PRO Conductor ワークフローの自動化を実現

ワークフロー・ソリューションを徹底的に分析した結果、金融サービス会社はCrawford Technologies’PRO Conductor の導入を決定した。

PRO Conductor は、レガシー印刷アプリケーションの高速変換と自動ドキュメント工場（ADF）システムの生産ワークフロー要件を提供しながらも、ローコードインターフェースとグラフィカルレポーティングの要件をサポートする最新のプラットフォームです。

この最初の段階では、一連の標準とルールを定義しました。金融サービス会社には非常に優秀な IT チームがあり、1 つのデザイン形式に強制的に標準化することなく、すべてのジョブ タイプとさまざまな印刷ストリームを処理できるワークフロー ソリューションを求めていました。また、ビジネス ユニットがドキュメントを変更するたびに編集する必要がある、ドキュメント タイプごとに何百ものテンプレートを作成する作業も避けたいと考えていました。

正規化

CrawfordTech のサービス チームと協力して、すべてのジョブを CrawfordTech 正規化プロセスにマッピングする手法を開発することができました。

データの正規化は、印刷ジョブがPRO Conductor に入るときに実行される。この手法により、印刷ワークフローの管理が大幅に簡素化される。同社のプロダクション展開では、3つの堅牢な包括的ワークフローのみが利用されている：

• 標準化された出力形式を使用したゼロックスの従来の印刷ワークフロー
• PDFの統合、分割、結合、セグメント化のワークフロー
• よりアドホックなマーケティング/一括メールジョブのための PDF マーケティング メール ワークフロー。

何百ものアプリケーションが正規化され、これらのワークフローを通じて処理されたため、各アプリケーションが個別のテンプレート、ワークフロー、ホットフォルダーを持つ必要がなくなりました。これにより、すべてのアプリケーションのデプロイと管理が簡素化され、ほとんどのADFのデプロイにかかる時間の数分の一でロールアウトを完了することができました。この高度なワークフローの実装は、Crawford Technologies チームによって「正規化」と定義されています。

アーカイブ

ドキュメントのアーカイブとそのデータへのアクセスは、企業のデジタルトランスフォーメーション・イニシアチブの重要なリンクとなるため、プロジェクトの重要な構成要素でした。当初のプロセスでは、FileNetドキュメント・ストレージ・システムに保管するためのPDFファイルとインデックス・ファイルを作成するための処理サイクルを使用していたため、他のシステムや下流のプロセスに影響を与えていました。

PRO Conductor 展開の一環として、CrawfordTech はインデックス作成をサーバーに移し、FileNet へのすべての通信文書の読み込みを自動化しました。カスタマーサービス担当者（CSR）は、FileNetで特定の郵便物や顧客とのやり取りを簡単に閲覧できるようになっただけでなく、郵便物が発送される前に、安全なウェブベースでADFにアクセスできるようになりました。

このアプローチは、ITリソースの制約が深刻な時期を迎えていた同社にとって、特に有益であった。この新しいソリューションのおかげで、同社はデジタルトランスフォーメーションを効率的に進めることができた。

ジョブ管理

ジョブやメールピースの管理と追跡は、ADFの導入において非常に重要な部分であった。スタッフは、レガシーのインターフェース（SDSF）を使って印刷会社にジョブを送信していました。このプロセスは手作業で、通常の印刷・郵送プロセスを完了させるために、四半期末に何千回も繰り返されていました。

PRO Conductor ソリューションの一環として、ジョブの展開プロセスが、グラフィカル・ユーザー・インターフェース（GUI）ベースの、ドラッグ・アンド・ドロップによる自動投入プロセスに移行された。現在では、GUIを使用して、オペレーターはジョブエントリーをプリンターアイコンにドラッグするだけです。システムは、既存のオペレーターとプリンターの使用権とルールを維持するように構成された。

多くの大企業がそうであるように、機器のサポートがこの会社の課題であった。Crawford Technologies 。ポストコンポジションソフトウェアがこの問題を解決した。大きな仕事では、オペレータが手作業で郵便物を封筒に入れなければならないこともあった。

PRO Conductor ソリューションは、印刷順序を逆にし、シートの裏面に新しいバーコードを追加し、挿入プロセスの完全な自動化を可能にした。
月末には、膨大な数のジョブがオペレーション・チームを圧倒した。1通の郵便物から、印刷完了までに20時間もかかる大型のジョブまで、個々の印刷ジョブが4,000～5,000件もあることもあった。このため、複数の問題が発生した：

• 5,000 件の印刷ジョブを手動で管理、追跡、記録するにはどうすればよいでしょうか?
• 各ジョブが正常に印刷されることをどのように確認すればよいでしょうか?
• 同じジョブを 2 回印刷していないことをどのように確認できますか?
• 生産設備の利用率を最大化するために、ジョブと在庫の切り替え回数を最小限に抑えるにはどうすればよいでしょうか。あるいは、ダウンタイムを最小限に抑えるにはどうすればよいでしょうか。

統合

PRO Conductor は、多くの小さなジョブを1つの大きなプロダクション出力ファイルに統合することができた。これらの大きなファイルは、インサータセットアップのタイプごとに分割、セグメント化、ソート、出力され、プリンターとインサータのセットアップが、指定された用紙や封筒のタイプに対して一度だけ完了するようにした。

数千のファイルを素早く分類および結合し、数千のファイルをわずか 12 個の生産印刷ファイルに削減する機能により、会計および製造プロセスがシンプルかつ容易になりました。ファイルは重量、ページ数、宛先、用紙、または封筒の種類別にグループ化され、各郵便物は監査および完全なピース レベルの追跡のために最初の印刷ファイルに関連付けされました。

再版

ADFを作成・導入する際に見落とされがちな問題の1つに、再印刷の追跡と監査がある。当初のプロセスでは、オペレーターはメインフレームに戻るか、ゼロックスのプリンターコントローラーで再印刷するページ範囲を選択する必要がありました。このプロセスは非効率で、1～2日のリプリント遅延と限られた監査機能という特徴がありました。

この新しいプロセスは、CrawfordTechの最新のハイパーオートメーション統合を利用している。PRO Conductor 、インサーターと通信し、すべてのピースが正常に挿入されていることを確認する。郵便物が破損すると、PRO Conductor 、自動的に必要なリソースとドキュメントをすべて収集し、新しい印刷ファイルを作成して印刷キューに戻し、各郵便物が正常に挿入されたことを確認するために挿入機からのフィードバックを待ちます。このプロセスは100％自動化されており、完全にタッチレスで、各重要な郵便物が印刷され、USPSに正しく配達されることを保証します。

以前のワークフローでは、すべての追跡確認と監査に手作業が必要でした。PRO Conductor は、事実上すべてのプリンター、インサーター、その他の企業システムに接続できる、高度な統合プラットフォームです。手動のプロセスを排除することは、PRO Conductor ソリューションの不可欠な部分でした。 もはや、職能追跡のためにクリップボードを持って現場を歩く必要はない。今日、管理者はリアルタイムダッシュボードを見ながら、選択した情報やグラフを見ることができる。管理者は、PRO Conductor インターフェースにアクセスできる、接続されたデバイスからファイル、ジョブ、あるいは部品レベルの情報を見ることができる。承認の面では、PRO Conductor 、さまざまな部門でリアルタイムのウェブベースの承認とレビューが可能になり、非常に役立っています。

まとめ

最後に、戦略的に最も重要な点として、印刷/郵送業務を、企業が義務付けているデジタルファースト戦略に結び付ける方法が必要でした。つまり、すべての情報は、メンバーが望むときに、好みのチャネルで利用できる必要があるということです。

簡単に言えば、出力管理チーム全体が電子納品インフラとマルチチャネルのカスタマー・エクスペリエンスの積極的な一部になれるようにする必要があったのです。この統合はITチームが主導し、PRO Conductor を活用して、電子配信を要求した人の印刷出力を標準的に抑制しました。

このプロジェクトの興味深い点は、マルチチャネル ベースのハイパーオートメーションの使用です。電子メールが返送された場合、API 呼び出しによって個人の情報が収集され、電子的に配信できなかった重要な通信の印刷ジョブが作成され、受信者は物理的な通信 (または郵便物) を受け取ることになります。その後、監査の目的で、実際の最終処分で FileNet アーカイブが更新されます。

金融サービスは訴訟の多いビジネスであるため、導入を管理するチームは、チャネルが利用できない場合でも各メンバーが通信を確実に受信できるようにし、規制に準拠した詳細な監査証跡をすぐに利用できるようにすることに重点を置いていました。

ADF導入のインストールと成功は、ビジョン、経験、テクノロジーに集約される。このプロジェクトでは、PRO Conductor がテクノロジーであり、Crawford Technologies サービスチームが実装の専門知識を提供し、クライアントが企業に多大な価値を提供する未来の状態を提供し、明確にした。