文書アーカイブに含まれるダークデータに光を当てる
取引文書は、ビジネス プロセスを構築する基盤です。請求書、明細書、請求書、ビジネス レポートなどがなければ、ほとんどの組織のワークフローは停止してしまいます。これらの文書に含まれるデータはプロセスを促進し、「文書」は実行されたアクションと提供されたサービスを確認します。実際、どのプロセスを選択しても、その仕事に不可欠な文書が少なくとも 1 つ、あるいは複数あることは間違いありません。
その結果、あらゆる業界の組織は長年にわたり、多くの場合膨大な量の取引文書をさまざまなアーカイブやリポジトリに保存してきました。このアプローチは、独自の印刷ファイルや文書画像のリポジトリを提供するのには有効ですが、組織がこれらの文書内に閉じ込められた貴重なデータを簡単に抽出して分析して活用することはできません。金額、項目、日付、口座番号などの特定の情報は、基本的に「ダーク データ」です。ビジネス インテリジェンスやプロセス改善のためのアクセス性と使いやすさの点で、目に見えず忘れ去られることがよくあります。さらに、法的証拠開示の要求が発生したときや監査に準拠するとき、このダーク データは組織にとって非常に現実的なリスクとなる可能性があることに企業は気づいています。また、ダーク データの抽出には時間がかかり、不可能ではないにしても費用がかかる可能性があります。
必要なのは、組織が顧客コミュニケーション アーカイブに保存されている大量のデータにアクセスし、重要な分析アプリケーションで再利用できるように準備できる次世代のコンテンツ管理ツールです。実際、何年、何十年にもわたる活動にわたる顧客データとビジネス データを取得して分析する機能は、より完全な画像を提供し、ビジネス インテリジェンスを強化し、全体的な情報ガバナンスを向上させる強力なツールです。これまで見過ごされていた、または見えなかったデータは、特に分析、意思決定、および検出のために構造化データと組み合わせると、運用上の大きな利点を生み出すことができます。
トランザクション ドキュメント アーカイブを公開して活用すると、これらのアーカイブが必須のコストとリスクの義務から、運用と競争上の優位性につながるビジネス インテリジェンスのソースへと変化し、従来のビジネス方程式が変わります。
なぜこのダークデータはすべて重要なのでしょうか?
ビジネスインテリジェンス – 競争上の優位性のためにデータを活用する
多くの C レベルの役員は水晶玉があればいいのにと思っていますが、最も近いものは「ビジネス インテリジェンス」だと考えられます。この用語は 1860 年代にさかのぼり、当時は、競合他社よりも先に市場に関する情報を理解してそれに基づいて行動することで、企業が利益を上げる方法を説明するために造られました。今日、この概念は再び登場し、デジタル ファクト ベースのサポート システムを使用した現代のビジネス意思決定を説明する包括的な用語となっています。水晶玉がないことは誰もが知っていますが、未来を予測する最良の方法は、過去を完全に理解することです。
知識労働者が、数千または数百万の請求書、明細書、請求書、レポート、その他の文書からデータを抽出するための履歴文書セットを指定できるとしたらどうでしょう。ビジネス インテリジェンスの本質は、情報に基づいて行動し、競合他社や市場で優位に立つことです。しかし、重要なビジネス情報がトランザクション ドキュメント アーカイブ内に閉じ込められていると、それを実行するのは困難です。その結果、今日の組織は、このダーク データに光を当て、より思慮深いビジネス インテリジェンスと戦略計画に活用する方法をますます模索しています。
一例として、大手クレジットカード会社が、特定の期間に特定の地域から発信された、多くの事業分野のうちの 1 つのみの顧客明細書からデータを抽出したいとします。今日、これをどのように実現しますか? または、毎日数十万の給付明細書を発行する医療保険会社を考えてみましょう。各顧客との通信には、診断コード、患者記録番号、住所、金額などのデータが伴います。特定の郵便番号に関連する特定の診断コードをどのように調査しますか? 実際、この取り組みは膨大で複雑であるため、プロジェクトが完了することはなく、結果として、地域の補償オプションや患者の健康プログラムの設計に直接的な (そして否定的な) 影響を与える可能性があります。
どちらの例も、CrawfordTechのDark Data Feederのような次世代ツールがなければ、分析を完了するのに数カ月を要し、何百時間もの人員配置が必要だったでしょう。この他にも、金融サービス、製造業、政府機関など、あらゆる業界や市場セグメントで事例が見られます。競争が激化するビジネス環境において、企業はもはや、取引文書や顧客とのコミュニケーション・アーカイブのダークデータに眠っているビジネス・インテリジェンスや業務上の優位性なしに生きていく余裕はありません。
ディスカバリー – 動的なドキュメント構築
裁判所命令による情報開示要求は、文書リポジトリ内のダーク データが組織のパフォーマンスに重大なリスクと障害をもたらす可能性があることを示すもう 1 つの良い例です。文書を動的に抽出して構築することは不可欠ですが、電子情報開示訴訟における情報の量と種類が急増し続けるにつれて、企業はコスト、リスク、労力の面で苦境に立たされています。
多くのコンテンツ管理システムは、情報の管理、保存、出力に優れています。問題はドキュメントの出力ではなく、ドキュメントがさまざまなリポジトリから取得され、複数のさまざまな形式で保存されている場合でも、正しいドキュメントを抽出して単一の形式にまとめることにあります。検索と表示はできますが、ほとんどのシステムでは、情報を簡単に提示して理解できるように、さまざまなソースからドキュメントを動的に構築する効率的な方法が提供されていません。つまり、重要な証拠開示の要求があった場合、アナリストと事務員のチームが各結果を 1 つずつドキュメントにまとめる必要があります。これには時間がかかり、追加の技術サポート、および人件費と労力に多大な費用がかかります。
米国の裁判所では毎年 1,900 万件を超える民事訴訟が起こされています。これらの民事訴訟にかかる年間コストは 2,000 億～ 2,500 億ドルで、そのうち最大 50% が証拠開示に充てられています。このコストには、事業中断や株式市場への影響などのソフト コストは含まれていません。今日、あらゆる業界の組織が、ダーク データと法的証拠開示に関して、証拠開示の取り組みを迅速化し、網を広く張り巡らせる方法を模索していることは明らかです。
朗報は、（私たちのRiptideのような）最新のソフトウェアが、複数のアーカイブを横断して連合検索を実行し、異種の文書を抽出し、それらをすべてPDFに変換し、裁判所やその他の要求機関に提出するためにコンテンツを組み立てることができるということです。
規制 – リスクを軽減し、コンプライアンスを最大化する
そもそも、トランザクション プリントと顧客コミュニケーションのアーカイブを持つ理由の 1 つは、ますます厳しくなる規制要件に準拠する必要があることです。さまざまな規制や標準によって、どのドキュメントをどのような形式で、どのくらいの期間保存する必要があるかが規定されています。多くの業界では 7 年が一般的な期間ですが、製造、自動車、製薬などの業界では、10 年、25 年、またはそれ以上の期間が必要です。たとえば、土木工学のドキュメントなど、一部のドキュメントは無期限に保存する必要があります。また、特定の保存要件が存在しない場合は、ほとんどの組織が慎重を期して、予期しない規制や法的調査に耐えられるように、重複したコピー (多くの場合、紙に印刷) を保存することを選択します。
文書の保管要件はさまざまで、地域や場所によっても左右されます。時効は州によって異なり、請求の潜在的リスクは業界によって大きく異なります。たとえば、米国では、各州の法律によって保管すべき内容が異なります。これは、非営利団体や政府機関にとって特に難しい問題です。問題は、どのような種類の文書が要件の範囲内にあるかということです。場合によっては、文書の保管期間は、潜在的な請求者がその州で請求を行う期間によって決まります。
重要な考慮事項
複数のアーカイブ
企業組織では、複数のドキュメント アーカイブと情報リポジトリを持つことが一般的です。たとえば、トランザクション印刷データ用、マーケティングおよび顧客対応用、請求処理、契約管理、製品開発などの基幹業務用などです。これらのシステムが相互に連携して動作することはほとんどありません。特に、さまざまなリポジトリ間でドキュメントを抽出したり、データを分析したりする場合はそうです。
複数のドキュメント・ストアに保管されているデータの有意義な抽出と分析には、高度なソリューション（RiptideやDark Data Feederなど）だけでなく、組織に価値をもたらすより包括的な戦略が必要です。
ドキュメント形式
もう 1 つの重要な成功要因は、ドキュメント内に含まれる情報を、要求者が望む形式に一致した形式で提供できることです。たとえば、多くのトランザクション ドキュメント アーカイブには、AFP 形式で保存された情報が含まれています。「Advanced Function Presentment」は、もともと IBM が開発した電子アーキテクチャと印刷プロトコルで、現在では大量生産プリンターのデファクト スタンダードとなっています。規制要件では、顧客情報は最初に作成された形式で保存することが規定されていることが多いため、これは重要な考慮事項です。また、元の生産 AFP ファイルは印刷には適していますが、電子プレゼンテーションには適していません。したがって、AFP や Xerox Metacode や LCDS などの他の印刷プロトコルに精通し、元の形式でドキュメント アーカイブを維持しながら、リポジトリ内にアクセスして分析、洞察、プロセス改善のための重要なデータを抽出できるツールを採用することが重要です。
情報の表示も、ますます多様化するフォーマットに対応する必要があります。たとえば、一般的な標準の 1 つは、ドキュメントを AFP にアーカイブし、それを PDF として表示することです。長年、PDF はオンラインで表示するための一般的なフォーマットでした。しかし、テクノロジーが進化し、ユーザーの習慣が変化するにつれて、モバイル環境では旧式の PDF は表示に問題が生じる可能性があるため、PDF は推奨フォーマットとしての地位を譲りました。アーカイブ内での情報の保存方法に関係なく、要求元のデバイスに基づいて情報をレンダリングする機能を提供する、HTML/デバイス対応のソリューションを採用することが重要です。
前進する
トランザクション ドキュメント アーカイブに含まれる洞察は、今日の組織にとってビジネス インテリジェンスの宝庫です。これらのアーカイブからドキュメントとデータを抽出して再配布すると、企業の意思決定や戦略計画において従来は目に見えず、見落とされてきた重要な情報が明らかになります。このダーク データは非常に価値がある一方で、訴訟、法的証拠開示、規制遵守に関して組織に大きなリスクと費用をもたらします。重要なのは、情報の意味、それを抽出して使用することがなぜ重要なのか、そして機会を有効活用するためにどのツール、パートナーシップ、機能が最も効果的であるのかについて、よく考え抜かれた戦略を策定することです。
そこで私たちの出番です。CrawfordTech は、顧客コミュニケーション、トランザクション印刷プロトコル、エンタープライズ コンテンツ管理の専門家です。プロバイダーの中には 1 つの分野に特化しているところもありますが、私たちはすべてのプロバイダーと連携し、現在利用できる機会を最大限に活用しています。受賞歴のある当社のソリューション スイートは、業務を遂行するために必要な次世代ツールを提供します。CrawfordTech をパートナーとして利用すれば、ビジネス インテリジェンスと組織のパフォーマンス向上に対する高まる需要に、より適切に対応できるようになります。
もっと知りたい？ お電話（1-866-679-0864）にてエグゼクティブの無料相談を承っております。
