Introductie
De verzekeringssector is tegenwoordig een van de meest inhoudsintensieve sectoren. Verzekeraars creëren en verspreiden elke dag miljoenen polisdocumenten, kennisgevingen van verlenging en uitkeringsoverzichten, samen met een groot aantal regelgevende, klant- en rekeningcorrespondentie. De enorme hoeveelheid informatie die moet worden verwerkt, samen met de groeiende complexiteit van bedrijfsinformatiesystemen, maakt het beheer van al die inhoud tot een nooit eindigende uitdaging.
Tegelijkertijd worden de wettelijke beperkingen steeds strenger en evolueren ze voortdurend. De onzekerheid met betrekking tot de specifieke kenmerken van de wetgeving en de vaak chaotische geopolitieke omstandigheden maken het steeds moeilijker om naleving te garanderen, vooral als de organisatie zaken doet over regionale of nationale grenzen heen.
Verzekeraars worden ook uitgedaagd om gelijke tred te houden met de 'digitale transformatie'. Terwijl veel andere sectoren, zoals financiële dienstverlening en productie, steeds digitaler zijn geworden, zit de erfenis van papier diep in de verzekeringssector. Beleidsdocumenten en toelichtingen blijven grotendeels op papier gedrukt; terwijl steeds meer transactieactiviteiten zoals facturering, planning en herinneringen digitaal zijn gegaan. Het beheer van deze mix van papieren en digitale inhoud is dan ook een unieke uitdaging voor verzekeringsmaatschappijen.
Hoe kunnen verzekeringsmaatschappijen de uitdaging aangaan? Crawford Technologies heeft een reeks oplossingen en services die u kunnen helpen uw bedrijfsvoering op deze belangrijke manieren te verbeteren.
Conformiteit
Het is geen geheim dat naleving van de regelgeving een grote zorg is voor elke verzekeringsorganisatie. De risico's van steeds veranderende regelgeving treffen verzekeraars over de hele wereld. Ik denk aan de Affordable Care Act, net als de HIPAA Privacy Rule en de Dodd-Frank Consumer Protection Act, als belangrijke onderdelen van de Amerikaanse wetgeving die de industrie aansturen. Buiten de VS bepalen standaarden zoals de AVG, de Insurance Conduct of Business-regels van de Britse Financial Services Authority en de Canadian Life and Health Insurance Association Guidelines de nalevingsverwachtingen voor de branche.
Als het om compliance gaat, gaat veel aandacht uit naar archivering en documentbeheer. Welke documenten en records worden opgeslagen, en voor hoe lang, zijn veelvoorkomende aspecten van contentbeheer en naleving van wet- en regelgeving. Over het algemeen moeten verzekeringspolisdocumenten in de VS drie jaar na afloop van de polis worden gearchiveerd. Het behoud voor levensverzekeringen groeit tot zeven jaar na het einde van het leven van de verzekeringnemer. Vermenigvuldig dit met het aantal documenten dat aan elke polis is gekoppeld en de jaarlijkse cyclus van documenten die in meerdere branches worden uitgegeven, en het resultaat is dat verzekeringsmaatschappijen een aantal zeer lange en gecompliceerde vereisten voor documentbeheer en documentbewaring hebben die effectief moeten worden beheerd of riskeren niet-naleving.
Use Case
Ons werk met IF Insurance is een voorbeeld van hoe Crawford Tech verzekeringsmaatschappijen helpt om naleving te garanderen. IF Insurance is een eigendoms- en ongevallenverzekering in Finland met ongeveer 3.8 miljoen klanten in Scandinavië, waaronder Zweden, Noorwegen, Finland en Rusland. Hun bestaande systemen bevatten meer dan 150 miljoen documenten die ten minste 11 jaar moeten worden bewaard om te voldoen aan de relevante lokale wetten voor verzekeringspolisdocumenten. Daarom was het voor hen van cruciaal belang om een efficiënte methode te vinden voor het converteren en migreren van deze documenten naar PDF/A. Ons PRO Archiver oplossing werd gebruikt om een aantal ongelijksoortige opslagplaatsen te consolideren en alle 150 miljoen documenten werden gemigreerd en geconverteerd van AFP naar PDF/A voor langdurige opslag en terugwinning. Lees hier meer over IF Verzekeringen.
toegankelijkheid
De toegankelijkheid van documenten is een groeiende zorg voor verzekeringsmaatschappijen. Meer dan 285 miljoen mensen wereldwijd zijn visueel gehandicapt. Meer dan 30 miljoen mensen in Noord-Amerika leven met een visuele beperking en volgens het National Eye Institute zal dat aantal tegen 2020 naar verwachting verdubbelen als gevolg van de vergrijzing van de babyboomgeneratie. Voor slechtzienden betekent de mogelijkheid om toegang te krijgen tot rekeningen, afschriften en andere transactiedocumenten meer onafhankelijkheid en klanttevredenheid. Voor bedrijven is het accommoderen van klanten met een visuele beperking niet alleen een goede zaak, het is ook vereist door de federale wetgeving.
De Amerikaanse Disability Discrimination Act Section 508 verplicht bedrijven om aanpassingen aan te brengen in de manier waarop ze hun diensten leveren, zodat gehandicapten er gebruik van kunnen maken. Andere voorbeelden van internationale wetgeving zijn de UK Equality Act en de Accessibility for Ontarios with Disabilities Act (AODA) en de Accessibility for Manitobans Act (AMA) in Canada. En ook in veel andere landen wordt gewerkt aan strengere wetgeving die organisaties meer verplicht om documenten breder toegankelijk te maken.
Use Case
We hebben onlangs samengewerkt met een grote nationaal erkende verzekeringsmaatschappij die toegankelijke documenten moest verstrekken om te voldoen aan de Amerikaanse toegankelijkheidsvereisten voor informatie- en communicatietechnologie (algemeen bekend als de "Section 508 refresh" van de Rehabilitation Act), die federale aannemers verbiedt en onderaannemers voorkomen dat personen met een handicap worden gediscrimineerd. Vrijwel al hun klantinteractie en -communicatie was webgebaseerd en werd opgeslagen in een enterprise content management-systeem. Het bedrijf had een oplossing nodig die zou integreren met hun archiefsysteem en AFP automatisch zou converteren naar zowel toegankelijke pdf- als toegankelijke HTML5-indelingen. Ze gebruiken de CrawfordTech MasterONE-architectuur voor toegankelijkheid die vanuit een enkele installatie naar beide formaten converteert. Wanneer klanten een toegankelijk pdf- of toegankelijk html5-document aanvragen, converteert het systeem dit on-the-fly, waardoor de klant onmiddellijk krijgt wat hij nodig heeft, terwijl het originele bestand in het systeemarchief behouden blijft.
digitalisering
Het lijkt erop dat elke branche het dringende doel heeft om van papier af te komen, processen te automatiseren en communicatie te digitaliseren. Maar digitale transformatie is niet zo eenvoudig voor verzekeringsorganisaties die te maken hebben met een ondoordringbare mix van gedrukte en digitale content.
Klanten kunnen inderdaad zeer veeleisend zijn als het gaat om hoe ze hun communicatie willen laten bezorgen; en soms betekent dit digitale inhoud, terwijl andere keren gewoon oud papier de voorkeur heeft. U wilt bijvoorbeeld dat uw maandelijkse rekeningen elektronisch binnenkomen en elektronisch worden betaald... maar u wilt nog steeds dat uw polisdocumenten worden afgedrukt en opgestuurd. Restanten van afspraken ontvangen in een e-mail of sms is een goede service, maar weinig klanten willen hun polissen op een smartphone lezen.
Het resultaat is een mix van gedrukte en digitale content die goed en naar wens van de gebruiker beheerd moet worden. Dit betekent veel meer het knippen en snijden van verschillende soorten communicatie en dat vereist een grotere mate van flexibiliteit en behendigheid die moet worden ingebouwd in contentmanagementsystemen.
Use Case
De Economical Insurance Group gebruikt CrawfordTech Riptide om de servicerespons en de prestaties van de organisatie te verbeteren door Metacode-documenten die zijn opgeslagen in hun inhoudsrepository te converteren naar PDF voor online presentatie. Dit is inclusief een zelfbediening
online repository voor makelaars. Het idee was om makelaars in staat te stellen over te stappen naar een papierloze omgeving en tegelijk de print- en verzendkosten te beheersen. Veel makelaars waren documenten aan het scannen en versnipperden die pagina's vervolgens om ze in een papierloze workflow te krijgen. Dit resulteerde in onnodige kosten om de documenten af te drukken en te verzenden, evenals voor de makelaar in termen van de hardware, systemen en benodigde inspanning om het papier te scannen en te digitaliseren zodra ze het hebben ontvangen.
En verder
Crawford Technologies is uniek gekwalificeerd om verzekeringsorganisaties te helpen bij het aanpakken van de kritieke aspecten van naleving van regelgeving, toegankelijkheid van documenten en digitale transformatie. Ons bekroonde portfolio van oplossingen voor contentbeheer kan met een hoge mate van flexibiliteit worden toegepast op printen, archiveren, herontwerpen en presenteren. Geen enkel ander bedrijf heeft zoveel diepgaande en brede ervaring in contentmanagement.
Maar zoals u kunt zien, hoeft u ons niet op ons woord te geloven. Deze en andere use-cases zijn slechts enkele van de verhalen die laten zien hoe we meer dan 1,800 organisaties over de hele wereld hebben geholpen om te voldoen aan steeds strenger wordende nalevingseisen, tegemoet te komen aan de groeiende behoefte aan toegankelijke documenten en gebruik te maken van geavanceerde technieken en procesverbeteringen die availamogelijk gemaakt door digitale transformatie.
Meer weten? Klik hier om een gratis en vrijblijvend adviesgesprek of bezoek in te plannen CrawfordTech.com.
