ドキュメントのアクセシビリティの自動化

アクセシビリティのギャップ：何百万人もの人々が情報へのアクセスに苦労している

アクセシブルな文書へのニーズの高まり

失明、視力低下、認知障害は、相当数の人に影響を与えています。世界中で 258,000 人以上、米国では 3,000 万人以上が、従来の印刷物や電子通信の読み取りや理解に困難を抱えていると推定されています。人口の高齢化や、黄斑変性症や糖尿病などの一般的な病気により、この数は増加すると予想されています。

アクセシブルな文書に関する新しい規制や現行法の施行強化にもかかわらず、この層は依然として十分なサービスを受けられていません。業界の専門家は、すべてのコミュニケーションのうちアクセシブルな形式で配信されるのはわずか 3% から 4% であると指摘しています。しかし、統計によると、一般人口の 15% から 20% が何らかの印刷関連の障害を抱えています。

現在のシステム：壊れていて非効率的

さらに、誰かがアクセシブルな文書を必要とする場合、要求する責任は個人にあります。典型的なプロセスは、視覚障害または弱視の顧客がカスタマー サービスに電話し、特定の文書をアクセシブルな形式で要求することです。カスタマー サービス担当者は、それが何を意味するのか、何をすべきなのかを知らないことが多く、上司を巻き込む必要があります。その時点で、会社が何を提供できるかについて話し合うことがよくありますが、それが顧客のニーズを満たすかどうかはわかりません。会社の担当者が、文書を読んでくれる人を見つけるように顧客に提案したり、読んであげることを申し出たりすることは珍しくありませんが、個人情報や機密情報には明らかに適切な解決策ではありません。また、このアプローチは、文書のアクセシビリティ規制に準拠していることにはまったくならないことにも注意してください。

アクセスできない文書のコスト

アクセシブルなフォーマットを提供することに合意したら、文書を見つけて修正のために送信する必要があります。完成したファイルはその後、顧客に届けられます。一部の企業は CRM システムでアクセシブルな文書の設定を追跡できますが、顧客が新しい通信を受け取るたびに電話をかける必要があるのが一般的です。業界アナリストの推定によると、平均的なアメリカの家庭は、取引先の組織から毎月 14 件の文書を受け取っています。つまり、誰かが年間 168 回の電話をかける必要があるということです。これは明らかに、企業とその顧客にとって時間のかかる非効率的なプロセスです。

このプロセスには時間がかかり、利益が損なわれ、顧客体験に悪影響を及ぼし、最終的には差別的であることは間違いありません。なぜなら、人口のかなりの割合が重要なコミュニケーションに平等にアクセスできないからです。アクセス可能なドキュメントを積極的に配信し、すべての消費者がタイムリーにアクセスして対応できる情報を提供できるような新しいアプローチが必要です。

アクセシブルなドキュメント形式を理解する

アクセシブルな文書の作成方法について説明する前に、現在使用されているさまざまな形式を簡単に見てみましょう。アクセシブルな文書にはさまざまな形式があり、人によって好みの形式は異なります。ある顧客は点字文書を要求し、別の顧客は拡大印刷文書を要求する場合があります。アクセシブルな形式の要求に適切に対応するには、通信プロバイダーは顧客が要求した形式で文書を提供する必要があります。

従来のアクセス可能な形式には、点字、拡大印刷、電子テキスト、音声などがあります。これらは通常、適応形式と呼ばれ、要求に応じて提供されます。

これらの形式の文書の作成とテストは、通常、専門のサービス ビューローによって処理されます。各形式には、従わなければならない標準とベスト プラクティスがあります。専門のサービス プロバイダーは、代替形式での顧客とのコミュニケーションが法律に準拠し、業界標準を満たしていることを保証できます。

電子フォーマットの台頭: アクセシブルな PDF とその先

電子的にアクセス可能な形式には、Accessible PDF と Accessible HTML5 があります。どちらの形式でも、段落、見出し、表などの要素にタグが適用され、画像にテキストの説明が追加されます。これらのタグにより、視覚障碍のあるクライアントは、JAWS、NVDA、Voiceover などの支援技術を使用してファイルを操作できます。現在の法律の多くでは、Accessible PDF ドキュメントを WCAG 2.0 レベル AA にタグ付けすることのみが義務付けられていますが、一部の組織では依然として、ファイルを PDF/UA (Universal Access、ISO 14289-01) の標準規格にタグ付けすることを選択しています。ドキュメントにタグを付けるには、標準 PDF である必要があります (たとえば、ISO 32000-01 に準拠している必要があります)。

アクセシブル HTML は、企業にとって作成が難しい新しい形式ですが、特にモバイル デバイスの使用が増えるにつれて、多くの受信者に好まれています。アクセシブル HTML5 には、他の利点もあります。コンテンツの所有者ではない人でも、必要に応じてタグや代替テキストを編集するのがはるかに簡単です。
視覚障がい者コミュニティにおけるモバイル デバイスやスクリーン リーダーの使用が増えるにつれて、電子形式はますます普及しています。また、Accessible PDF や Accessible HTML5 は、印刷障害の有無にかかわらず、誰でもアクセスできるため、真の文書アクセシビリティを提供できるという利点もあります。

ユーザーの好みが鍵: 多様なニーズを満たす

電子形式の普及にもかかわらず、支援技術が必ずしもすべてのユーザーのニーズを満たすとは限らないため、組織は視覚障碍者や弱視のユーザーがコンテンツを利用するさまざまな方法を考慮する必要があります。企業は、点字、拡大印刷、電子テキスト、音声の要求にも引き続き対応する必要があります。

ドキュメントの宇宙: アクセシビリティのニーズを理解する

どの組織でも、フォーム、小冊子、マーケティング資料、Web コンテンツ、電子メール、請求書、明細書、手紙など、さまざまな社内および社外の文書が作成されます。マーケティング、デザイン、営業、法務、役員、人事など、複数の個人やグループがこれらのコミュニケーションの責任を共有します。さらに、これらのコミュニケーションの作成にはさまざまなアプリケーションやツールが使用されます。組織にとって、文書のアクセシビリティ戦略を定義して実装することが非常に難しいのも不思議ではありません。

ドキュメントタイプの分類

大まかに言えば、これらのコミュニケーションはいくつかのグループに分類できます。

• 静的: この用語は、マーケティング資料や Web コンテンツなど、すべてのユーザーに対して同じ情報を指します。
• 構造化ドキュメントまたはトランザクション ドキュメントには、複雑な表やフォームが含まれ、データ駆動型であり、個人情報や機密情報が含まれます。
• 上記を組み合わせたもの: 静的コンテンツを持ち、可変データも含むドキュメント。

アクセシビリティ ロードマップの作成: 対処すべき重要な質問

組織がドキュメント アクセシビリティ プランを策定する際の最初のステップの 1 つは、どのドキュメントを処理する必要があるかを評価し、次の事項を決定することです。

• 誰が関与しているのか – どのグループや個人が文書を「所有」しているのか?
• 私たちの視聴者は誰ですか？どのような形式がすでにリクエストされていますか？
• どこから始めるべきでしょうか。たとえば、アクセシビリティに関してどのドキュメントを優先すべきでしょうか。
• 当社の顧客基盤と提供する文書を考慮すると、どのような形式を用意すればよいでしょうか?

上記が完了すると、高レベルの戦略と特定のプロセスが開発され、企業全体に伝達されます。ドキュメントの種類が多岐にわたるため、ドキュメントごとに異なるツールを使用するのは理にかなっています。そこで、従来、ファイルがどのように修復されてきたかを確認してみましょう。

従来の文書修復の課題

プロセスの迷宮: 手動修復の複雑さ

ドキュメントの修復 (ドキュメントをアクセシブルな形式に設定するプロセス) は、通常、手動で行われます。使用するツールやソフトウェアは、必要な形式によって異なります。形式ごとに異なるプロセスが必要なため、組織がドキュメントをアクセシブルにする作業を非常に困難に感じるのも当然です。変換するドキュメント、出版物、請求書、明細書、手紙、書籍が何千もあるため、特に最初はかなりのコストがかかる可能性があります。また、コンプライアンスの達成は一夜にして達成できるものではないことにも留意することが重要です。

PDF などの静的な電子ドキュメントは、通常、Adobe Acrobat Professional などのツールやその他のソフトウェア プラグインを使用してタグ付けされます。これには、ドキュメントのアクセシビリティ (タグ付けとテストの両方を含む) についての理解が必要です。言い換えると、組織はツールに投資するだけでなく、一部のスタッフがツールを効果的に使用できるようにトレーニングすることにも投資する必要があります。修復は、特定のスキル セットを必要とする面倒なプロセスです。ソフトウェアやドキュメントのアクセシビリティ要件に精通していない人が作業を行った場合、タグ付けされたドキュメントは準拠していないか、使用できない可能性があります。ファイルが正しくタグ付けされていることを確認するためのテストは、追加の熟練した労力と時間を必要とする重要なステップです。ドキュメントの修復には数日かかることがあり、最終的には 1 つのファイルのみがアクセス可能になります。そしてもちろん、ドキュメントが変更されると、プロセス全体を繰り返す必要があります。

複雑さとコスト

多くの組織は、修復が必要な文書を修復を専門とする企業にアウトソーシングしています。手動によるタグ付けは、従来、ページ単位で価格設定されており、文書の複雑さに応じて幅広いコストがかかります。単純な文書は平均して 1 ページあたり 10 ドル未満ですが、中程度から複雑な文書は 1 ページあたり 30 ドルもかかる場合があります。アウトソーシングした場合でも、プロセスには数日、場合によっては数週間かかることがあります。

一歩前進: ドキュメント修復の自動化

構造化文書やトランザクション文書の場合、ユーザーが設定したビジネス ルールに基づく自動化ツールが最新の進歩です。これらのツールは、1 秒あたり数百ページの速度で、アクセスできない文書をアクセス可能な文書に自動化します。ただし、アクセシビリティを理解し、読み取り順序や複雑な表などについて適切な判断を下せる熟練した個人が基本設定を行う必要があります。これらは、請求書、明細書、手紙、ポリシー、構造化またはシステム生成出力などの文書を大量に作成するのに最適なツールですが、初期設定にはかなりの時間と専門知識が必要です。

自動化によりアクセシビリティが合理化される

自動タグ付け: PDF アクセシビリティの自動化

アクセシビリティ分野の継続的な開発により、アクセシブル PDF タグ付けでは自動タグ付けツールの誕生と展開が始まっています。これらのツールは、出版物や静的ドキュメントのカテゴリだけでなく、パーソナライズされたトランザクション ドキュメントや可変トランザクション ドキュメントの世界でも使用されています。

PDF フォントを調査する機能とテキスト コンテンツの場所階層のアルゴリズムを利用する自動タグ付けにより、受信 PDF に自動的にタグを付け、WCAG 2.0 レベル A および AA に準拠したアクセシブルな PDF に修正できます。これにより、ドキュメントの複雑さに応じて、手動修正の労力を 25% から 100% 削減できます。ただし、ドキュメントの正しい解釈を確実にするために、ワークフローの一部として品質保証テストが通常必要になることに注意してください。

自動タグ付けにより、ドキュメントのタグ付けにかかる労力を大幅に削減できます。実際、自動タグ付けソリューションでは、ADA、Section 508、AODA、その他の国際規制などの規制要件を満たすアクセシブルな PDF をわずか数秒で作成できます。

クロフォード・テクノロジーズはこのほど、アクセシビリティ・ナウ・パブリッシャーを発表した。このソリューションでは、静的な資料から大量のトランザクション文書まで、あらゆる種類の文書に全体的または部分的に自動的にタグ付けし、アクセシブルPDFまたはアクセシブルHTML5に変換することができます。このソリューションは、CrawfordTechの安全なeコマース・サイトを通じて、オンプレミスのインストール型ソフトウェアおよびクラウドのSaaSソリューションとして提供されます。

自動タグ付け: アクセシブルなドキュメントの鍵

自動タグ付けによって節約される時間は印象的ですが、この機能を利用する最も説得力のある理由は、すべての電子文書をあらゆるユーザーが平等にアクセスできるようにする可能性が開かれることです。コストが大幅に削減され、使いやすさが保証されているため、アクセシブル PDF とアクセシブル HTML5 は、例外として、または特別な要求への対応としてではなく、通常の業務の一環として作成および配信できます。

政府やその他の組織では、長年にわたって多くの文書が作成され、Web サイトを通じて一般に公開されています。これらの文書は、コンプライアンスを達成するために削除することはできませんが、修正してすべての人が利用できるようにする必要があります。究極の解決策は、これらの文書をアクセス可能な PDF に変換し、支援技術を使用するユーザーが追加の介入なしに情報にアクセスできるようにすることです。

継続的なアクセシビリティのニーズを満たす拡張性

このような大量の文書では、手作業による修復には数ヶ月、場合によっては数年かかることもある。また、更新、変更、追加が頻繁に行われるため、作業は文字通り終わりがありません。CrawfordTechのAccessibilityNow Publisherのような自動タグ付けソリューションは、ドキュメントの修復時間を数日から数週間から数分から数時間に短縮することができます。

ドキュメントの修復が必要な組織は、このソリューションにアクセスすることで、コストを削減し、納期を短縮することができます。アクセシビリティ・ナウ・パブリッシャーは、1回限りの修復、継続的なメンテナンス、または企業全体のソリューションのいずれであっても、PDFファイルを受け入れ、ドキュメントを準拠したアクセシブルなPDFまたはHTMLに修復します。

先に述べたように、一部のユーザーは、点字、大活字、eテキスト、音声などの従来のアクセシブルなフォーマットを必要とします。CrawfordTechの基盤となるMasterONEアーキテクチャにより、AccessibilityNow Publisherと当社のAccessible Transformsソリューションの1つを組み合わせることで、1つのセットアップからすべての代替フォーマットを作成できます。これにより、時間と労力が削減され、すべてのフォーマットでアクセシブルなドキュメントを簡単に提供できるようになります。

アクセシブルな文書の未来: 誰にとっても明るい道

アクセシブルなドキュメントを作成し、すべてのユーザーに平等なコミュニケーション アクセスを提供することに関して、将来が明るいことは間違いありません。当社は、アクセシブルなドキュメントをこれまで以上に簡単に作成できる、強力で幅広いサービスとソリューションを提供している業界リーダーとして認められていることを誇りに思っています。