デジタル変革の達成

ワークフロー・ソリューションを徹底的に分析した結果、金融サービス会社はCrawford Technologies’PRO Conductor の導入を決定した。 PRO Conductor は、ADF（Automated Document Factory：自動ドキュメント工場）システムに求められる印刷ストリームの高速変換と生産ワークフローを提供しながらも、ローコードインターフェースとグラフィカルレポーティングの要件をサポートする最新のプラットフォームです。

この最初の段階では、一連の標準とルールを定義しました。金融サービス会社には非常に優秀な IT チームがあり、1 つのデザイン形式に強制的に標準化することなく、すべてのジョブ タイプとさまざまな印刷ストリームを処理できるワークフロー ソリューションを求めていました。また、ビジネス ユニットがドキュメントを変更するたびに編集する必要がある、ドキュメント タイプごとに何百ものテンプレートを作成する作業も避けたいと考えていました。

CrawfordTech のサービス チームと協力して、すべてのジョブを CrawfordTech 正規化プロセスにマッピングする手法を開発することができました。

これは、印刷ジョブがPRO Conductor に入るときに実行される。このテクニックは、印刷ワークフローの管理を大幅に簡素化する。

実稼働展開では、次の 3 つの堅牢な包括的なワークフローのみが使用されます。

• 標準化された出力形式を使用したゼロックスの従来の印刷ワークフロー
• PDFの統合、分割、結合、セグメント化のワークフロー
• よりアドホックなマーケティング/一括メールジョブのための PDF マーケティング メール ワークフロー。

何百ものアプリケーションが正規化され、これらのワークフローを通じて処理されたため、各アプリケーションが個別のテンプレート、ワークフロー、ホットフォルダーを持つ必要がなくなりました。これにより、すべてのアプリケーションのデプロイと管理が簡素化され、ほとんどのADFのデプロイにかかる時間の数分の一でロールアウトを完了することができました。この高度なワークフローの実装は、Crawford Technologies チームによって「正規化」と定義されています。

このプロジェクトでは、企業のデジタルトランスフォーメーション・イニシアチブの重要なコンポーネントとして、ドキュメントのアーカイブとアクセスを優先しました。以前のプロセスでは、PDFの作成とインデックスファイルの生成にメインフレームの処理サイクルを利用していたため、効果的ではあったものの、より広範なITエコシステム内での最適化の機会がありました。PRO Conductor 展開の一環として、CrawfordTechはインデックス作成機能を専用サーバーに移行し、対応文書のIBM FileNet文書管理ストレージシステムへのロードを自動化し、ワークフローを合理化しました。この強化により、カスタマーサービス担当者（CSR）は、IBM FileNet内で特定の郵便物や顧客とのやり取りを閲覧できるようになり、発送前にADFに安全にウェブベースでアクセスできるようになりました。このアプローチは、IT リソースの制約が深刻な時期であったため、特に有益でした。この新しいソリューションのおかげで、同社はデジタルトランスフォーメーションを効率的に進めることができました。

ジョブやメールピースの管理と追跡は、ADFの導入において非常に重要な部分であった。スタッフは、レガシーのインターフェース（SDSF）を使って印刷会社にジョブを送信していました。このプロセスは手作業で、通常の印刷・郵送プロセスを完了させるために、四半期末に何千回も繰り返されていました。

PRO Conductor ソリューションの一環として、ジョブの展開プロセスがグラフィカル・ユーザー・インターフェース（GUI）ベースのドラッグ・アンド・ドロップ自動送信プロセスに移行された。現在では、GUIを使用して、オペレーターはジョブエントリーをプリンターアイコンにドラッグするだけです。オペレータの適切な使用権限とプリンタの正しい使用方法が維持されるように、権限とルールが設定されました。

多くの大企業がそうであるように、機器のサポートがこの会社の課題であった。Crawford Technologies 。ポストコンポジションソフトウェアがこの問題を解決した。大きな仕事では、オペレータが手作業で郵便物を封筒に入れなければならないこともあった。 PRO Conductor ソリューションは、印刷順序を逆にし、シートの裏面に新しいバーコードを追加し、新しい機器に何十万ドルも投資することなく、既存のインサーター機器を使用して挿入プロセスの完全自動化を可能にした。

月末には、膨大な数のジョブが運用チームを圧倒していました。1 通の郵便物から、印刷完了までに最大 20 時間かかる大規模なジョブまで、印刷ジョブが 4,000 ～ 5,000 件になることもありました。これにより、次のような複数の問題が発生しました。

1. 5,000 件の印刷ジョブを手動で管理、追跡、記録するにはどうすればよいでしょうか?
2. 各ジョブが正常に印刷されたことをどのように確認すればよいでしょうか?
3. 同じジョブを 2 回印刷していないことをどのように確認できますか?
4. ジョブごとに紙の在庫を変更する必要がないように、生産設備の使用を最大限に活用するにはどうすればよいでしょうか。

PRO Conductor は、多くの小さなジョブを1つの大きなプロダクション出力ファイルに統合することができた。これらの大きなファイルは、インサータセットアップのタイプごとに分割、セグメント化、並べ替え、出力され、プリンターとインサータのセットアップが、特定の用紙や封筒のタイプに対して一度だけ完了するようにしました。何千ものファイルを素早く並べ替え、統合し、何千ものファイルをわずか十数個の本番用印刷ファイルに減らすことができるため、説明責任と製造プロセスがシンプルで簡単になりました。ファイルは、重量やページ数、宛先、用紙、封筒の種類ごとにグループ化されましたが、各郵便物を最初の印刷ファイルに関連付けることで、監査と完全な個数レベルの追跡が可能になりました。

ADFを作成・導入する際に見落とされがちな問題の1つに、再印刷の追跡と監査がある。当初のプロセスでは、オペレーターはメインフレームに戻るか、ゼロックスのプリンターコントローラーで再印刷するページ範囲を選択する必要がありました。このプロセスは非効率で、1～2日のリプリント遅延と限られた監査機能という特徴がありました。

この新しいプロセスは、CrawfordTechの最新のハイパーオートメーション統合を利用している。PRO Conductor 、インサーターと通信し、すべてのピースが正常に挿入されていることを確認する。郵便物が破損すると、PRO Conductor 、自動的に必要なリソースとドキュメントをすべて収集し、新しい印刷ファイルを作成して印刷キューに戻し、各郵便物が正常に挿入されたことを確認するために挿入機からのフィードバックを待ちます。このプロセスは100％自動化されており、完全にタッチレスで、各重要な郵便物が印刷され、USPSに正しく配達されることを保証します。

以前のワークフローでは、すべての追跡確認と監査に手作業が必要でした。PRO Conductor は、事実上すべてのプリンター、インサーター、その他の企業システムに接続できる、高度な統合プラットフォームです。手動のプロセスを排除することは、PRO Conductor ソリューションの不可欠な部分でした。

もはや、職能追跡のためにクリップボードを持って現場を歩く必要はない。今日、管理者はリアルタイムダッシュボードを見ながら、選択した情報やグラフを見ることができる。管理者は、PRO Conductor インターフェースにアクセスできる、接続されたデバイスからファイル、ジョブ、あるいは部品レベルの情報を見ることができる。承認の面では、PRO Conductor 、さまざまな部門でリアルタイムのウェブベースの承認とレビューが可能になり、非常に役立っています。

最後に、戦略的に最も重要な点として、印刷/郵送業務を、企業が義務付けているデジタルファースト戦略に結び付ける方法が必要でした。つまり、すべての情報は、メンバーが選択したチャネルで、選択したときに利用できる必要があるということです。

簡単に言えば、出力管理チーム全体が電子納品インフラとマルチチャネルのカスタマー・エクスペリエンスの積極的な一部になれるようにする必要があったのです。この統合はITチームが主導し、PRO Conductor を活用して、電子配信を要求した人の印刷出力を標準的に抑制しました。 このプロジェクトの興味深い点は、マルチチャネル ベースのハイパーオートメーションの使用でした。電子メールが返送された場合、API 呼び出しによって個人の情報が収集され、電子的に配信できなかった重要な通信の印刷ジョブが作成され、エンド ユーザーは物理的な郵便物を受け取ることになります。その後、監査の目的で実際の最終処分に関する FileNet アーカイブが更新されます。 金融サービスは訴訟の多いビジネスであるため、導入を管理するチームは、チャネルが利用できない場合でも各メンバーが通信を確実に受信できるようにし、規制に準拠した詳細な監査証跡をすぐに利用できるようにすることに重点を置いていました。

#DigitalTransformation

PRO Conductor データ正規化、ローコード、ハイパーオートメーションを使用した最新のADFソリューションの提供

ADF導入のインストールと成功は、ビジョン、経験、テクノロジーに集約される。このプロジェクトでは、PRO Conductor がテクノロジーであり、Crawford Technologies サービスチームが実装を提供し、クライアントが企業に多大な価値を提供する未来の状態を提供し、明確にした。