導入
「変革」という言葉は、劇的な変化を表すときに使われます。当社は、お客様が劇的な変化、つまりプロセス効率、運用コスト削減、情報アクセスの分野で根本的な変革を実現できるよう支援することで、高い評価を得てきました。実際、当社は 20 年以上にわたり、世界中の 1,800 を超える組織が、当社の受賞歴のあるプリント ストリーム変革テクノロジーを使用して、高価値で大量のドキュメント作成とワークフローを実現できるよう支援してきました。その改善は目覚ましいものです。
しかし、今日の組織はそれ以上のものを求めています。単にビジネスのやり方を変えるだけでなく、デジタル変革に直面して、より機敏で、応答性が高く、効果的な組織に真に変革したいと望んでいます。そこで私たちの出番です。CrawfordTech には、違いを生み出す分野で効果的にビジネスを変革するのに役立つツールと専門知識があると信じています。
当社の変換ツール スイートは、印刷およびデータ ストリームをある形式から別の形式に変換する最も効率的で包括的な方法として知られています。しかし、当社のテクノロジの価値を、一般的なものを超えて拡張できる可能性がたくさんあることをご存知でしたか? その可能性には、制作、アーカイブ、ビジネス最適化の分野でのメリットが含まれており、私たちはそれをぜひ共有したいと考えています。
このホワイト ペーパーでは、当社の変換ツールが、デジタル トランスフォーメーションとビジネス最適化のより広範な世界にどのように応用できるかについて簡単に説明します。当社は、プリント ストリーム変換テクノロジのリーダーとして高く評価されています。CrawfordTech ソリューションではこれまで考えられなかったさらなる可能性と、これらのツールを使用してビジネスを変革する方法を検討していただきたいと思います。
ビジネス変革へのアプローチ
当社の変換テクノロジーは、長年の実績と専門知識と信頼性に根ざしていますが、おじいさんのオールドスモービルとは違います。ツールによって、さまざまなビジネス上のメリットが実現し、多くの主要なビジネス分野に広がります。以下に、検討すべき例をいくつか挙げます。
生産効率
PDFの正規化
多くの組織では、より効率的な制作ワークフローを確立するために、共通の印刷プラットフォームとして PDF を使用しています。PDF には、アーカイブ、制作、オンライン プレゼンテーションのワークフローの標準形式であるという利点もあります。
多くの場合、組織では、大規模な複数ドキュメントの PDF ファイルを作成するために使用するソフトウェアによって、扱いにくく非効率的な PDF ファイルが作成されることに気付きます。これにより、生産が遅くなり、生産コストが増加します。当社では、PDF ファイルでの作業時に生産効率と節約を向上させる、いくつかの重要な正規化および最適化機能を実行するソリューションも提供しています。当社の PRO PDF Normalizer は、PDF ファイルを調べて再構築し、はるかに合理化された PDF を作成します。この PDF は、印刷、アーカイブ、その他の処理手順ではるかに優れたパフォーマンスを発揮します。テストでは、PRO PDF Normalizer は競合製品よりも 2 ～ 4 倍高速に実行できることが示されています。
使用事例
PDF 正規化が現実世界でどのように使用されているかを示す一例として、米国北東部の大手 PSP の事例が挙げられます。この PSP は顧客から「印刷可能な」PDF ファイルを受け取ることがよくありましたが、顧客のファイルの多くは処理に何時間もかかったり、失敗したりして、生産プロセス全体の速度低下や中断を招いていました。効率性、ひいては収益性への影響は大きく、顧客への納期厳守が脅かされていました。
この PSP は、形式が不十分な PDF ファイルを適切に処理できないことに非常に不満を感じており、当社の技術を採用して生産およびターンアラウンド標準を改善しました。PRO PDF Normalizer により、PDF ファイルを最適化および強化して、印刷生産のあらゆる側面でスループットを最大化できるようになりました。PDF の構造を標準化することで、効率とサービス レベルを妨げていた反復的なグラフィック要素、重複したフォント、構造化されていないフォント文字セットを排除できました。最適化された PDF ファイルには、他の利点もあります。ファイルのサイズが小さくなるため、アーカイブでの保管と管理にかかるコストが削減されるだけでなく、オンラインでアクセスしたときに顧客が読み込みと読み取りを高速化できます。
その結果、この印刷サービス プロバイダーは PDF ファイルのサイズを大幅に削減し、印刷速度を速め、アーカイブの効率を高めました。実際、以前は処理に 7 時間 (420 分) かかっていたファイルが、今では 20 分未満で処理されます。これは 2000% の改善です。PDF ファイルの準備、トラブルシューティング、変更に必要なリソースが少なくなり、時間とコストをさらに節約できます。また、処理速度を向上させるために高価なサーバー アップグレードを検討する必要もありません。
連結
印刷速度の向上、サービスレベルの改善能力、印刷済みシェルの購入と保管に関連するコストの排除などは、企業が当社のトランスフォーム技術を使用する説得力のある理由のほんの一部です。しかし、最適な生産効率を達成することは、印刷の流れがさまざまなフォーマットの小さなジョブで溢れている場合には困難です。ROIを最大化するには、インテリジェントで思慮深い戦略が必要です。
。そこで、当社のトランスフォームテクノロジーが再び登場します。今回はPRO Concatenatorという形で、インクジェット印刷機や自動メーリング機器などのプロダクションクラスの機器のリターンと価値を最大化するために、複数のPDFファイルと印刷ファイルを結合する機能を提供します。印刷準備ファイルを生産用に最適化することで、小さなジョブを組み合わせ、バッチサイズを最適化し、印刷機のセットアップとロール交換を最小限に抑えることで、高速印刷機を効率的に稼動させることができます。同時に、多様な印刷ジョブと出力ファイルを再順序化することで、他の方法では不可能な郵便料金の節約と自動メール処理の効率を最大限に高めることができます。複数のファイルを結合する際に重複するリソースを削除し、結果としてファイルサイズを大幅に縮小するため、印刷とアーカイブの効率も向上します。
使用事例
あるアメリカの大手証券会社では、PRO Concatenatorを使用して、増加する個々の取引確認書類を結合し、バッチ処理しています。13,000人以上のファイナンシャル・アドバイザーが在籍しており、毎日行われる取引の数は300,000件を超えていました。その結果、印刷サービス・プロバイダーは対応するのがますます難しくなっていました。24時間以内に確実に仕事を完了させることは、PSPが引き受けられるSLAではなかった。
PRO Concatenatorを使用することで、ブローカーは50,000から80,000の個々の取引確認印刷ファイルを1つの印刷ファイルにまとめることができるようになりました。その結果、より生産しやすい印刷ファイルとなり、印刷プロセスが大幅に合理化されました。毎日、出力を完全に最適化されたフォーマットファイルに変換し、そのファイルを印刷サービスプロバイダーに送信しています。送信時間は短縮され、印刷と郵送のコストが削減されただけでなく、顧客とのコミュニケーションを効率的にアーカイブすることができるようになり、監査ログも完備されたため、報告規制へのコンプライアンスも確保できるようになった。その結果、この証券会社は、節約、効率、ターンアラウンド・パフォーマンスという戦略目標に沿った最新のアプリケーションを使用するようになった。
アーカイブの有効性
アーカイブ用PDF
PDF はアーカイブの標準形式ですが、すべての PDF が同じように作成されるわけではありません。PDF は、システム間で移植可能な「印刷されたままの」形式で文書をエンコードする方法として知られています。ただし、PDF ファイルがアーカイブに適しているかどうかは、PDF の作成時に選択したさまざまなオプション (レンダリング用にフォントが埋め込まれているかどうか、文書が暗号化されているかどうかなど) に完全に依存します。
PDF/A はアーカイブ用に特別に作成されました。これは、電子文書のデジタル保存に特化した PDF の ISO 標準バージョンです。「A」は「Archive」の略で、コンテンツを長期間保存しながら、将来的にそれらの文書を取得して予測可能な結果でレンダリングできるように文書を保持するというニーズに対応しています。PDF/A は、コンテンツの 1 対 1 の再現性を脅かす特定のリスクを排除しながら、ユーザーが現在も今後何年もまったく同じコンテンツを見ることができるようにします。
当社のツールは、PDF/A を作成および管理するためのプラットフォームとして設計されています。AFP、PCL、PDF、PostScript、DJDE、Metacode、PDF/A など、さまざまな印刷ストリーム タイプをアーカイブ可能な PDF/A 形式に変換します。この変換では、アーカイブに格納された特定のドキュメントを保存して検索するために使用されるインデックスと検索基準となる関連メタデータを取得します。実際、PRO Transform Plus は、世界最大のトランザクション カスタマー ドキュメント作成者によって使用されており、ミッション クリティカルなトランザクション ドキュメント印刷ストリームを再プログラミングせずに PDF/A に変換できます。
使用事例
Dominion of Canada は、企業が CrawfordTech の変換テクノロジを使用して PDF/A を作成している例の 1 つです。Dominion はカナダ最大の損害保険会社の 1 つです。その結果、管理およびアーカイブする保険契約宣言文書の量は増え続けています。紙に依存し続けることは、会社だけでなくブローカー ネットワークにとっても負担になりつつありました。オンライン アーカイブが利用できなかったため、各ブローカーは参照用にすべての保険契約者の保険契約宣言文書の紙のコピーを受け取っていました。
紙の山は管理不能になり、Dominion は現在、当社の変換テクノロジーを使用して、元の印刷ファイルを PDF/A に変換しています。その結果、ブローカーは紙のコピーをオンラインで読める電子画像に置き換えました。アーカイブされたバージョンは印刷バージョンとまったく同じであり、紙に依存するコストと非効率性を排除します。PDF/A は電子文書アーカイブの ISO 標準であるため、Dominion は、このアプローチが当面のニーズだけでなく長期的なアーカイブ要件も満たすと確信しています。ブローカーは文書をすばやく簡単に見つけられるようになり、クライアントへのサービスが向上しました。また、Dominion の運用チームは紙と生産の費用が削減され、木とお金が節約されていることを実感しています。
編集
データ セキュリティの侵害やサイバー盗難は、あらゆる規模のあらゆる業界の組織にとって、非常に現実的な脅威です。ニュースの見出しには、ハッカーがデータ ネットワークや情報ストアに侵入し、何千、あるいは何百万もの機密記録を盗み出すという報告があふれています。多くの注目度の高いレポートが警告しているように、最もセキュリティに精通した組織でさえも危険にさらされています。さらに悪いことに、導入されている多くの編集ツールは情報を覆い隠すだけで、データはファイルに残したままにするため、初心者のハッカーでもその情報にアクセスできる状態になっています。
その結果、組織は常に一歩先を行くことを求めています。その1つの方法として、当社の自動再編集ツールを使用することで、リスクを業務上のメリットに変えることができます。例えば、当社のRedaction Expressツールは、請求書、明細書、その他の顧客とのやり取りなどの取引文書の作成およびアーカイブ中に、機密情報が不注意で意図せずに公開されないように企業を保護するのに役立ちます。機密情報や個人情報は自動的に再編集され、その結果、あらゆる業種の企業が、よりコスト効率よくコンプライアンス・リスクを管理できるようになります。すべての印刷ストリームと文書タイプにわたるワンステップ再編集のような技術は、すべての送信文書が潜在的な機密保持違反について自動的に分析されることを意味します。
当社の編集ツールは、情報プライバシーに関する最も厳しい業界や規制上の制約にも対応できるように、ゼロから構築されています。実際、CrawfordTech は、大量生産環境で印刷ストリーム、PDF、および作成されたドキュメントから情報を編集する必要がある場合に最適なツールです。
使用事例
どの組織でも、さまざまな種類の文書を送信したり交換したりする必要がありますが、そのたびに機密情報が不注意で漏洩するリスクが伴います。例えば、フルカラーインクジェット印刷機を購入する前に、ベンダーの機械で印刷ジョブをテストしたいと思うかもしれません。プルーフィングやテスト、比較を有効に行うために、元の文字の位置を維持することが理想的ですが、本番の文書には一般的に個人情報や機密情報が含まれているため、テストには問題があり、データセキュリティ上の多くの問題が発生する可能性があります。Redaction Expressを使用することで、当社のクライアントは、テスト用にリリースする前に、これらの文書の機密情報を自動的に再編集し、保護することができます。
自動編集の価値を示すもう 1 つの例は、組織が機密情報を含むアーカイブからドキュメントを取得する必要がある場合です。ワークフローとプロセスをサポートするには、外部と内部の両方の通信が自由に流れる必要がありますが、すべての宛先または受信者が機密情報や秘密情報を知る必要があるわけではなく、閲覧する権限も持っていません。たとえば、カスタマー サービス エージェントは、社会保障番号などの秘密情報を見る必要はないかもしれませんが、適切なレベルのサービスを提供するために、顧客レコードに関連し、すぐにアクセスする必要があります。企業は、情報を取得する人の役割に基づいてドキュメントを変換し、コンテンツを編集する当社の自動編集ツールを使用して、秘密情報を保護しながらこのアクセスを提供できます。
コンプライアンス
ますます厳しくなる融資規制は、世界の金融サービス業界の方向性を決定づけ続けています。コンプライアンス要件は高まりつつあり、現在、多くの新しい規則により、銀行、信用組合、証券会社、信託会社は、継続的な活動の一環として、より厳格なデューデリジェンスを実行することが求められています。企業は、進行中の口座取引を監視して疑わしい活動がないか確認し、すべての顧客口座に関する重要な事実を知るための合理的な根拠を持つ必要があります。
その方法の 1 つは、当社のテクノロジーを使用してアーカイブから関連情報を抽出し、コンプライアンスの証明を提供することです。多くの金融機関は、規制要件の管理に伴う人件費の上昇に苦しんでいますが、当社のツールは、規制リスクをより効果的に軽減しながら、それらのコストを自動化された完全な方法で削減します。実際のところ、今日のビジネスのデジタル化にもかかわらず、多くの金融機関はコンプライアンスを確保するために、依然として紙による手動チェックやさまざまなテクノロジーに依存しています。このアプローチは、コストの観点から単純にもはや実用的ではなく、進化し、厳しくなる規制要件へのコンプライアンスを確保するにはもはや不十分です。
使用事例
弊社のクライアントの 1 社 (世界最大規模のリテール バンクの 1 社) の事例を考えてみましょう。この銀行は 2013 年に、過去 10 年間の顧客のクレジットカード明細を包括的に分析し、銀行規制への準拠を法的に証明する必要がありました。この銀行は、厳しい規制義務を満たすために、必要な情報を識別、抽出、再利用する自動化ソリューションの構築を弊社に依頼しました。
顧客のクレジットカード明細書は Advanced Function Presentation (AFP) 形式でアーカイブされていたため、そのネイティブ形式で情報を抽出してフォーマットすることは容易ではありませんでした。CrawfordTech ツールを使用して、AFP から抽出したデータを XML に変換し、その XML データを銀行のデータ ウェアハウスに配置して、検証、分析、適切なレポートを行いました。このアプローチでは、アーカイブから明細書を自動的に取得し、検証に必要なすべてのデータを識別して抽出します。選択された明細書は分析システムにプッシュされ、過剰請求や過剰支払いの可能性がないか分析されるため、銀行は顧客に未払いのお金があり、返金する必要があるかどうかを判断できます。その結果、銀行は不必要な法的措置やコンプライアンス違反に対する高額な罰金を回避し、不当に請求された可能性のある顧客に積極的に対処しました。
ビジネス最適化
アクセシブルPDF
新しい法的要件により、組織はビジネス ドキュメントのアクセシビリティに関する戦略を評価する必要に迫られています。目標は、従来どおりに作成されたビジネス ドキュメントにアクセスできないすべての顧客に適切にサービスを提供することです。視覚障害者のアクセシビリティに焦点を当てた北米の主要な 3 つの法律は、リハビリテーション法のセクション 508、米国障害者法 (ADA) のタイトル III、およびカナダのオンタリオ州の AODA 法です。どちらの法律も、ハード コピーのアクセシビリティ バージョンと電子的にアクセシビリティ バージョンの両方をすべての組織が利用できるようにする必要があると明確に規定しています。
視覚障害者、弱視者、認知障害のある人にとって、請求書、明細書、その他の取引文書にアクセスできることは、より大きな自立を意味します。北米では 2,100 万人以上が重度の視覚障害を抱えており、政府も企業も、顧客とのコミュニケーションに適切な便宜を提供する上での障壁を排除しようとしています。
Crawford Technologiesのドキュメント・アクセシビリティ・ツールは、請求書、明細書、顧客通信などの取引文書を点字、大活字、音声、電子テキスト、WCAG 2.0 AA形式のアクセシブルPDFなどの代替フォーマットに変換するのに役立ちます。小売銀行、資産管理会社、クレジットカード発行会社、公益事業会社、電気通信会社、政府機関など、すべての企業が、このような特殊な代替フォーマットの顧客コミュニケーションを作成するオプションから利益を得ています。
使用事例
米国の学生ローン サービス センターがドキュメントのアクセシビリティをどのように扱っているかを考えてみましょう。2014 年 10 月、全米盲人連盟はドキュメントのアクセシビリティに関して米国教育省 (DOE) と合意に達しました。この合意により、DOE と契約している学生ローン サービス会社は、DOE の直接ローン プログラムの一部であるフォーム、Web サイト、その他のドキュメントを含むすべての通信を、全盲、弱視、または認知障害のあるクライアントが利用できるようにする必要があります。この規則に準拠するために、このローン サービス センターは、アクセシブル PDF、ナレーション、および点字、拡大印刷などの一般的な代替形式を含む複数のアクセス形式で資料を提供する必要がありました。
このプロバイダーは階層構造のない PCL 印刷ファイルを受け取り、コンテンツ作成ツールや構成ツールにアクセスできなかったため、何千ものドキュメントを迅速かつ自動的に変換する必要がありました。Pro Transform for Accessible PDF を使用して、これらのファイルを電子配信およびアーカイブ用の Accessible PDF に変換しました。サービス センターは現在、準拠しており、ドキュメントの受信者は個人情報や機密情報を独自に利用できます。
前進する
ご覧のとおり、新規ユーザーと既存顧客の両方が、CrawfordTech のテクノロジーを活用してビジネスを変革できます。新規ユーザーは、当社の長年の経験と、幅広いビジネス ニーズに対応するソリューションを実装してきた実績から恩恵を受けます。既存顧客は、既存の投資の価値を高め、シンプルで手頃なアップグレード パスを活用することで恩恵を受けます。
詳細については、CrawfordTech.com にアクセスして、当社の変革とテクノロジーに関する詳細情報をご覧ください。または、フリーダイヤル 1-866-679-0864 までお電話いただき、コスト削減、効率化、コンプライアンスの確保、組織のパフォーマンス向上について当社がどのようにお手伝いできるかご相談ください。
