コンテンツ サービス — 私にとってのメリットは何ですか?
ECM の問題点
従来のレガシー ECM (エンタープライズ コンテンツ管理) 定義における最大の課題の 1 つは、完璧なソリューションの理想が、企業全体のすべての情報を管理する単一の集中型プラットフォームであると長い間定義されてきたことです。これは、達成不可能な目標であることが証明されています。集中型プラットフォームは、特に成功したことも現実的だったこともなく、組織のすべての情報管理ニーズを満たす上でギャップを残しています。最近の調査では、AIIM コミュニティの 22% が、全体的な ECM イニシアチブが行き詰まっていると考えており、多くの場合、企業には放棄されたデータ サイロが散在しています。* これらのサイロは、パフォーマンスの低い ECM システムから新しいシステムへのコストのかかる移行の後に残るものであることがよくあります (調査対象者の 50% が 3 つ以上の ECM システムを持ち、22% が 5 つ以上の ECM システムを持っています)。
コンテンツ サービスはどこに当てはまるのでしょうか?
コンテンツ サービスは、コンプライアンスを確保し、プロセスとコストの効率を高めながら、インテリジェントに情報を取得し、適切なタイミングで適切な形式で適切な人に配信するという、ECM の本来のビジョンによって約束されたメリットを実現するための、より実用的なソリューションを提供する代替戦略です。
必ずしも新しいソフトウェア、新しいプラットフォーム、新しいシステムに関するものではありません。コンテンツ サービス戦略は、複数のオンプレミス、場合によってはクラウドベースのドキュメントと情報ストアの統合とアーキテクチャ サポートの統合に基づいています。これは、ソース リポジトリに関係なくコンテンツを管理し、エンタープライズ検索などのフェデレーション機能を提供して、俊敏でコスト効率の高いソリューションを作成するマルチ リポジトリ アプローチです。
前進しますか?
レガシー ECM アプリケーションとは何ですか?
レガシーECMアプリケーションとは、一般的に長年にわたって使用されてきたアプリケーションのことで、多くの場合、10年か20年の歴史がある。これらのアプリケーションは、当初はメインフレーム・コンピューティング・プラットフォームで使用されていたが、その多くが分散システムに移植されている。これらのレガシーECMアプリケーションは、プロセスが硬直的で柔軟性に欠ける。その結果、通常、膨大な量のハードウェア、複雑なソフトウェア構成、多くの管理オーバーヘッド、柔軟性に欠けるユーザーインターフェイス、そして多大なメンテナンスとサポートコストが必要となる。
壊れていないのに、なぜ修理する必要があるのか?
レガシー システムは、当初の設計目的を十分に果たすかもしれませんが、要件は変化します。レガシー ECM システムの硬直した設計は、新しいビジネス プロセスや目標をサポートするのに十分な柔軟性がない可能性があり、さまざまな配信方法を使用して複数のコンテンツ タイプを適切なユーザーに配信するという要件に対応するためにこれらのシステムを変更するには、コストがかかりすぎます。
なぜ組織を変える必要があるのでしょうか?
コンテンツが複数のサイロ (リポジトリ) に存在し、顧客が印刷、電子メール、Web ブラウザー、テキスト メッセージ、その他の新しいチャネルを組み合わせて情報を配信することを要求する場合、コンテンツを多くのソースから抽出し、統合し、配信に適した形式に変換する必要があります。
すべてが電子化され、ビジネスのスピードが加速し続けるモバイルで接続された世界では、コンテンツ サービスによって組織は対応できるようになります。
どのアプリケーションですか?
保存、管理、配布が必要なすべてのコンテンツは、アプリケーションによって作成されます。ECM からコンテンツ サービスに移行する際は、元のアプリケーションとそれがユーザー コミュニティに与える影響が主な考慮事項となります。より優れたユーザー エクスペリエンスを実現できるでしょうか? コンテンツ サービスの使用に適したアプリケーションとプロセスには、次の特性が 1 つ以上備わっています。
- 新しいコンテンツをリポジトリに継続的にロードするアプリケーション。主な目的は、内部ユーザーと外部ユーザーの両方に現在のトランザクション情報を提供することです。
- 規制上の保管要件があり、保管して法務機関や政府機関に提供する必要があるデータやドキュメントを作成するアプリケーション。
- 顧客の要求に応じて利用可能になるリポジトリにバインドされたドキュメントを作成するアプリケーションまたはシステム。
- 政府機関の場合、情報公開法 (FOIA) を通じて要求できる文書を保存するリポジトリ。
- 顧客のプライベートな個人情報を含むリポジトリ。この情報は「サニタイズ」され、合法的に配布できる状態に変換される必要があります。これには、アカウント番号や社会保障番号などの特定の個人情報の削除または編集が含まれる場合があります。
はじめる
最もプラスの影響を与えることができる場所を詳細に分析することが絶対に必要です。
ビジネスへの影響と期待価値を決定する
既存のプロセスに変更があると、日常の業務に影響が及びます。変更によって期待される価値がビジネスへの影響に見合うものであることを確認する必要があります。したがって、ドキュメントおよび特定のアプリケーションの SME と協力して、ユーザーがドキュメントやドキュメントを作成および使用するアプリケーションとどのようにやり取りするかを判断することが有益です。目標は、最も頻繁に使用され、コンテンツ サービスを導入することでビジネスに最も良い影響を与えることができるドキュメント リポジトリを特定することです。
検討すべき質問
- ドキュメントとその中のデータは、社内ユーザーと社外ユーザーの両方に必要ですか?
- 1 つ以上のユースケースに複数のアプリケーションのデータが必要ですか?
- 文書ベースの情報を第三者に配布する必要がありますか?
- 適切なテクノロジーを使用して、情報配信プロセスをセルフサービスにすることはできますか?
- 現在、または将来、セキュリティ、プライバシー、ガバナンスの要件はありますか?
- 統合検索のメリットを享受できるリポジトリ (サイロ) は複数ありますか?
実装
コンテンツ サービス方法論を実装して、内部および外部のさまざまなユーザー グループに情報やドキュメントを配信するには、従来の IT プロジェクトとは異なるアプローチが必要です。新しいサーバーやシステムをプロビジョニングして展開する必要がない場合もあります。実際、コンテンツ サービス アプローチの主な利点の 1 つは、既存のシステムを拡張し、既存のレガシー システムに「新しい命を吹き込む」ことです。レガシー システムは、実際にはストレージと保存には非常に優れていますが、今日のマルチチャネル配信要件では情報の配信に失敗しています。開始時に考慮すべき点は次のとおりです。
- ユーザー コミュニティの構成を決定します。主に内部ですか、外部ですか? アクセスの頻度とタイプが異なるため、外部ユーザー コミュニティのうち顧客、ビジネス パートナー、ベンダーの割合はどのくらいですか?
- フェデレーションされたマルチリポジトリ検索からメリットを得られるユースケースを特定します。
- どの労働集約的なユースケースを顧客のセルフサービス アプローチに移行できるかを判断します。
- HIPAA、CFR Part II、SEC 17a-f、GDPRなど、コンプライアンスに影響を与えることが知られているアプリケーションやドキュメントを検討してください。
- 規制や法的要件により、視覚障害者や視覚障碍者向けのアクセシビリティが必要となるアプリケーションとリポジトリを確認します。
- 現在のシステムの管理、サポート、運営に関わるリソースを評価します。
- 現在のテクノロジー インフラストラクチャを調査して、潜在的なハードウェアおよびソフトウェアの要件を確立します。
目的は、さまざまなドキュメントの作成、管理、保存、配布環境の構成を完全に理解し、その知識を使用して、コンテンツ サービス メソッドを使用して既存のリポジトリを活用する統合および配布戦略を設計することです。
なぜ気にする必要があるのですか?
既存のリポジトリからドキュメントやドキュメントベースの情報を配信するコンテンツ サービス アプローチを採用すると、顧客やビジネス パートナーの満足度の向上、内部処理の効率化、管理コストと保守コストの削減が期待できます。さらに、組織はレガシー システムへの依存をなくし、最新のテクノロジ アプローチを実装することで、将来への道筋を確立できます。
大きな疑問 – それは価値があるのか？
CrawfordTech は、ドキュメントベースの情報配布と配信にコンテンツ サービス アプローチを採用することで組織が達成できる可能性のある潜在的なメリットを特定するために設計された、無料の半日ポートフォリオ分析を提供しています。
CrawfordTech の製品、ツール、およびサービスのコレクションにより、レガシー アプリケーションへの投資を活用して、コンプライアンスを確保し、プロセスとコストの効率を高めながら、適切な人に適切なタイミングで適切な形式で情報を配信できるようになります。
- 異なるリポジトリからの異なるコンテンツを1つのパッケージにまとめて、社内外の依頼者に安全に配信します。
- 複数のコンテンツリポジトリからの統合検索と取得
- プログラミングやコンテンツの再構成なしで、保存されたコンテンツをマルチチャネル配信用に変換します。
- ユーザーの好みに応じて適切な配信形式を自動的に選択
