エグゼクティブサマリー
このホワイト ペーパーでは、トランザクションおよび反復的なダイレクト メール ワークフローの大きな変化について説明します。従来のテクノロジは、これまで組織やサービス プロバイダーに遅延やエラーを引き起こしてきました。しかし、高度なテクノロジの出現により、データ ファイルによって生産プロセスが促進され、タスクが自動化されるようになったため、手動による介入やスタッフの知識への依存が軽減されました。このホワイト ペーパーでは、データ最適化、ワークフローの標準化、自動化、クラウド、迅速なオンボーディングが印刷およびメール業界にどのような革命をもたらしているかについて説明します。
導入
印刷・郵便業界は、コストの上昇と人員配置の課題に取り組んでいます。時代遅れのワークフローと非効率的なプロセスにより、組織が重要なコミュニケーションを提供したり、サービス レベル契約 (SLA) を満たしたりすることが困難になっています。このホワイト ペーパーでは、ドキュメントの最適化、標準化、迅速なオンボーディングにおける技術的進歩によって、この業界がどのように変革し、企業にとって合理化された魅力的なコミュニケーション チャネルになるかについて説明します。
問題の説明
実際の郵便物や通信物の配送において、新しいワークフロー システム、ソフトウェア、またはツールに移行する際には、オンボーディングやワークフローの移行という困難なプロセスを伴うことがよくあります。これには、新しいバーコードの実装や、コスト効率を高めるための郵便処理の最適化が含まれます。従来のオンボーディングは長いプロセスになる可能性があり、大規模な組織全体に実装するには数週間から数年かかることもあり、大きな障害となります。このホワイト ペーパーでは、ワークフローの標準化と AI ベースの迅速なオンボーディングを採用することが、数年かかる作業を数週間に凝縮するために重要であると主張しています。さらに、eDelivery 方式で文書を受け取る人が増えているため、業界は現在、大規模な生産ではなく小規模な印刷ジョブの急増に取り組んでいます。この変化は生産効率に大きな影響を与え、トランザクション プリンターは多数の小さな毎日の印刷ファイルを管理および追跡する必要があります。これにより、通常、収益性が低下します。
エンタープライズ通信処理と CCM における正規化の採用
顧客コミュニケーション管理 (CCM) とエンタープライズ コミュニケーション処理 (ECP) のダイナミックな領域では、ワークフローの標準化という大きな変化が起こっています。この変革的なトレンドでは、ワークフローの数が大幅に削減され、完全に自動化された、より管理しやすい少数のワークフローに統合されます。
レガシーワークフローの課題
ハードコードされた入力フォルダとファイル名を特徴とする従来のワークフロー ツールは、大きな課題を伴います。これらのツールでは、ドキュメントまたはドキュメント タイプごとに固有の処理が必要であり、それぞれが異なるルールと個別のプロセスで処理されます。その結果、入力フォルダと一時ワークフロー フォルダが数百または数千にまで増加します。その結果は広範囲にわたります。ファイルが失われ、一時フォルダが放置され、問題が発生すると機密データが露出したままになります。このフォルダとワークフローの迷宮を管理するのは困難な作業となり、アップグレードとサポートのリソースに負担がかかります。単一ファイル タイプ ベースのワークフローの時代が終わりに近づいていることは明らかです。
ワークフローの標準化の採用
ワークフローの標準化は、効率性とシンプルさの時代を先導する最新のアプローチです。このプロセスでは、手紙、請求書、明細書、マーケティング コミュニケーションを統合されたワークフローに統合します。事実上、あらゆる形式の通信をこの標準化されたワークフローでシームレスに処理できます。その影響は大きく、組織ではフォルダー管理と IT タスクが驚くほど削減され、多くの場合 50% 以上削減されます。そのメリットは単なる効率性にとどまりません。印刷物やメール コミュニケーションの制作においてワークフローを管理および実行する方法が根本的に変わります。
「ワークフロー正規化により、データ ファイルが出力デバイスとポストプロダクション デバイスを駆動する完全に自動化されたワークフローが作成されます。」
業界のベストプラクティスを活用する
ワークフローの標準化の中心となるのは、業界のベスト プラクティスとメタデータの組み込みです。これはファイル、ドキュメント、およびページのレベルで行われ、データ ファイル自体がルーティング後の構成、バーコード、および郵送プロセスを管理できるようになります。従来のジョブ分離と多数の個別のワークフローへの依存は時代遅れになります。この進化により、操作が合理化されるだけでなく、以前は達成できなかったレベルの精度と一貫性も保証されます。
統合された制作ワークフロー: 革新的なソリューション
ワークフローの専門家は、印刷記述言語 (PDL) や形式に関係なく、あらゆるファイル タイプを処理できる単一のバックエンド制作ワークフローを異口同音に提唱しています。PostScript、PDF、AFPDS、Line Data、Xerox LCDS、Xerox Metacode、さらには PCL であっても、このアプローチは最も堅牢で簡単な方法です。これにより、定義されたバックエンド標準があらゆるファイル タイプやデータ形式にシームレスに対応する、標準化された制作プロセスが確立されます。組織は、異なるファイル タイプやデータ形式がシステムに入力されるたびに、まったく新しいワークフローを作成するという困難なプロセスを経る必要がなくなります。ワークフローの正規化は、CCM/ECP 業界における極めて重要な転換点となります。ワークフローの管理方法を再定義し、レガシー システムの複雑さを排除して、これまでにない効率とシンプルさの時代を先導します。プロセスを統合および合理化することで、組織は生産性を向上させるだけでなく、精度と一貫性の新しい基準を確立します。ワークフローの正規化を採用することは単なるオプションではありません。完全に自動化された印刷およびメール通信のダイナミックな環境で成功を目指す組織にとって、これは必須の要件です。
「ワークフロー正規化により、データ ファイルが出力デバイスとポストプロダクション デバイスを駆動する完全に自動化されたワークフローが作成されます。」
ジョン・スレイニー、CCS
迅速なアプリケーションオンボーディング – AIの力
アプリケーションを最新のワークフローに移行したり、新しい印刷技術と統合したりすることは、困難な作業になりかねない。AIベースのツールは、ドキュメントの分析と処理において優れた能力を発揮し、迅速かつ正確なオンボーディングを可能にしている。Crawford TechnologiesのSmartSetupソリューションがその例で、数分で文書にインデックスを付け、正規化された生産ワークフローのためにアプリケーションを自動的に設定する。この画期的なアプローチは、従来の方法を大きく上回り、1回のシフトで複数のアプリケーションのオンボーディングを可能にする。AIテクノロジーを活用することで、ビジネスアナリストやアプリケーションスペシャリストがオンボーディングプロセスを主導できるようになり、開発者や技術リソースへの依存が解消されます。この革新的なアプローチにより、企業はスケジュールの制約によるアプリケーションのセットアップの遅れに直面することがなくなります。
「SmartSetupは、従来のPDFプラグインスタイルのインデックス作成ツールと比較して、ジョブセットアップやアプリケーションオンボーディングを90%以上完了させることができます。
小規模な仕事が経営の悪夢を生み出す
大規模な生産工程から、より小規模でより具体的な多数の印刷ジョブへの移行は、長年にわたって生産効率に大きな影響を与えてきました。紙のストックを変更したり、カットシート デジタル プレスに新しい印刷ファイルをリリースしたりするのに数分しかかからないかもしれませんが、生産速度は低下します。この速度低下は、連続給紙またはロール給紙プリンターではさらに顕著で、紙の交換に 15 分以上かかることがあり、10 ～ 30 フィートの紙が無駄になる可能性があります。また、インサーターにも追加のセットアップが必要な場合は、この影響は大幅にコストがかかります。今日多くの組織が直面している一般的な人員配置と開発の課題に加えて、従来の大規模な生産工程とは対照的に、小規模な印刷ジョブの増加から、注目すべき問題が発生しています。この移行は、生産効率に大きな負担をかけ、監査の大きな困難をもたらします。印刷キューが数十、場合によっては 100 を超える印刷ファイルで構成されるシナリオでは、ファイルが誤って見落とされたり、見落とされたり、誤って処理されたりする確率が飛躍的に高まります。量と複雑さが増大するにつれて、人為的ミスが発生する余地が拡大し、印刷管理プロセスに対する監視と精査のレベルを高めることが必要になります。その結果、組織は、この変化する状況に直面して、印刷業務の正確性と整合性を確保するために、より堅牢なシステムと手順を実装する必要に迫られています。
ワークフロー連結ソリューション。
印刷ファイルの連結は、類似したファイルを効果的に結合することで、重大な課題に対処します。PDF、メタコード、AFP ファイルを結合する過去の試みは懸念を引き起こしたかもしれませんが、現代のテクノロジーは堅牢なソリューションを提供します。インテリジェントな連結は、小さな生産ファイルを、ロールの長さまたは特定の印刷時間要件に合わせて調整された、適切なサイズの単一の印刷ファイルにグループ化します。この高度な技術は、フリーウェアや安価なソフトウェアが提供する基本的なファイル結合を上回ります。重複するフォント、画像、リソースを削除してファイルを合理化し、最適な印刷を実現します。さらに、印刷ファイルを再構築し、シームレスな処理とリッピングのために、すべての重要なリソースがヘッダーですぐに使用できるようにします。これにより、RIP 時間が短縮され、フォント数が多すぎることによるパフォーマンスの低下や、ファイル構造の悪さやリソース パスの複雑さによるレンダリングの問題など、プリンターのクラッチングやリッピングの問題がなくなります。
インテリジェントな印刷ファイルの連結により、印刷ファイルの数を減らし、人的エラーを軽減することで、ロールの長さや特定の時間割り当てに基づいてジョブをグループ化し、ワークフローを最新化できます。これらの戦略を実装すると、印刷操作の効率と精度が大幅に向上し、今日のダイナミックな印刷環境で組織が成功できるようになります。
ドキュメントの最適化: 制作を成功に導く 5 つのステップ
過去 15 年間で、明細書、請求書、通信の状況は劇的に変化しました。最新のインクジェット プリンターや高速カラー レーザー プリンターにより、企業は鮮やかな画像、複雑な地図、説得力のあるメッセージなど、魅力的でパーソナライズされたコンテンツを作成できるようになりました。しかし、この変革は、10 年以上運用されてきた多くの定着したワークフロー システムにとって大きな課題となっています。
史上最大のPDF印刷問題
従来のワークフロー ソフトウェアやフリーウェア ユーティリティでは、多くの場合、データ ストリームが肥大化して非効率になったり、PDF や AFP の印刷ファイルが劣化したりします。これらのファイルは、専用の顧客コミュニケーション管理 (CCM) ソフトウェアではなく、アプリケーション システムやユーティリティによって生成され、各ページのフォントや画像が無差別にバンドルされます。この方法は、オンライン プレゼンテーションには適していますが、最新のインクジェット プリンタでの高速印刷、特に 1 分あたり 1,000 ページ以上の速度を達成しようとすると、ほとんど機能しません。これにより、ほとんどのプロダクション プリンタが各フォント、画像、またはリソースの重複コピーを含む各ページを処理できないという、リソース集約の問題が発生します。
ステップ1: フォントの最適化
過去 10 年間、フォント、特に重複フォントや未使用フォントは、印刷業界で大きな課題となってきました。印刷現場のスタッフにとって、印刷可能な PDF ファイルを受け取るには、テスト ファイルや校正を生成する前に何時間もの準備作業が必要になることがよくあります。生産ファイルを最適な速度で実行するための鍵は、堅牢なソリューションを導入することです。このソリューションは、未使用フォントを迅速に識別して削除し、重複を排除し、ファイルのヘッダーに必要なすべてのフォントを細心の注意を払って整理する必要があります。これにより、効率的な生産プロセスが保証されます。
ステップ2: 画像補正
データ最適化のプロセスは、多くのプロダクション プリンターにとっての大きな問題である、未使用または重複したリソースの削除から始まります。この重要なステップの後は、画像の理解と最適化に重点が移ります。重複または冗長な画像は体系的に削除され、残りの画像は特定の出力デバイスに合わせて微調整されます。
ステップ3: 色補正
ダイナミックなフルカラー通信の時代では、正確なカラー キャリブレーションが不可欠です。データ最適化は、カラーが正確に表現され、プリンタの機能に一致するようにすることで、このニーズに対応します。この手順により、最終的な印刷物が意図した視覚効果を忠実に反映することが保証されます。これには、使用する用紙に合わせてプリンタの適切なカラー プロファイルが作成されている必要があります。これは、新しいプリンタ/プレス機を設置したとき、または用紙を初めて入手したときに実行する必要がある 1 回限りの手順です。
「モニター上で色が正しく見えるからといって、正しく印刷されるとは限りません。」
ステップ4: 構造の調整
バランスの取れた印刷ファイルは、効率的な処理に不可欠です。このステップでは、ファイルの構造を整理して、同時リッピング (ラスター イメージ処理) またはプリンターの複数のコアまたは CPU での処理を容易にします。対照的に、リソースとオブジェクトが散在する最適化されていない印刷ストリームは、通常、一度に 1 ページずつ処理されます。構造を調整することで、RIP またはプリンターはイメージとフォントをすばやく見つけることができ、独立したページ処理が可能になります。これにより、RIP 時間が短縮され、生産プリンターの非効率性が排除されます。
ステップ5: 圧縮
ドキュメント最適化の最終段階は圧縮です。コンピューターでファイルを表示するために HEIC などの新しい圧縮アルゴリズムや形式が登場していますが、コントローラーや RIP で実行される従来のソフトウェアはこれらの革新をサポートしていない可能性があります。圧縮アルゴリズムを特定の印刷デバイスに合わせることが最も重要です。これにより、定格印刷速度を維持しながらファイルを効率的に処理し、郵便物挿入物、カッター、製本装置などのポストプロダクション デバイスとシームレスに統合できます。
ドキュメント最適化は、扱いにくく非効率的な印刷ファイルを、最新の印刷技術に対応した合理化された高品質のドキュメントに変換する、綿密な 5 段階のプロセスです。フォント、画像、色、構造、圧縮を体系的に処理することで、組織は印刷およびメール ワークフローの潜在能力を最大限に引き出し、最適な効率、品質、および今日の高度な印刷デバイスとの互換性を確保できます。
CCM および ECM プロジェクトの取得と人材配置
エンタープライズ ソフトウェアの分野では、CCM および ECM プロジェクトのリソースの調達と人員配置が、大きな財務上の課題となる場合があります。これらのシステムの実装には専門知識が必要であり、多くの場合、開発、テスト、障害復旧インフラストラクチャ、および継続的なサポートに多額の投資が必要になります。さらに、トレーニングとリソースの割り当ては、継続的な障害となります。Web 開発などのテクノロジでより注目されている分野とは異なり、プロダクション印刷で合理化された郵送ワークフローを作成するためのすぐに利用できる教育リソースが不足しています。そのため、組織やサービス プロバイダーは、経験豊富な専門家に偏ることが多い業界で、タスクの構成とプログラミングに熟練した技術者を確保するのに苦労しています。
クラウドの登場
クラウドベースのデータ処理の登場は、こうした課題からの解放をもたらす。SaaS（Software-as-a-Service）モデルは、ソフトウェアの取得コストの負担を軽減するだけでなく、使用量または年間サブスクリプションに基づく柔軟な支払いモデルを導入している。SmartSetupのようなAI駆動型ツールの支援により、クラウド・ソフトウェアへのジョブのオンボーディングは数分、長くても数時間で達成することができ、一般的にアウトソーシング・プロジェクトに必要とされる数週間や数カ月に比べ、大幅に改善される。クラウドベースのソリューションをさらに際立たせているのは、AWSのような評判の高いプラットフォーム上で安全にホスティングされ、24時間365日いつでもアクセスできることだ。ワークフローを迅速に展開できる業界トップクラスのワークフロー専門家の熟練度と相まって、クラウドデータ変換とリエンジニアリングが、特に反復的なワークフローや複雑なデータフォーマットとリエンジニアリングの試みに取り組んでいる企業にとって、最も急速に成長している領域の1つとして浮上している理由は明らかです。
結論
この極めて重要な瞬間に、印刷および郵便業界は、ドキュメント最適化、ワークフローの標準化、迅速なオンボーディングの融合によって推進される変革革命の入り口に立っています。ワークフローの標準化は要として機能し、複雑な従来のプロセスを簡素化し、大幅な効率向上を促進します。AI 対応のオンボーディング、インテリジェントな印刷ファイルの連結、クラウドベースのソリューションと AI 駆動型ツールのパワーにより、これらの進歩がさらに強化されます。今こそ変革の時であり、これらのイノベーションを心から受け入れる組織は、印刷および郵便コミュニケーションのダイナミックな環境で生き残るだけでなく、繁栄するでしょう。
