doorgaan als uw IT-middelen opnieuw worden toegewezen?
Projectkosten en besparingsmogelijkheden
Denk aan aanschaf, professionele services, training, aanpassing of vervanging van apparatuur, personeelsvermindering, verbeterde cashflow, lagere verzendkosten, beter gebruik van apparatuur, vermindering van uitbesteed werk, enz. Elke organisatie die een geautomatiseerde documentfabriek implementeert, kan verschillende doelstellingen hebben om geld te besparen of profiteren van nieuwe kansen.
De huidige markt vraagt om integriteit en controle
Documentcentra en printserviceproviders merken dat klanten van hun leveranciers verwachten dat ze tracking- en integriteitscontroles bieden. Elke operatie die documenten behandelt die gevoelige gegevens bevatten, moet ijzersterke processen hebben om te voorkomen dat per ongeluk de privégegevens van een klant worden onthuld. Complexe toepassingen vergroten de behoefte aan besturingselementen op documentniveau availavia ADF-technologie.
Taken met documenten met een variabel aantal pagina's, overeenkomende inhoud van enveloppen, adressering op gesloten enveloppen of dubbelzijdig afgedrukte variabele gegevens zijn bijzonder kwetsbaar voor fouten. Applicaties als deze zijn riskant om te gebruiken zonder een geavanceerd identificatie- en trackingsysteem.
Zelfs marketingtoepassingen voor direct mail vereisen de maatregelen voor documentintegriteit die worden geboden door ADF-systemen. Naarmate applicaties sterk gepersonaliseerd worden, neemt het foutrisico toe. Niet-overeenkomende elementen van een gepersonaliseerd poststuk kunnen de dienstverlener of het interne documentcentrum veel problemen opleveren, inclusief kosten voor herbewerking of zelfs het verlies van een account.
Naarmate de totale postvolumes dalen als gevolg van nauwkeurigere targeting en migratie naar digitale kanalen, stijgt de waarde van elk poststuk. Het niet mailen naar een deel van de lijst of het maken van fouten die het vermogen van poststukken verminderen om het gewenste resultaat te produceren, versterkt de perceptie van klanten dat post te duur is. Te veel fouten zullen ertoe leiden dat mailers alternatieve manieren overwegen om met hun klanten en prospects te communiceren, waardoor de postvolumes verder afnemen.
Naast de duidelijke voordelen van verbeterde postkwaliteit, lagere kosten of efficiëntere operaties, kunnen ADF-oplossingen ook de deur openen naar nieuwe kansen.
Verbeterde tracking en controle stelt documentcentra in staat om strategieën te overwegen, zoals het huishouden en het combineren van taken. Deze strategieën, die vaak mogelijk worden gemaakt met hulpmiddelen voor het herontwerpen van documenten, zoals Crawford Technologies Operations Express, lagere operationele kosten en verzendkosten. Opnieuw ontworpen documenten kunnen ook de klantervaring verbeteren.
Distributie via meerdere kanalen is een kenmerk van alle hedendaagse klantcommunicatiestrategieën. Dit is een bewegend doel naarmate nieuwe trends en technologieën opduiken. Een flexibel ADF-platform is essentieel om de nauwkeurigheid en responsiviteit te bieden die bedrijven nodig hebben om via meerdere kanalen in contact te komen met hun klanten.
De complexiteit van het vastleggen, onderhouden en reageren op de communicatievoorkeuren van klanten, gecombineerd met de noodzaak om documenten in meerdere formaten uit te voeren ter ondersteuning van fysieke en digitale kanalen, vereist een geautomatiseerde documentfabriek. De verwachte groei van digitale leveringssystemen zal deze complexiteit vergroten, dus dienstverleners en interne documentcentra moeten er klaar voor zijn.
Hogere productiviteit en meer controle kunnen zakelijke kansen bieden. Met de mogelijkheid om hogere niveaus van nauwkeurigheid, productiviteit en kwaliteit aan te tonen dankzij de ADF, kunnen organisaties merken dat ze klanten kunnen aantrekken met grotere volumes of klanten met doorloopvereisten die ze voorheen niet konden ondersteunen.
En ten slotte kunnen organisaties klantcommunicatiegegevens die door de ADF zijn verzameld, gebruiken om hun volledige klantcommunicatiestrategie te beoordelen. Deze informatie kan helpen verzekeren
klantboodschappen consistent, relevant en noodzakelijk zijn. Bedrijven kunnen de ADF integreren met andere bedrijfsprocessen en klantrelaties naar een geheel nieuw niveau tillen.
ADF-enablers van Crawford Technologies
Flexibele workflows met PRO Production Manager
Deze open, configureerbare oplossing maakt end-to-end procesautomatiseringsbeheer mogelijk. Het overbrugt databronnen, compositiesystemen, printers, inserters en de mailstroom, wat resulteert in een naadloze productieworkflow.
Realtime dashboard met Alchem-e™
Het Alchem-e-systeem, available als een geïntegreerde module voor andere CrawfordTech-oplossingen, biedt een gebruiksvriendelijk webgebaseerd dashboard dat real-time informatie geeft over de taakstatus, met aanpasbare rapporten en statistieken om inzicht te geven in de belangrijkste prestatie-indicatoren.
Klantervaring met PRO Preference Manager
Customer experience (CX)-strategieën draaien om meer controle in de handen van klanten. Met PRO Preference Manager, documentontvangers kunnen hun eigen voorkeuren beheren via de beveiligde webportals van onze klanten. PRO Production Manager zet deze informatie vervolgens aan het werk en stuurt documenten tijdens de productie naar de momenteel geselecteerde leveringskanalen.
Toegankelijke documenten
Het is belangrijker dan ooit om documenten in toegankelijke formaten aan te bieden voor de groeiende populatie van blinde, slechtziende en cognitief gehandicapte personen. Met onze oplossingen kunnen klanten het maken en afleveren van documenten automatiseren in formaten zoals
Toegankelijke PDF, toegankelijke HTML5 en andere indelingen. Conversie naar toegankelijke formaten wordt een geïntegreerd onderdeel van de productieworkflow.
Samengevat
Het kiezen van de juiste ADF-leverancier vereist een vergelijking van de vereisten en prioriteiten van de documentproducent met de individuele kenmerken en sterke punten van de onderliggende oplossingen
overweging. Soms is de beste match onze PRO Production Manager, mogelijk in combinatie met andere CrawfordTech-oplossingen en oplossingen van derden. In andere situaties kan een ander product een betere keuze zijn. Wat u ook kiest, een goed gekozen geautomatiseerde documentfabriek helpt bij het verlagen van de kosten, het verhogen van de kwaliteit en het verbeteren van de productiviteit.
