導入
保険業界は、今日最もコンテンツ集約的な業界の 1 つです。保険会社は、毎日、数百万件の保険契約書、更新通知、給付金明細書、および多数の規制、顧客、アカウントに関する文書を作成し、配布しています。処理しなければならない情報の量が膨大であることに加え、企業情報システムの複雑さが増していることから、すべてのコンテンツを管理することは終わりのない課題となっています。
同時に、規制上の制約はますます厳しくなり、常に変化しています。法律の詳細に関する不確実性と、しばしば混沌とした地政学的状況により、特に組織が地域や国境を越えて事業を展開している場合、コンプライアンスの確保はますます困難な作業となっています。
保険会社もまた、「デジタル変革」への対応に追われています。金融サービスや製造業など他の多くの業界ではデジタル化が進んでいますが、保険業界では紙の伝統が根強く残っています。保険契約書や開示書類は大部分が紙に印刷されていますが、請求書、スケジュール、リマインダーなどの取引活動はますますデジタル化されています。そのため、紙とデジタルのコンテンツが混在するこの管理は、保険会社にとって特に顕著な課題となっています。
保険会社はどのようにこの課題に対応すればよいのでしょうか。クロフォード・テクノロジーズは、このような重要な課題を解決するためのソリューションとサービスを提供しています。
コンプライアンス
規制遵守があらゆる保険組織にとって大きな懸念事項であることは周知の事実です。絶えず変化する規制がもたらすリスクは、世界中の保険会社に影響を及ぼしています。業界を牽引する重要な米国法として、医療費負担適正化法、HIPAA プライバシー ルール、ドッド フランク消費者保護法などが思い浮かびます。米国以外では、GDPR、英国金融サービス機構の保険業務行為規則、カナダ生命保険協会ガイドラインなどの基準が、業界のコンプライアンス期待を形作っています。
コンプライアンスに関しては、アーカイブと記録管理に多くの注意が向けられています。どの文書と記録をどのくらいの期間保存するかは、コンテンツ管理と規制コンプライアンスの一般的な側面です。一般的に、米国の保険契約文書は、契約の有効期限が切れてから 3 年間アーカイブする必要があります。生命保険契約の保管期間は、契約者の生命が終わってから 7 年間に延長されます。これに各契約に関連付けられた文書の数と、複数の事業分野にわたって発行される文書の年間サイクルを掛け合わせると、保険会社には非常に長くて複雑な記録管理と文書保管の要件があり、効果的に管理しなければコンプライアンス違反のリスクを負うことになります。
使用事例
クロフォード・テックが保険会社のコンプライアンス確保を支援している一例として、IF保険との取り組みがある。IF保険はフィンランドにある損害保険会社で、スウェーデン、ノルウェー、フィンランド、ロシアを含む北欧地域全体で約380万人の顧客を抱えています。同社の既存のシステムには1億5,000万件以上の文書が含まれており、保険契約文書に関する現地の関連法に準拠するため、少なくとも11年間は保管しなければならない。その結果、これらの文書を PDF/A に変換し、移行する効率的な方法を見つけることが重要でした。当社のPRO Archiverソリューションは、多数の異なるリポジトリを統合するために使用され、1億5千万すべての文書が移行され、長期保存と検索のためにAFPからPDF/Aに変換されました。IF保険についての詳細はこちらをご覧ください。
アクセシビリティ
文書のアクセシビリティは、保険会社にとってますます大きな懸念事項となっています。世界中で 2 億 8,500 万人以上が視覚障害者です。北米では 3,000 万人以上が視覚障害者であり、国立眼科研究所によると、ベビーブーマー世代の高齢化により、その数は 2020 年までに倍増すると予想されています。視覚障害者にとって、請求書、明細書、その他の取引文書にアクセスできることは、独立性と顧客満足度の向上を意味します。企業にとって、視覚障害者の顧客に対応することは、単にビジネス上の利益になるだけでなく、連邦法で義務付けられています。
米国障害者差別禁止法第 508 条では、障害者が利用できるように、企業にサービス提供方法を調整するよう義務付けています。その他の国際法の例としては、英国平等法、カナダのオンタリオ州障害者アクセシビリティ法 (AODA)、マニトバ州障害者アクセシビリティ法 (AMA) などがあります。また、文書をより広くアクセス可能にするために組織にさらなる責任を課す、より厳しい法律制定が、他の多くの国でも進行中です。
使用事例
私たちは最近、米国情報通信技術アクセシビリティ要件（一般にリハビリテーション法の「セクション 508 更新」として知られています）に準拠するために、アクセシブルなドキュメントを提供する必要があった、全国的に有名な大手保険会社と協力しました。この要件は、連邦政府の請負業者と下請け業者が障害者を差別することを禁止しています。この会社の顧客とのやり取りと通信はほぼすべて Web ベースで、エンタープライズ コンテンツ管理システムに保存されていました。この会社は、アーカイブ システムと統合し、AFP をアクセシブル PDF とアクセシブル HTML5 の両方の形式に自動的に変換するソリューションを必要としていました。同社はアクセシビリティのために CrawfordTech MasterONE アーキテクチャを使用しており、これは 1 回のセットアップで両方の形式に変換します。顧客がアクセシブル PDF またはアクセシブル HTML5 ドキュメントをリクエストすると、システムはそれをオンザフライで変換し、元のファイルをシステム アーカイブに保持しながら、顧客が必要なものだけを即座に提供します。
デジタル化
どの業界でも、紙をなくし、プロセスを自動化し、コミュニケーションをデジタル化するという差し迫った目標があるようです。しかし、印刷コンテンツとデジタル コンテンツが入り乱れる状況に対処しなければならない保険組織にとって、デジタル変革はそれほど簡単ではありません。
実際、顧客はコミュニケーションの配信方法に関して非常に要求が厳しい場合があります。これは、デジタル コンテンツを意味する場合もあれば、昔ながらの紙が好まれる場合もあります。たとえば、毎月の請求書は電子的に届き、電子的に支払いたいが、保険証書は印刷して郵送してほしいという場合があります。予約のリマインダーを電子メールまたはテキスト メッセージで受け取るのは素晴らしいサービスですが、スマートフォンで保険証書を読みたい顧客はほとんどいません。
その結果、印刷コンテンツとデジタル コンテンツが混在するようになり、ユーザーの好みに応じて効果的に管理する必要が生じます。これは、さまざまな種類のコミュニケーションをより細かく分割することを意味し、コンテンツ管理システムに、より高い柔軟性と俊敏性を組み込む必要があります。
使用事例
Economical Insurance Groupは、CrawfordTech Riptideを使用して、コンテンツリポジトリに保存されているMetacodeドキュメントをPDFに変換し、オンラインプレゼンテーションを行うことで、サービスレスポンスと組織パフォーマンスを向上させています。これにはセルフサービス
ブローカー向けのオンライン リポジトリ。このアイデアは、ブローカーが印刷と郵送のコストを抑えながらペーパーレス環境に移行できるようにすることでした。多くのブローカーは、ペーパーレス ワークフローに組み込むためだけに、文書をスキャンし、その後それらのページをシュレッダーにかけていました。その結果、文書を印刷して郵送するための不要なコストが発生し、ブローカーにとっては、受け取った紙をスキャンしてデジタル化するために必要なハードウェア、システム、および労力の面でのコストも発生しました。
前進する
クロフォード・テクノロジーズは、保険会社が法令遵守、文書アクセシビリティ、デジタルトランスフォーメーションの重要な側面に対処するのを支援するユニークな資格を持っています。受賞歴のある当社のコンテンツ管理ソリューション・ポートフォリオは、印刷、アーカイブ、リエンジニアリング、プレゼンメントを高い柔軟性でカバーします。コンテンツ管理に関して、これほど深く幅広い経験を持つ企業は他にありません。
しかし、おわかりのように、私たちの言葉だけを鵜呑みにする必要はありません。これらおよびその他のユースケースは、世界中の 1,800 を超える組織が、ますます厳しくなる規制コンプライアンスの要求を満たし、アクセス可能なドキュメントの高まるニーズに対処し、デジタル トランスフォーメーションによって可能になった高度な技術とプロセス改善を活用するのにどのように役立ったかを示すストーリーのほんの一部にすぎません。
さらに詳しく知りたいですか? ここをクリックして、無料の義務のない相談を予約するか、 CrawfordTech.comにアクセスしてください。
