기업에서는 ADF(Automated Document Factory) 설치를 고려해야 하는 많은 이유가 있습니다. 제어, 책임, 분석 데이터, 경고 알림, 생산성 향상 및 비용 억제의 이점은 고객 커뮤니케이션을 생성하고 배포하는 거의 모든 조직에 중요합니다. 아웃소싱 공급자나 사내 문서 센터 등 이 기능을 제공하지 못하는 운영은 고객에게 중요한 문서 응용 프로그램을 지원하기 어려울 것입니다.
회사는 계정 문서가 혼합된 사건, SLA 충족 실패, ADF가 제공하는 이점과 보안을 제공하는 경쟁업체에게 비즈니스를 빼앗기는 등 명백한 문제점 때문에 ADF 기술에 관심을 갖게 됩니다.
다른 경우에는 회사에서 ADF 기술을 새로운 시장에 진입하거나 고객에게 더 나은 제품을 제공할 수 있는 중요한 비즈니스 성장 원동력으로 간주합니다.
ADF가 귀사에 도움이 될까요?
위험 평가
계정을 혼합하여 실수로 개인 정보를 노출하면 어떤 결과가 발생합니까? 작업이 메일링 마감일을 놓치면 어떻게 됩니까? 생산 작업 중에 기계에 오류가 발생하면 작업자는 어떻게 올바른 위치에서 다시 시작하여 중복 문서나 누락된 문서를 피할 수 있습니까?
비용 관리
세 번째 교대 근무를 중단할 수 있습니까? 실행하는 데 가장 오래 걸리는 작업은 무엇입니까? 작업 또는 문서 상태에 대한 문의를 추적하는 데 얼마나 많은 시간을 소비합니까? 작업을 결합하여 생산 및 우편 비용을 줄일 수 있습니까? 노후 장비를 교체하는 것이 재정적으로 합리적인 경우는 언제입니까?
신규 비즈니스 유치
더 나은 추적 및 제어 기능이 있다면 조직에서 HIPAA 제어 문서 처리와 같은 새로운 시장에 접근할 수 있습니까? 가변 페이지 수 명세서를 인쇄하고 삽입할 기회가 있습니까? 다중 채널 문서 전달 및 고객 선호 사항 유지 관리가 필요한 모든 최신 RFP입니까?
서비스 개선
고객 문의에 더 빨리 응답하면 고객 유지에 도움이 될 수 있습니까? 자동 재인쇄를 통해 문서를 하루나 이틀 더 빨리 우편으로 받을 수 있습니까? 실시간 알림을 통해 경영진은 고객에게 영향을 미치기 전에 생산 문제를 해결할 수 있습니까?
이러한 항목은 모두 ADF 솔루션 구매를 정당화할 수 있습니다. 대부분의 회사는 오늘날의 최신 자동 문서 공장에서 제공하는 기능을 최대한 활용하여 여러 영역에서 개선을 보고 있습니다.
솔루션 조사: 모든 이해관계자 식별
문서 인쇄, 삽입 및 메일링 작업은 ADF 구현에서 발생할 변경 사항의 명백한 이해 관계자입니다. 그러나 ADF 솔루션은 다른 여러 그룹과 부서에도 영향을 미칩니다. 다른 엔터티는 ADF 솔루션의 설계 및 구현에 리소스를 제공합니다. 일반적인 관련 그룹은 다음과 같습니다.
- 정보 기술 기업
- 품질 관리
- 고객상담
- 법률/규제/규정 준수
- 재무
- 마케팅
- 고객 센터
- 세일즈
- 사업 분야
- 고객
- 아웃소싱 서비스 제공업체
결정하기
요구 사항을 파악하고 가능한 솔루션을 조사할 때 다음 사항을 고려하십시오.
프로젝트 범위
단일 사이트 솔루션을 찾고 있습니까, 아니면 여러 위치에서 작업을 관리하기 위해 ADF가 필요합니까? 여러 위치가 독립적으로 실행됩니까, 아니면 모든 사이트 간에 일일 워크로드의 균형을 맞춥니까? 현재 얼마나 많은 유통 채널을 지원하고 있으며 이것이 어떻게 변할 수 있습니까? 잉크젯으로의 전환과 같은 다른 주요 프로젝트와 동시에 ADF를 구현하시겠습니까?
이정표 및 마감일
고객 또는 규제 당국이 기한을 정하고 있습니까? 그들은 무엇인가? 이러한 목표는 프로젝트 우선순위에 어떤 영향을 미칩니까?
측량
기준 데이터가 ava입니까?ila블? ADF 효율성을 어떻게 측정할 것입니까? 문제를 식별하고 조정하는 데 도움이 필요합니까?
현안 파악
혼합 문서, 재인쇄, 생산성, 일정 또는 배포 채널 오류와 같은 기존 문제가 있습니까? 문서 또는 작업의 상태를 확인할 수 없는 워크플로에 사각지대가 있습니까?
전략적 목표
오류나 비효율성이 성장을 방해합니까? 고객 만족도가 떨어지고 있습니까? 귀사는 고객에게 원활한 커뮤니케이션 경험을 제공하기 위해 노력하고 있습니까?
검토 옵션
어떤 ADF 기능이 가장 중요합니까? 일부는 지금 구현하고 일부는 나중에 구현할 수 있습니까? 새로운 장비에 대한 투자가 필요합니까, 아니면 현재 하드웨어를 수정할 수 있습니까? 고객 서비스 부서 또는 최종 고객을 위한 포털이 필요합니까?
위험 평가
조치를 취하지 않으면 고객 커뮤니케이션에 어떤 영향이 있습니까? 규정 위반 가능성이 있습니까? IT 리소스가 재할당된 경우 ADF 프로젝트를 일정대로 계속할 수 있습니까?
프로젝트 비용 및 절감 기회
인수, 전문 서비스, 교육, 장비 수정 또는 교체, 인력 감소, 현금 흐름 개선, 우송료 절감, 장비 사용 개선, 아웃소싱 작업 감소 등을 고려하십시오. 자동화된 문서 공장을 구현하는 각 조직은 비용 절감 또는 새로운 기회를 활용합니다.
오늘날의 시장은 무결성과 통제를 요구합니다.
문서 센터 및 인쇄 서비스 제공업체는 고객이 공급업체가 추적 및 무결성 제어를 제공하기를 기대한다는 사실을 알게 되었습니다. 중요한 데이터가 포함된 문서를 처리하는 모든 작업에는 고객의 개인 정보가 실수로 노출되지 않도록 철저한 프로세스가 있어야 합니다. 복잡한 애플리케이션은 문서 수준 컨트롤 ava의 필요성을 증폭시킵니다.ilaADF 기술을 통해 가능합니다.
가변 페이지 카운트 문서, 일치하는 봉투 내용물, 닫힌 봉투의 주소 지정 또는 양면 인쇄 가변 데이터가 포함된 작업은 특히 오류에 취약합니다. 이와 같은 애플리케이션은 정교한 식별 및 추적 시스템 없이 실행하기에는 위험합니다.
다이렉트 메일 마케팅 애플리케이션도 ADF 시스템에서 제공하는 문서 무결성 측정을 요구합니다. 애플리케이션이 고도로 개인화됨에 따라 오류 위험이 증가합니다. 개인화된 메일 조각의 요소가 일치하지 않으면 재작업 비용 또는 계정 손실을 포함하여 서비스 제공자 또는 사내 문서 센터에 많은 어려움을 초래할 수 있습니다.
더 정확한 타겟팅과 디지털 채널로의 마이그레이션으로 인해 전체 우편물량이 감소함에 따라 각 우편물의 가치는 상승합니다. 목록의 일부로 우편을 보내지 못하거나 원하는 결과를 생성하는 우편물 조각의 능력을 줄이는 실수를 하면 우편물이 너무 비싸다는 고객의 인식이 강화됩니다. 실수가 너무 많으면 메일러는 고객 및 잠재 고객과 소통할 수 있는 다른 방법을 고려하여 메일 볼륨을 더욱 줄일 수 있습니다.
우편물 품질 향상, 비용 절감 또는 효율적인 운영이라는 분명한 이점 외에도 ADF 솔루션은 새로운 기회의 문을 열 수 있습니다.
개선된 추적 및 제어를 통해 문서 센터는 가사 및 공동 작업과 같은 전략을 고려할 수 있습니다. 이러한 전략은 종종 다음과 같은 문서 재엔지니어링 도구로 가능합니다. Crawford Technologies Operations Express, 운영 비용 및 우송료 비용 절감. 재설계된 문서는 고객 경험을 향상시킬 수도 있습니다.
다중 채널 배포는 모든 현대 고객 커뮤니케이션 전략의 특징입니다. 이것은 새로운 트렌드와 기술이 등장함에 따라 움직이는 목표입니다. 유연한 ADF 플랫폼은 여러 채널에서 고객과 연결하려는 기업이 요구하는 정확성과 응답성을 제공하는 데 필수적입니다.
물리적 채널과 디지털 채널을 지원하기 위해 다양한 형식으로 문서를 출력해야 하는 필요성과 결합된 고객 커뮤니케이션 기본 설정에 따라 캡처, 유지 및 조치하는 복잡성으로 인해 자동화된 문서 공장이 필요합니다. 디지털 전달 시스템의 예상되는 성장으로 인해 이러한 복잡성이 가중될 것이므로 서비스 제공업체와 공장 내 문서 센터를 준비해야 합니다.
더 높은 생산성과 더 나은 통제력은 비즈니스 기회를 가능하게 합니다. ADF로 인해 더 높은 수준의 정확성, 생산성 및 품질을 입증할 수 있는 능력을 통해 조직은 더 많은 양의 고객 또는 이전에는 지원할 수 없었던 전환 요구 사항을 가진 고객을 유치할 수 있음을 알게 될 것입니다.
마지막으로 조직은 ADF에서 축적한 고객 커뮤니케이션 데이터를 사용하여 전체 고객 커뮤니케이션 전략을 평가할 수 있습니다. 이 정보는
고객 메시지는 일관되고 적절하며 필요합니다. 회사는 ADF를 다른 비즈니스 프로세스와 통합하고 고객 관계를 완전히 새로운 차원으로 끌어올릴 수 있습니다.
ADF 인에이블러 Crawford Technologies
유연한 워크플로 PRO Production Manager
이 개방적이고 구성 가능한 솔루션은 종단 간 프로세스 자동화 관리를 가능하게 합니다. 데이터 소스, 구성 시스템, 프린터, 삽입기 및 메일 스트림을 연결하여 원활한 생산 워크플로를 만듭니다.
Alchem-e™를 이용한 실시간 대시보드
Alchem-e 시스템, availa다른 CrawfordTech 솔루션을 위한 통합 모듈로서 작업 상태에 대한 실시간 정보를 제공하는 사용하기 쉬운 웹 기반 대시보드를 제공하며, 핵심 성과 지표에 대한 통찰력을 제공하는 사용자 정의 가능한 보고서 및 지표를 제공합니다.
고객 경험 PRO Preference Manager
고객 경험(CX) 전략은 고객의 손에 더 많은 통제력을 부여하는 데 달려 있습니다. 와 함께 PRO Preference Manager, 문서 수신자는 고객의 보안 웹 포털을 통해 자신의 기본 설정을 관리할 수 있습니다. PRO Production Manager 그런 다음 이 정보를 작동시켜 문서를 제작 시 현재 선택한 전달 채널로 보냅니다.
접근 가능한 문서
증가하는 맹인, 부분 시력 및 인지 장애가 있는 개인을 위해 액세스 가능한 형식으로 문서를 제공하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다. 당사의 솔루션을 통해 고객은 다음과 같은 형식의 문서 생성 및 전달을 자동화할 수 있습니다.
액세스 가능한 PDF, 액세스 가능한 HTML5 및 기타 형식. 액세스 가능한 형식으로의 변환은 생산 워크플로의 통합 구성 요소가 됩니다.
요약
올바른 ADF 공급업체를 선택하려면 문서 제작자의 요구 사항 및 우선 순위를 해당 솔루션의 개별 기능 및 강점과 비교해야 합니다.
고려 사항. 때때로 최고의 경기는 우리의 PRO Production Manager, 아마도 다른 CrawfordTech 및 타사 솔루션과 함께 사용할 수 있습니다. 다른 상황에서는 다른 제품이 더 나을 수 있습니다. 선택이 무엇이든 잘 선택된 자동 문서 공장은 모든 작업에서 비용을 낮추고 품질을 높이며 생산성을 향상시키는 데 도움이 될 것입니다.
