企業が Automated Document Factory (ADF) の導入を検討する理由は数多くあります。制御、説明責任、分析データ、アラート通知、生産性向上、コスト抑制といったメリットは、顧客とのコミュニケーションを作成および配信するほぼすべての組織にとって重要です。この機能を提供できない組織は、アウトソーシング プロバイダーであれ社内ドキュメント センターであれ、顧客にとって重要なドキュメント アプリケーションをサポートすることが困難になります。
企業が ADF テクノロジーに関心を持つようになるのは、アカウント ドキュメントの混在、SLA の遵守の失敗、ADF が提供する利点とセキュリティを提供する競合他社へのビジネス流出などの明らかな問題点があるためです。
また、企業は ADF テクノロジーを、新しい市場に参入したり、顧客に優れた製品を提供したりするための重要なビジネス成長促進要因と見なすこともあります。
ADF はあなたの会社に利益をもたらすでしょうか?
リスクの評価
アカウントを混在させることで誤って個人情報を公開した場合、どのような結果になるでしょうか。ジョブが郵送期限に間に合わなかった場合はどうなるでしょうか。生産ジョブ中にマシンが故障した場合、オペレーターはどのようにして正しい場所から再開し、重複や文書の漏れを回避するのでしょうか。
コスト管理
3 番目のシフトを省略できますか? どのジョブの実行に最も時間がかかりますか? ジョブまたはドキュメントのステータスに関する問い合わせの追跡にどのくらいの時間を費やしていますか? ジョブを組み合わせることで、製造および郵送の費用を削減できますか? 老朽化した機器を交換することが経済的に合理的なのはいつですか?
新規ビジネスの誘致
追跡と制御が強化されれば、HIPAA 管理対象文書の処理などの新しい市場に組織がアクセスできるようになりますか? 可変ページ数の明細書を印刷して挿入する機会はありますか? 最新の RFP はすべて、マルチチャネル文書配信と顧客設定の維持を必要としていますか?
サービスの向上
顧客からの問い合わせに迅速に対応することで、顧客維持に役立ちますか? 自動再印刷により、文書が 1 日か 2 日早く郵送されるようになりますか? リアルタイムのアラートにより、管理者は顧客に影響が出る前に製造上の問題を解決できるようになりますか?
これらの項目のいずれも、ADF ソリューションの購入を正当化する可能性があります。ほとんどの企業は、今日の最新の自動化されたドキュメント ファクトリーが提供する機能を最大限に活用することで、複数の領域で改善が見られます。
解決策の調査: すべての利害関係者を特定する
ドキュメントの印刷、挿入、郵送業務は、ADF 実装によって生じる変更に関係することが明らかです。ただし、ADF ソリューションは他のいくつかのグループや部門にも影響を及ぼします。他の組織も ADF ソリューションの設計と実装にリソースを提供します。関係する典型的なグループは次のとおりです。
- 情報技術
- 品質管理
- 顧客体験
- 法律/規制/コンプライアンス
- ファイナンス
- マーケティング
- 顧客サービス
- 販売
- 事業分野
- 顧客
- アウトソーシングサービスプロバイダー
決断を下す
ニーズを特定し、可能な解決策を調査する際には、次の点を考慮してください。
プロジェクトの範囲
単一サイトのソリューションをお探しですか、それとも複数の場所での作業を管理するために ADF が必要ですか? 複数の場所は独立して運営されていますか、それともすべてのサイトで毎日の作業負荷のバランスを取りますか? 現在サポートしている流通チャネルはいくつありますか? また、これはどのように変化する可能性がありますか? インクジェットへの変換など、他の主要なプロジェクトと同時に ADF を実装しますか?
マイルストーンと期限
顧客または規制当局は期限を課していますか? それはどのようなものですか? これらの目標はプロジェクトの優先順位にどのように影響しますか?
測定
ベースライン データは入手可能ですか? ADF の有効性をどのように測定しますか? 問題を特定して調整を行うために支援が必要ですか?
現在の問題を特定する
混在文書、再印刷、生産性、スケジュール、配布チャネルのエラーなどの既存の問題はありますか? ワークフローに、文書またはジョブのステータスを判断できない盲点がありますか?
戦略目標
エラーや非効率性が成長を妨げていませんか? 顧客満足度は低下していませんか? 貴社は顧客にシームレスなコミュニケーション体験を提供するよう努めていますか?
オプションの確認
最も重要な ADF 機能はどれですか? 一部を今すぐに実装し、一部を後で実装できますか? 新しい機器への投資は必要ですか、それとも現在のハードウェアを変更できますか? 顧客サービス部門またはエンド カスタマー用のポータルが必要ですか?
リスクを評価する
何も対策を講じなかった場合、顧客とのコミュニケーションにどのような影響がありますか? 規制違反の可能性はありますか? IT リソースが再割り当てされた場合、ADF プロジェクトは予定どおりに続行できますか?
プロジェクトコストと節約の機会
買収、専門サービス、トレーニング、機器の変更または交換、人員削減、キャッシュフローの改善、郵便料金の削減、機器の有効活用、外注作業の削減などを検討してください。自動化されたドキュメント ファクトリーを実装する組織ごとに、コストの節約や新しい機会の活用に関する目的が異なる場合があります。
今日の市場では誠実さと管理が求められている
ドキュメント センターや印刷サービス プロバイダーは、顧客がベンダーに追跡と整合性の制御を提供することを期待していることに気づいています。機密データを含むドキュメントを扱うすべての業務では、顧客の個人情報が誤って公開されることを防ぐための強固なプロセスが必要です。複雑なアプリケーションでは、ADF テクノロジを介して利用できるドキュメント レベルの制御の必要性が高まります。
ページ数が可変のドキュメント、封筒の内容が一致しているもの、閉じた封筒の宛名、両面印刷された可変データなどのジョブは、特にエラーが発生しやすくなります。このようなアプリケーションは、高度な識別および追跡システムなしで実行すると危険です。
ダイレクト メール マーケティング アプリケーションでも、ADF システムが提供するドキュメント整合性対策が必要です。アプリケーションが高度にパーソナライズされるにつれて、エラーのリスクが増大します。パーソナライズされたメールの要素が一致しないと、サービス プロバイダーや社内ドキュメント センターにとって大きな問題となり、やり直しのコストやアカウントの喪失につながることもあります。
より正確なターゲティングとデジタル チャネルへの移行により、全体的なメールの量が減少するにつれて、各メールの価値は上昇します。リストの一部にメールを送れなかったり、メールが期待どおりの結果を生み出す能力を低下させるような間違いを犯したりすると、メールは高すぎるという顧客の認識が強まります。間違いが多すぎると、メール送信者は顧客や見込み客とのコミュニケーションに別の方法を検討するようになり、メールの量がさらに減少します。
郵便物の品質向上、コスト削減、運用効率化といった明らかなメリットに加え、ADF ソリューションは新たな機会への扉を開くこともできます。
追跡と管理が改善されたことで、ドキュメントセンターは、ジョブの世帯化や混載などの戦略を検討できるようになりました。このような戦略は、Crawford Technologies Operations Expressのようなドキュメント・リエンジニアリング・ツールで可能になることが多く、運用コストと郵送費を削減します。リエンジニアリングされたドキュメントは、カスタマーエクスペリエンスも向上させます。
マルチチャネル配信は、現代のあらゆる顧客コミュニケーション戦略の特徴です。これは、新しいトレンドやテクノロジーの出現に応じて変化する目標です。複数のチャネルで顧客とつながりたいと考える企業に必要な精度と応答性を提供するには、柔軟な ADF プラットフォームが不可欠です。
顧客のコミュニケーションの好みを把握、維持、対応することの複雑さと、物理チャネルとデジタル チャネルをサポートするために複数の形式でドキュメントを出力する必要性が組み合わさると、自動化されたドキュメント ファクトリーが必要になります。デジタル配信システムの予想される成長により、この複雑さはさらに増すため、サービス プロバイダーと社内ドキュメント センターは準備を整える必要があります。
生産性の向上と制御の強化により、ビジネス チャンスが生まれます。ADF によって精度、生産性、品質のレベルがさらに向上したため、組織は、これまで対応できなかった大量の顧客や納期要件のある顧客を引き付けることができるようになります。
そして最後に、ADFによって蓄積された顧客コミュニケーションデータを使用して、組織は顧客コミュニケーション戦略全体を評価することができます。この情報は、
顧客メッセージは一貫性があり、関連性があり、必要です。企業は ADF を他のビジネス プロセスと統合し、顧客関係をまったく新しいレベルに引き上げることができます。
クロフォードテクノロジーズのADFイネーブラ
PRO Production Managerによる柔軟なワークフロー
このオープンで構成可能なソリューションにより、エンドツーエンドのプロセス自動化管理が可能になります。データ ソース、組版システム、プリンター、インサーター、メール ストリームを橋渡しし、シームレスな制作ワークフローを実現します。
PRO Conductor™ によるリアルタイムダッシュボード
他の CrawfordTech ソリューションの統合モジュールとして利用可能な PRO Conductor システムは、ジョブのステータスに関するリアルタイム情報を提供する使いやすい Web ベースのダッシュボードを提供し、カスタマイズ可能なレポートとメトリックによって主要なパフォーマンス指標に関する洞察を提供します。
PROプリファレンス・マネージャーによる顧客体験
カスタマー・エクスペリエンス（CX）戦略は、より多くのコントロールを顧客の手に委ねることにかかっています。PROプリファレンス・マネージャーにより、文書の受取人は、顧客の安全なウェブポータルを介して自分のプリファレンスを管理することができます。PRO Production Managerはこの情報を活用し、文書作成時に現在選択されている配信チャネルに文書を配信します。
アクセシブルなドキュメント
盲人、弱視者、認知障害のある人の増加に伴い、アクセス可能な形式で文書を提供することがこれまで以上に重要になっています。当社のソリューションにより、お客様は次のような形式で文書の作成と配信を自動化できます。
アクセシブルな PDF、アクセシブルな HTML5、およびその他の形式。アクセシブルな形式への変換は、制作ワークフローの統合コンポーネントになります。
まとめ
適切なADFベンダーを選択するには、ドキュメント作成者の要件と優先順位を、対象となるソリューションの個々の機能と強みと比較する必要があります。
を考慮してください。場合によっては、他のCrawfordTechやサードパーティのソリューションと組み合わせて、当社のPRO Production Managerがベストマッチになることもあります。他の状況では、他の製品の方が適しているかもしれません。どのような選択をするにしても、よく選択された自動文書工場は、どのようなオペレーションにおいても、コストの削減、品質の向上、生産性の改善に役立ちます。
