企業が自動ドキュメント ファクトリー (ADF) テクノロジを導入する理由はさまざまですが、次のような理由があります。
- セキュリティ/プライバシー
- 業務効率
- マルチチャネル配信管理
- 生産計画/資源配分
- 自動再印刷
- 規制遵守
- サービスレベル契約（SLA）の遵守
- 郵便貯金・郵便物準備
- プロセスの可視性
- 顧客サービスの向上
- 競争上の優位性
個人情報や機密情報を含む文書を処理する組織は、ADF によって偶発的な漏洩を防止し、業界に関連する規制に準拠できるようにする方法に重点を置きます。その他の組織は、SLA の遵守や生産性の向上に関心があるかもしれません。ADF は、組織が郵便料金や郵便物の準備にかかる費用を節約したり、再印刷などのワークフローの側面をより効率的にするのにも役立ちます。
アイテムの追跡とレポートは、現代の郵便センターの最低要件になりつつあります。規制管理の対象となる文書を処理しない組織でも、顧客が個々の郵便物に対する説明責任をより強く要求していることに気付きます。文書作成エンジンがより多用途になったため、従来の明細書、請求書、その他の文書にも、ターゲットを絞ったパーソナライズされたメッセージが含まれる可能性が高まっています。これらのアイテムを適切な受信者が受け取り、資料が時間どおりに到着することが不可欠です。ADF は、これらの目標を達成するために文書操作を支援します。
すべての文書が正確に作成され、配信されていることを顧客に保証できる外部サービス プロバイダーと社内文書処理には、競争上の優位性があります。顧客エクスペリエンスは、多くの組織にとって最優先事項です。紙と電子文書の状態に関する信頼と、その情報を顧客に即座に伝える能力は、顧客関係にプラスの影響を与えます。
ADF はビジネスにどのように役立ちますか?
セキュリティ/プライバシー
情報セキュリティは、すべての組織にとって懸念事項です。物理ドキュメントとデジタル出力チャネルの制作ワークフローには、2 人以上の顧客からの情報が誤って混在する可能性のある場所が多数あります。エラーの発生を 100% 防止することは不可能かもしれませんが、ADF テクノロジを使用すると、欠陥のあるドキュメントが制作施設から出荷される前に、ドキュメント操作で間違いを修正できます。
プライバシー侵害は、文書に規制対象または保護対象のデータが含まれていない場合でも、常に問題となります。組織が自分の情報を権限のない受信者に配布したことを知った顧客は、その出来事を公表し、送信者とサービス プロバイダーの評判を傷つける可能性があります。
一部の組織では、プライバシー保護に関する独自の義務を定めています。ADF は、このような内部要件で要求される証明と説明責任を提供できます。
ADF はワークフローの各ステップですべてのドキュメントのすべてのページを考慮するため、アイテム レベルの調整がバランスを崩した場合には、システムは運用管理に警告することができます。運用管理では、ミスが外部に送信される前に簡単に見つけて修正できます。
混合顧客ドキュメントを生成する問題のあるワークフロー領域には、次のものがあります。
- プリンタの詰まりにより、ページが欠落したり、余分なページが印刷されたり、同期がとれなくなったりする
- ページがくっつく原因となる静電気
- 印刷室から郵送までの輸送中にページが紛失または混在する
- 紛失または不足している封筒の内容
- 文書の構成エラーにより、ページが誤って表示される
- 2つの異なるデータの混合
ニュース報道では、印刷や郵送のミスによるプライバシー侵害が頻繁に報じられています。社会保障番号、給与や収入情報、さらには銀行取引や健康状態が漏れるなど、一部のミスは深刻です。こうしたミスの修正には費用がかかります。ADF が見つけられなかったミスが原因で、企業は信用監視サービスの費用を負担したり、マスコミに恥をかいたり、取引を失ったりしています。文書センターが予防可能な郵送ミスを犯した後、顧客との取引を維持するためにインセンティブや割引を提供した組織もあります。
業務効率/生産計画/割り当て
企業は ADF データを使用して、スループット率、アイドル時間、処理遅延の原因となるボトルネックなどの統計を調査できます。管理者はこの情報を使用して、生産フロアのレイアウトを変更したり、品質管理手順を合理化したり、材料設計を改善したりすることができます。
一部の ADF ソリューションには、リソースの割り当てと生産計画を支援するために特別に設計されたモジュールが含まれています。これらのソリューションには、マネージャが「what-if」シナリオをテストし、作業を別のシフトや機器に移動できるようにするツールが含まれています。マネージャは、従業員の生産性、機器の効率、およびさまざまなジョブの特性が全体的な生産努力に与える影響に関する ADF データを収集できます。ドキュメント生産マネージャは、ADF によって提供されるデータを使用して、従業員のパフォーマンス ボーナス プログラムを管理することもできます。
設備のアップグレードを検討している企業にとって、ADF で収集した生産データは、新しいハードウェアへの提案された資本投資の影響を評価する上で貴重なものとなります。ADF データは、たとえば、管理者が 2 台の古い挿入機を 1 台の高速デバイスに置き換えることによる生産性への影響をテストするのに役立ちます。ジョブ スケジュール、SLA、ジョブ特性はすべて、最終的な設備取得の決定に影響を与える可能性があります。
企業が新しい通信チャネルの使用を検討する際、ADF によって蓄積されたデータは、デジタル移行が生産ワークフロー、機器の使用、および人員配置に与える影響を予測する上で非常に貴重です。顧客の 15% がペーパーレス配布に登録した場合、作業負荷はどのように変化するでしょうか。30% が電子配信にサインアップした場合はどうなりますか。これらの質問への回答は、一元化された ADF データベースに生産情報を取得している場合、より簡単に得られます。
自動再印刷
多くの業務において、印刷、折り畳み、または挿入中に破損した文書の再印刷は、手作業が多く、エラーが発生しやすいプロセスです。従業員は、文書、顧客アカウント番号、および元の印刷ジョブを識別する必要があります。これは骨の折れる作業です。従業員は、オペレーターが機械から取り出した紙片しか受け取れないこともあります。
印刷オペレーターがアカウントとジョブを識別したら、印刷ファイルを再ロードするか、アーカイブにアクセスしてページを再印刷し、折り畳んで挿入します。多くの場合、これらの手動アクティビティは記録されません。「ドキュメントはどこにあるか」というよく聞かれる質問に答えるための監査証跡は存在しません。
自動化により、大幅なコスト削減、品質の向上、顧客サービスの向上が実現します。ADF は、印刷された文書が完了として記録されていなかった場合や、紙詰まりが発生したときに機械内にあった場合を認識します。その後、ADF は文書を自動的に即座に再印刷して、当日の郵送物に含めたり、翌日の印刷工程に文書を追加したりできます。当然、ADF は監査や調査が必要な場合に備えて、すべてのアクティビティを記録します。
郵便業務では、紙詰まりが発生した後、オペレーターが手動で郵便物を組み立て直すのが一般的です。自動再印刷機能を備えた ADF の制御下で、企業は「タッチ アンド トス」ポリシーを実装し、人的介入によって発生する文書の整合性エラーを排除できます。
規制遵守
前述のセキュリティ/プライバシーの利点と密接に関連しているのは、ADF が規制違反について質問されたときに郵送者が問い合わせに応答できるようにする機能です。インシデント対応は、規制当局からの制裁や罰金を引き起こす可能性のある問題を解決するために極めて重要です。ADF が保持する検索可能な記録により、文書化して問い合わせに応答することがはるかに簡単になります。
近年、規制当局による執行および監査の取り組みが強化され、不遵守に対する罰則も強化されています。調査を受ける企業は、違反を防止し、問い合わせに対応するツールと手順を備えていることを証明できなければなりません。規制当局は、プライバシー侵害のリスクを軽減できない企業を厳しく批判しています。米国では、公民権局 (OCR) が医療保険の携行性と責任に関する法律 (HIPAA) の遵守を執行しています。規制当局は、対象となる事業体が違反に遭い、監査で準備と予防措置が不十分であることが判明した場合、多額の罰金を課しています。
SLA遵守
サービス レベル契約に違反すると、コストがかさむ可能性があります。サービス プロバイダーはパフォーマンス ベースの罰金の対象となり、違反が繰り返されると契約が解除される可能性があります。社内文書処理の場合、SLA に違反すると、組織は社内の機能が確実に実行されるという信頼を失う可能性があります。その結果、文書処理をアウトソーシングする取り組みが行われる可能性があります。
ADF ソリューションは、ワークフロー全体のアクティビティを監視することで、こうしたイベントを防止します。ADF は、利用可能なリソースの生産性と、事前に確立された契約で許可された時間に対して、生産待ちのボリュームを測定します。システム プロジェクトが作業の期限に間に合わないと予測した場合、ADF はダッシュボード画面またはオーバーヘッド ディスプレイにこれらのアラートを表示します。多くの ADF システムでは、主要な従業員に、差し迫った問題を電子メールまたはテキスト メッセージで通知します。
郵便貯金・郵便物準備
ADF ソリューションは、複数のジョブから情報を収集し、それを専用の郵便ソフトウェアに入力することで、郵便料金の節約と郵便物の準備を効率化します。一部の ADF システムには、郵便ソフトウェアをワークフローに直接統合するための既製のフックが付属しています。
組織が郵便料金の節約を実現するもう一つの方法は、世帯別送を導入することである。この戦略は、以前は別々の書類であったものを一つの封筒にまとめることで、発送郵便物の枚数を減らし、郵便料金を削減するものです。米国郵政公社（US Postal Service）がファーストクラス・プレスポート・レターの郵便料金を改定して以来、世帯化は郵便事業者にとってより実用的なソリューションとなりました。最新の規定では、郵便物の重量に関係なく、郵便料金を上げることなく文書にページを追加することができる。Crawford TechnologiesのOperations Expressのようなドキュメントのリエンジニアリングツールは、郵便事業者が異なるジョブの印刷を新しい、世帯化された印刷ストリームに組み合わせることを可能にします。
このような戦略には、封筒にまとめる予定のすべての文書を郵送者が確実に把握できるように、包括的な文書レベルの追跡および制御システムが必要です。ADF ソフトウェアを使用すると、顧客サービス担当者は組織がどの文書をいつ郵送したかを把握できるため、顧客からの問い合わせをより効率的に処理できます。
プロセスの可視性/顧客体験の向上
ADF がなければ、クライアントが作業のステータスについて質問しても、中断することになります。こうした問い合わせは、必然的にドキュメント オペレーション部門を捜索するか、紙の記録を検査してから顧客に折り返し連絡することになります。ドキュメント オペレーションは、ステータス レポートがジョブ レベルで作成されるため、不正確な情報や推定情報しか提供できないことがよくあります。
ADF 環境では、顧客サービスは、ドキュメント センターでの作業を中断したり、コールバックを要求したりすることなく、「ドキュメントはいつ郵送されましたか?」や「ドキュメントはどのチャネルで配信されましたか?」などの顧客の質問に迅速に回答できます。顧客は、セルフサービス ポータルを使用して自分で質問に答えることもできます。顧客が正確かつ即座に回答を得られると、満足度が向上します。
フルカラーインクジェットの付加価値
事前印刷された紙のストックからホワイトペーパー環境に移行する企業は、複数の紙のストックの購入、保管、在庫管理にかかるコストを削減できます。しかし、ADF を使用すると、さらに大きなコスト削減が可能になります。
ADF ワークフロー内のツールを使用すると、白紙、フルカラー インクジェット環境で印刷する企業は、異なる印刷済み用紙ストックが必要だったため以前は分離していたジョブを結合できます。この統合により、小規模で労働集約的なジョブの数を減らし、郵便料金の割引を増やすことができます。最適な例は、複数の顧客の明細書を印刷して郵送するサービス プロバイダーです。その日のすべての文書を結合し、印刷前に郵送順序に並べ替えることで、サービス プロバイダーは大量の印刷ジョブと挿入ジョブを中断することなく実行できます。また、個々のジョブでは実現できない郵便密度も実現します。
印刷・郵送業務では、フルカラーインクジェット機能、インテリジェント文書作成ソフトウェア、Crawford TechnologiesのOperations Expressのような文書リエンジニアリングユーティリティ、ADFの追跡・制御機能を使用することで、印刷済みの明細書挿入物を削減または排除することができます。かつて、印刷済みの挿入物を変更するために挿入機を停止する必要があった取引文書の処理ワークフローは、大幅に簡素化されます。
印刷された文書にマーケティング メッセージや規制メッセージが埋め込まれているため、郵送業務では、挿入ステーションの数が少ない機器で作業を処理できます。郵送業者はコストを削減し、倉庫、ステージング エリア、および製造フロアのスペースを有効活用できます。
クロフォードテクノロジーズのADFイネーブラ
PRO Production Manager は、現在市場にある多くの優れた製品の1つで、今日のすべての要件を満たし、将来の複雑な文書作成と配布の世界に備えて文書作成者を準備する、自動化された文書工場の作成をサポートします。
PRO Production Managerによる柔軟なワークフロー
このオープンで構成可能なソリューションにより、エンドツーエンドのプロセス自動化管理が可能になります。データ ソース、組版システム、プリンター、インサーター、メール ストリームを橋渡しし、シームレスな制作ワークフローを実現します。
PRO Inkjet Expressでインクジェットに移行する
このスケーラブルなソリューションにより、既存の印刷ストリームを再作成したり、進行中の生産ワークフローを再設計したりすることなく、既存のプロセスを移行してフルカラーインクジェット印刷機の機能を最大限に活用できます。
PRO Conductorによるリアルタイム・ダッシュボード
他のCrawfordTechソリューションの統合モジュールとして利用可能なPRO Conductorは、使いやすいウェブベースのダッシュボードを提供し、カスタマイズ可能なレポートと主要なパフォーマンス指標に関する洞察を提供するメトリクスで、作業ステータスのリアルタイム情報を提供します。
PROプリファレンス・マネージャーによる顧客体験
カスタマー・エクスペリエンス（CX）戦略は、より多くのコントロールを顧客の手に委ねることにかかっています。PROプリファレンス・マネージャーにより、文書の受取人は、顧客の安全なウェブポータルを介して自分のプリファレンスを管理することができます。PRO Production Managerはこの情報を活用し、文書作成時に現在選択されている配信チャネルに文書を配信します。
アクセシブルなドキュメント
視覚障害者、弱視者、認知障害者の増加に伴い、文書をアクセシブルな形式で提供することがこれまで以上に重要になっています。当社のソリューションにより、お客様は、アクセシブル PDF、アクセシブル HTML5 などの形式での文書の作成と配信を自動化できます。アクセシブルな形式への変換は、制作ワークフローの統合コンポーネントになります。
まとめ
適切なADFベンダーを選択するには、ドキュメント制作者の要件と優先順位を、検討中のソリューションの個々の機能と長所と比較する必要があります。時には、当社のPRO Production Managerが最適で、他のCrawfordTechやサードパーティーのソリューションと組み合わせることもできます。また、他の製品がより適している場合もあります。どのような選択をするにしても、よく選択された自動ドキュメント工場は、どのようなオペレーションにおいても、コストの削減、品質の向上、生産性の改善に役立ちます。
