クラウドでの処理で時間とコストを節約
内部または外部のクライアントから印刷イメージデータを受け取るほとんどすべての印刷業務では、さまざまな目的で印刷前にそのデータを操作する必要があります。PRO DocNowは、ドキュメントのリエンジニアリング作業を処理する新しい方法です。PRO DocNowは安全なプライベート・クラウドで動作し、オンプレミスのソフトウェア・ソリューションで可能なすべての変更を、わずかなコストで実行できます。
課題
内部または外部のクライアントから印刷イメージ データを受け取るほぼすべての印刷操作では、さまざまな目的のために印刷前にそのデータを操作する必要があります。メールを追加してバーコードを挿入したり、住所ブロックを移動して封筒の窓に揃えたりして、印刷されたドキュメントの外観を変更する必要がある場合があります。また、クライアントが、可変データ カラーの追加やページ レイアウトの変更など、より顕著な変更を要求する場合もあります。
多くの場合、印刷ファイルは組織のプリンターや印刷管理ソフトウェアと互換性のない形式で作成されており、互換性のある印刷言語に変換する必要があります。多くの PDF 印刷ファイルは効率的ではなく、最適化されていないと処理や印刷の遅延を引き起こす可能性があります。
多くの場合、印刷データは郵便局向けに適切に準備されておらず、郵便料金を抑えるために、さまざまな郵便最適化処理が必要になります。
多くの組織にとっての課題は、ドキュメントの再エンジニアリングがたまにしか必要ないという点です。おそらく、毎月の繰り返しジョブのうち 1 つだけに操作が必要で、新しいジョブではデータの抽出、コントロール マーク、またはドキュメントの強化が必要になります。時々ドキュメントを再エンジニアリングするためにオンプレミスのソフトウェア システムを購入するのは、コスト効率が良くない可能性があります。
印刷イメージデータを操作する機能がなければ、印刷サービス プロバイダー (PSP) は新たな収益機会を逃したり、非効率的なワークフローに悩まされたりすることになります。最近まで、オンプレミス インストールが唯一の選択肢でした。
ドキュメントの再エンジニアリングがこれほど簡単になったことはありません
PRO DocNowはドキュメントのリエンジニアリング作業を処理する新しい方法です。セキュアなプライベートクラウドで運用されるPRO DocNowは、オンプレミスのソフトウェアソリューションで利用可能なすべての修正を、わずかなコストで実行することができます。このサービスは、フルタイムのオンプレミスソフトウェアのライセンスとメンテナンスの費用を正当化することはできないが、そのようなシステムが提供する機能を必要とする企業にとって完璧なソリューションです。
フルサービスの文書リエンジニアリング PRO DocNowは、文書の専門家が文書を修正または強化するために必要なすべてを提供します。文書の使いやすさや見栄えの向上、標準的な文書処理ワークフローとの互換性など、PRO DocNowの機能はお客様のご要望にお応えします。
企業で最もよく使用されるドキュメントリエンジニアリングソフトウェアの機能をいくつか紹介します。
データの追加、移動、拡張
クライアントは、必ずしも利用可能な郵便挿入装置と互換性のあるドキュメントを設計するわけではありません。適切なバーコードがなかったり、機器のカメラに対してバーコードの位置が不適切だったりする場合があります。この問題を解決することは、ドキュメント再エンジニアリング ソフトウェアの最も一般的なタスクです。ドキュメント処理操作全体を通じてドキュメントがスムーズに処理されるようにバーコードを変換または移動することは、ドキュメント再エンジニアリング ソフトウェアにとって簡単なタスクです。
印刷サービス業務が高速インクジェット印刷に移行するにつれ、新しいプリンタの生産性を最大化する方法を求めています。一般的な戦略の 1 つは、小規模なジョブをまとめて大量の印刷を行うことです。このアプローチの難しい点は、郵送先住所ブロックの位置です。結合された印刷ジョブから文書を郵送するには、すべての文書で共有される送信用封筒の窓から住所が見える位置に配置する必要があります。ソフトウェアは、新しい標準の窓の位置に合わせて住所ブロックを移動する必要があります。
印刷ストリーム変換
印刷デバイスがすべてPDFやPostScriptの印刷ストリームを受け入れる場合、顧客からAFPやXerox Metacodeのファイルが送られてきたらどうなるでしょうか。これらの外部印刷ストリームを、プリンターが取り込める形式に変換する必要があります。そのためには、PRO DocNowに組み込まれた変換が必要です。このオンデマンドソフトウェアを使用して、印刷プロバイダが望む有利な仕事を受注する前に、顧客がサービスプロバイダに受け入れを要求することが多い、困難な仕事に対応しましょう。
印刷ストリームの変換を行わないと、印刷サービス会社は、この目的のためだけに購入した小型プリンターで、低容量または低頻度の海外印刷ストリームを実行することがよくあります。あるいは、作業を他社に下請けします。どちらのソリューションも、通常の制御とワークフローを回避するため、利益が減少し、リスクが伴います。エラー、データ漏洩、競合他社からの引き抜きは、追加のリスクです。
PRO DocNowを使用すれば、異常や関連するリスクは排除されます。印刷画像ファイルをアップロードするだけで、お好みの生産設備で実行できる変換された印刷ファイルが返送されます。
すべてのPDFは 平等に創られた。
PDFの最適化
すべての PDF ファイルが同じように作成されるわけではありません。
結局のところ、PDF は実際にはプログラムであり、非常にうまく実行されるものもありますが、処理または印刷時に多くの問題を引き起こすものもあります。
PRO DocNowには、CrawfordTechの人気のあるPDF Acceleratorが組み込まれているため、PDFファイルを最適化して高速印刷や処理を行うことができます。問題のあるPDFにこれを使用することは、多くの問題を解決する非常に費用対効果の高い方法です。
すべての PDF ファイルが同じように作成されるわけではありません。
結局のところ、PDF は実際にはプログラムであり、非常にうまく実行されるものもありますが、処理または印刷時に多くの問題を引き起こすものもあります。
PRO DocNowには、CrawfordTechの人気のあるPDF Acceleratorが組み込まれているため、PDFファイルを最適化して高速印刷や処理を行うことができます。問題のあるPDFに使用することで、多くの問題を解決する非常に費用対効果の高い方法です。
PRO DocNowは、次のような方法で処理時間を短縮することができます。
カラー化
ドキュメントに色を追加すると、読みやすさと理解度が向上します。場合によっては、ドキュメントの重要な部分を色付けすると、顧客からの質問の電話回数が大幅に減少し、全体的なサポート コストが削減されることがあります。
ホワイト ペーパー処理環境では、カラー印刷が不可欠です。カラー ロゴ、フォーム要素、その他のグラフィックを使用すると、事前印刷された用紙をなくし、ジョブを組み合わせて、より効率的かつ低コストでドキュメントを作成できます。ページを生成するコードに一切触れることなく、従来のソフトウェアで作成されたモノクロ ドキュメントに新たな命を吹き込むことができます。
米国では、長年にわたる郵便料金の変更により、郵便料金は値上げされずに、郵送業者が取引文書にマーケティングや情報コンテンツのページを追加できるようになりました。企業は、フルページのプロモーション メッセージで色の力を活用して、パーソナライズされ、高度にセグメント化されたオファーを作成できます。これは、事前に印刷された挿入物よりもはるかに優れています。
研究によると、カラーはブランドの認知度を高め、情報の保持率を向上させます。PRO DocNowを使用すれば、ソフトウェアに多額の投資をしたり、文書作成のルーチンを変更するためにITや開発サポートを必要とすることなく、印刷業務で文書に付加価値を与えることができます。
データ抽出
印刷業務では、印刷イメージ ファイルからデータを取得することで、社内または社外のクライアント向けに作成するドキュメントに付加価値を加えることができます。
標準的なデータ抽出タスクには、郵便物挿入機データ ファイルの作成に必要な情報が含まれています。これらの郵便物実行データ ファイル (MRDF) は、各封筒に何ページ入るか、郵便物を迂回させるかどうか、どの挿入物を使用するかを挿入機に指示します。郵便物整合性システムは、ページが順序どおりでなかったり、欠落していたり、重複していたりする場合に MRDF データを使用してマシンを停止し、オペレーターがエラーを修正できるようにします。MRDF ファイルは、挿入機に取り付けられたプリンターを制御して、郵送先住所、差出人住所、ブランド要素、または個人用メッセージを封筒に印刷することもできます。
企業は、印刷イメージ ファイルから抽出したデータを使用して、ドキュメント アーカイブ システムで使用するインデックスを作成することがよくあります。ドキュメント アーカイブにイメージを読み込むと、抽出された情報により、ユーザーはアカウント番号、名前、またはその他のデータを使用してドキュメントを取得できます。トランザクション ドキュメントには、購入、使用状況、顧客ロイヤルティ レベルなどに関する豊富な情報が含まれています。組織は、ドキュメントにすでに存在するデータを使用して、コミュニケーションの価値を高め、各顧客とのより緊密な関係を築くことができます。
たとえば、請求書の明細行に基づいたデータ駆動型広告の影響を考えてみましょう。請求書の明細行から抽出されたデータに応じて、顧客は購入に関連したアクセサリや延長保証の動的に生成された広告を見ることができます。
仕組み
PRO DocNowは安全なAWSプライベートクラウド環境で運用されています。このサービスは、事前に定義された仕様に従って各ファイルを処理します。要求される処理には、印刷ストリームの変換、カラー化、データ抽出、バーコードの追加、その他サポートされる機能が含まれます。
PRO DocNowを使用すれば、新しい仕事の定義は簡単で、特別な技術的スキルは必要ありません。Crawford Technologiesのテクニカルチームが、お客様の仕様とご要望に応じて、ソフトウェアの変換とリエンジニアリングの指示をコーディングします。定義が完了すると、ジョブがクラウドアプリケーションに登録され、Directory Monitorに追加されます。お客様は、リエンジニアリングするファイルがDirectory Monitorにピックアップされるよう、適切な場所にプロセスが配置されるようにするだけです。
Crawford Technologiesのお客様は、PRO DocNowを使用した場合のみ、料金をお支払いいただきます。費用は処理されたページ数に基づいています。
PRO DocNow Directory Monitorは、オンプレミスにインストールされ、処理される印刷ファイルを監視する小さなアプリケーションです。ファイルを自動的に識別し、クラウド上の処理アプリケーションに送信します。ジョブが完了すると、クラウドサービスは自動的に再設計された印刷ファイルをDirectory Monitorに送り返し、印刷や下流処理のために必要な場所に自動的に配置します。Directory Monitorはまた、バックアップデータを維持し、通知、アラート、監査を管理します。ユーザーは、ウェブベースのダッシュボードを介してアクティビティを可視化することができます。
印刷サービスプロバイダーにとってのメリット
最も効率的な方法で受信ファイルを処理するために、作業を断ったり、手の込んだ手作業による回避策を開発する必要がなくなるため、収益を向上させることができます。PRO DocNowのパワーは、必要なときに利用でき、必要でないときは休眠状態で仕事を待っています。
お客様の文書業務では、サーバー、メンテナンス、ITサポート、または商用グレードのオンプレミスソフトウェアに関連するシートライセンスに投資する必要がないため、コスト削減が可能です。アカウントを作成し、Crawford Technologiesのプロフェッショナルと協力して最初のジョブを設定するだけです。ジョブが登録されると、処理は自動的に継続されます。
PRO DocNowは、工場内の印刷業務とアウトソースPSPの両方に役立ちます。工場内では、印刷プラットフォーム間の利用を最適化するためにシステムを使用することができます。白紙工場環境に移行する際には、宛名ブロックの位置や、ジョブを組み合わせるためのその他の要素を調整することができる。
ドキュメントの内容に基づいた色とデータ駆動型のメッセージングにより、高価な IT 開発プロジェクトに資金を投入することなく、組織で作成するドキュメントに価値を追加できます。
アウトソース PSP は、複数のクライアントからの多数のアプリケーションをサポートします。形式、ドキュメント制御マーク、レイアウトが異なるため、ドキュメントの再エンジニアリングは必須の機能です。この機能がなければ、作業の収益性が低下したり、競合他社に負けたりすることもあります。
PSPは競争の激しい市場で事業を展開しており、顧客はドキュメント・サービスをコモディティと見なすこともある。競争から抜け出し、より高い利益率を達成するためには、PSPは付加価値を付けなければなりません。PRO DocNowが可能にするドキュメントのリエンジニアリングは、その目標を達成するための簡単な方法です。単なる必要経費だと思っていたドキュメントを通して、CXを向上させる方法を潜在顧客に示すことができます。この戦略により、PSPはビジネスを獲得し、提供する価値に基づいてサービスの価格を設定することができます。
CCMビジネスは、ビジネス・テクノロジーの進歩に伴い、急速な変化にさらされている。組織は優れたCXを提供しようと努力しており、その努力には顧客に送る取引文書も含まれます。PRO DocNowのオンデマンド機能を使用することで、印刷部門は社内外の顧客のために作成する文書を改善することができます。再構築された文書は、顧客のCX目標をサポートします。
組織は、年度末の税務書類のような頻度の低い仕事を処理する際に、予期せぬ困難に直面することがあります。プログラムの変更に奔走する代わりに、PRO DocNowで文書を調整し、迫り来る報告期限に間に合わせるために必要なITサポートを懇願するのを避けることができます。
オペレーションズ・エクスプレスとは？
Operations Expressは、Crawford Technologiesのお客様が長年にわたって信頼を寄せてきた、オンプレミス型のドキュメント・リエンジニアリングおよび印刷ストリーム変革製品です。
CrawfordTechは、Operations Expressのサポート、保守、拡張を継続しており、お客様はこのオンプレミス・ソリューションを購入することができます。大量かつ継続的な使用を必要とする組織にとっては、オンプレミスのソリューションの方が理にかなっているかもしれません。PRO DocNowのユーザーは、将来ニーズが変わった場合、Operations Expressにアップグレードすることができ、ジョブ定義も簡単に移動することができます。
PRO DocNowは、オンプレミスのインストールに伴う費用、管理、機能上の問題や複雑さを伴うことなく、印刷画像ファイルのリエンジニアリングの機能から恩恵を受ける方法を、それほど厳しくない要件とクラウド運用戦略を持つ企業に提供します。
ユースケース
処理ピーク期間
金融機関の明細書を印刷して郵送する PSP または工場内印刷業務について考えてみましょう。この種の作業のサービス レベル契約 (SLA) は、ドキュメントの種類、その重要度、その他の要因によって異なります。オンプレミス ソリューションを使用する企業では、ドキュメントの再設計を必要とする月次明細書の処理は問題ありません。
ただし、四半期末や年度末の明細書の処理は困難です。処理がピークになる時間帯には、作業量が 50% 以上増加します。オンプレミス ソリューションでは、組織はドキュメントの再エンジニアリング作業を許可された時間内に処理するために追加のサーバーを購入する必要があります。これらのサーバーは、各四半期の初めの数日間だけジョブを処理します。残りの時間はアイドル状態です。
PRO DocNowを使用することで、企業はハードウェアやソフトウェアに追加投資することなく、ピーク時に必要な追加処理能力を活用することができます。PRO DocNowは、負荷に応じてAWSサーバーを自動的に割り当てます。
PRO DocNowは、必要なときに事実上無制限の処理能力を利用することができます。
ホワイトペーパーファクトリー
フルカラー インクジェット プレスを導入すると、印刷業務でより短時間により多くの印刷物を生成できるため、設備と人件費を節約できます。ただし、新しいプレスに十分なデータを入力することで、マシンを最適な速度で稼働させ続けることが課題です。高速インクジェット プレスでは、頻繁な起動と停止は無駄が多く、非効率的です。
ホワイトペーパー文書工場では、印刷ジョブはもはや印刷済みのシェルを必要としません。印刷組織では、効率的な処理のために複数の小さなジョブから1つの大きなジョブにドキュメントをまとめることがよくありますが、印刷済みのストックがないため、可変データを電子バージョンのフォーム、ロゴ、静的テキストにマージする必要があります。PRO DocNowは、印刷画像データを読み取り、適切なフォームオーバーレイを決定し、お客様の環境で印刷可能なフォーマットでデータストリームにオーバーレイを適用します。
ジョブを組み合わせる際のもう1つの問題は、宛名ブロックを一般的な封筒の窓からきちんと見えるように配置することです。PRO DocNowは、元の印刷イメージから宛名情報を取り出し、ページ上の適切な位置に移動することで、この問題も解決します。
PRO DocNowは、最も幅広い自動ドキュメントファクトリー(ADF)機能を提供します。
住所品質
米国郵政公社は、住所を修正し、郵便物を事前に仕分けする郵送業者に郵便料金の割引を適用しています。
PRO DocNowを使用することで、印刷業務は印刷準備および印刷画像ファイルから宛名を抽出し、郵便準備ソフトウェアでデータを処理することができます。
PRO DocNowは、USPSインテリジェント・メールのバーコードを含む、標準化され更新された住所を、印刷ファイルの適切なページに戻します。
アプリケーション寿命の延長
トランザクション ドキュメントを今でも作成しているプログラムの多くは、数十年前に COBOL などの言語で作成されました。ソース コードがもう存在しないか、組織が変更を加える必要が生じてもプログラムをコンパイルできない可能性があります。さらに悪いことに、COBOL でプログラミングできる人のほとんどは、もう働いていません。これは、古い CCM 作成ソフトウェアでも発生する可能性があります。
規制やビジネス上のその他の変更により、組織が印刷された取引文書にわずかな変更を加えたい場合、文書リエンジニアリング ソフトウェアは必須です。企業は、従来のソース コードに触れたり、古いプログラマーを呼び戻したりすることなく、文書を変更し、コストのかかる再プログラミング プロジェクトを遅らせることができます。
ドキュメントリエンジニアリングの未来は
電子配信フォーマット
企業は多くの文書を電子的に配信しているが、それらを生成するプログラムは、印刷用に厳密に設計されている。これらの画像をモバイルデバイスでPDFファイルとして表示することは現実的ではありません。PRO DocNowを使用することで、企業は印刷画像ファイルをモバイルフレンドリーでレスポンシブなHTML5に変換し、顧客ポータルを介して情報を配信することができます。
クラウド アプリケーションは、今日では一般的なビジネス ソリューションです。多くの場合、企業はクラウド アプリケーションを第一の選択肢として求めています。企業は、絶対に必要な場合を除き、オンプレミス ソリューションに伴う諸経費やインフラストラクチャ コストを望みません。
ドキュメントの再エンジニアリングも同様です。最終的に、これらのサービスに対して必要なときだけ料金を支払うことが可能になります。ハードウェアとソフトウェアに年間を通じて投資する必要がなくなり、ピーク時や印刷生産業務の特定のジョブにのみ使用できるようになります。
PRO DocNowをご利用のお客様は、社内外のクライアントが希望するドキュメントを作成するために、ドキュメント・エンジニアリングのリソースを確保する必要はありません。サインアップするだけで、ドキュメントの改善を開始できます。
