Crawford Technologies, Inc.は、導入することで、顧客とのコミュニケーション業務における業務改善と効率化という、組織が望む成果を達成することを可能にする推奨ソリューションを提供します。これらのソリューションにより、顧客や会員が意図したすべての文書を、その文書だけを確実に受け取ることができます。
さらに、メリットには以下が含まれます
- 老朽化した顧客コミュニケーションアプリケーションとプロセスを更新します。
- 手動ワークフローを自動化して人為的エラーを排除する
- エンドツーエンドの監査証跡の作成を含む、運用およびドキュメントの整合性機能を追加します。
- レガシープロセスや手動プロセスに関する「固有の知識」を持つ従業員や、プログラミングやスクリプトに依存する従業員の減少に伴う長期的なリスクを軽減します。
- より多くの顧客により良いサービスを提供したり、規制や監査へのコンプライアンスを維持したり、ビジネスの成長と収益性を制限する能力を制約する従来のプロセスを排除して置き換えます。
- Web ベースのユーザー インターフェイスを活用し、エンドツーエンドの統合を可能にし、プロセスの自動化とオーケストレーションを組み込み、ピースレベルの追跡を容易にし、使いやすいダッシュボードを通じて運用プロセスの可視性を提供する最新の顧客コミュニケーション アプリケーションを実装します。
具体的には、HIPAAへの準拠を維持し、個人情報（PII）を保護するために、
オペレーションズ・エクスプレス「ポストコンポジション」ドキュメント・リエンジニアリング・ソリューション
- すべての生産印刷ファイルに生産マークと必要な変更を追加して、現在の挿入ハードウェアでファイルベースの挿入機能を有効にするなど、企業のメールピースレベルの追跡と監査証跡を有効にします。
- 現在の生産とフルフィルメントとシームレスに統合し、現在の投資とインフラストラクチャを活用して拡張します。
- 顧客とのコミュニケーション作成ツールの「上流」を再プログラミングする必要なく、印刷と郵送の効率化を実現します。機能には、任意の入力形式から目的の出力形式へのすべての指定されたファイル タイプをインポート、操作、連結、バーコード化、分割、並べ替え、結合する機能が含まれます。
PRO Conductor –企業統合、ワークフロー自動化、企業ダッシュボード
- 顧客コミュニケーション制作環境のあらゆるシステムとステップを統合、自動化、オーケストレーション、監視するように構成されたエンドツーエンドの制作管理プラットフォーム。
- 役割、場所、事業単位、権限に基づいてカスタマイズされたユーザー ダッシュボードを提供し、関係者が生産状況を表示および追跡し、すべての生産ステップを管理または制御できるようにします。
- 印刷ファイルの受信から再設計、印刷、挿入、郵便の最適化、アーカイブ/取得、再印刷まで、顧客とのコミュニケーション プロセス全体を自動化します。
- 詳細なパフォーマンス メトリック、ビジネス ユニット/部門の自動チャージバック、標準レポートとカスタム レポート、SLA 追跡、運用環境全体にわたる完全な監査証跡など、強力なデータ収集とレポート機能を提供します。
仕組み
今日の大量のメールとメッセージング環境において、ドキュメント ファクトリーの管理者は、新しい要求の厳しいアプリケーションや変更にすぐに対応できるように柔軟性を最大限に高めるとともに、整合性を最適化して品質を確保し、誤ったメールによる顧客サービスに関連するコストを削減する必要があります。
プロセスの柔軟性と整合性の両方を最適化する最善の方法は、メール ストリーム プロセスをできるだけ早く、またそのサイクル全体にわたって監視する機能を提供するフィードバック メカニズムと、ユーザーがプロセス ステップを指示および管理できるようにする統合制御スキームを実装することです。
ファイルベースの処理は、監視および制御スキームとしてこれを提供し、既存の操作への影響を最小限に抑えながら生産性と整合性を向上させます。郵送アプリケーションが大きくなり、すべての郵便物がまったく同じ方法で作成されなくなると、すべての郵便物が製造プロセス全体を通じて個別に処理されるように、何らかの「インテリジェント」な制御メカニズムが必要になります。インテリジェントなインサータ制御を実装するために使用できる制御コーディング形式と制御手法は多種多様ですが、それぞれに長所と短所があります。
すべての詳細を整理するには、インテリジェントなインサータ制御システムに 2 つの重要な個別の要素があることを認識することが重要です。
1. 情報はバーコードとして文書に適用される
推奨される「メール実行データ ファイル」(MRDF) 方式では、関連データベースの情報を参照するドキュメントにシーケンス番号が適用されます。この情報は、ドキュメント、そのページ数、その他の項目を具体的に識別するために使用されるさまざまな情報です。
このファイルベースの処理の最も明らかな利点は、ページ上の小さなコードのみを使用して、郵送処理を制御するための大量のデータを提供できることです。大量のデータにより、インライン印刷など、他の方法では不可能なアプリケーションを実装できます。カスタマイズされた広告や 1:1 マーケティング メッセージとともに、配送先住所と返信先住所の両方をデータ ファイルに含めることは簡単で、封筒に印刷できます。
データファイルの作成 基本的なファイルベースの処理は、実装がかなり簡単である。主な要件は、処理されるメールピースに関する情報を含むファイルを取得することです。このファイルは、前述のOperations Expressソリューションによって、印刷ファイルからメールピース情報を抽出して生成され、対応するバーコードがドキュメントの印刷ファイルに追加されます。
2. 情報はインサータによって読み取られたバーコードと相互参照される
インサータ制御システムは、ファイル自体と、ファイルに固有のシーケンス情報およびドキュメントから読み取られたシーケンス情報を使用して、システムの信頼性と整合性を保証し、工場のプロセスの監視と制御を提供します。MRDF 内のレコードはドキュメントと同じ順序になっているため、制御システムは常に次にどのページが来るかを把握しています。データ ファイルで次の郵便物を「先読み」して、何が送られるかを予測できます。これにより、欠落したスキャン データを修正し、システムの生産性を向上させることができます。MRDF は基本的に、完了すると予想されるすべての郵便物のリストであるため、制御システムは処理されるたびにリストから各郵便物をチェックし、アプリケーションと実際の郵便物の間のループを閉じます。これにより、破損した郵便物と、印刷されなかった場合でもインサータに到達しなかった郵便物の両方を含む再生リストが自動的に作成されます。
