導入
エンタープライズ コンテンツ管理 (ECM) システムは、あらゆる業界の組織における業務およびケース プロセスの重要なコンポーネントであると同時に、記録の重要なドキュメント リポジトリでもあります。すべての組織は、ますます複雑化するコンテンツの合流に対処する必要があります。電子メール メッセージやソーシャル メディアから、多数のデータベース、ドキュメント リポジトリ、従来の印刷およびメール システムまで、すべてを管理、保護、維持しなければ、「通常どおりの業務」は継続されません。コンテンツ管理パズルの 1 つのピースでも管理を誤ると、会社が最適なパフォーマンスを発揮できず、リスクが増大する可能性があります。
企業情報を収集してアーカイブするシステムには、多大な注意が払われています。戦略的な焦点は、多くの場合、企業のプロセスから紙を排除することを目標として、情報をデジタルでキャプチャして保持すること、および/または紙の文書をデジタル ファイルに変換することにあります。このデジタル変革は順調に進んでおり、ほとんどの企業組織では、任意の数の専門プロセス、部門、管轄区域をサポートするために、複数の情報システムとコンテンツ リポジトリを持っているのが一般的です。
情報入力と情報出力
ECM システムは情報の入力には非常に優れていますが、情報の出力はあまり得意ではありません。これらのプラットフォームはすべて、データのキャプチャ、検索、表示に優れた機能を提供しますが、そのほとんどは、情報の出力や公開を簡単かつ効率的に行う方法を提供していません。
保険金請求、顧客サービス要求、刑事訴訟などの一環として、ユーザーが情報を収集し、他の社内チームや第三者が使用できるように関連文書のケース ファイルを提供する必要があるケース ベースのプロセスを検討します。
ケース ファイルの公開は、時間がかかり、エラーが発生しやすい手動プロセスです。ケース内の各ドキュメントを検索、開いて表示し、照合、組み立て、印刷、またはデジタル配信チャネルでの出力を行う必要があります。ほとんどの ECM システムでは、ドキュメントが MS Office ドキュメント、画像、印刷可能なファイルなど複数の形式で保存される可能性があり、これらすべてを最終的なバンドルにまとめる必要があるため、この問題はさらに複雑になります。多くの場合、同じドキュメント形式 (多くの場合 PDF) です。それだけでなく、必要なドキュメントは複数の個別の ECM システムに分散している可能性があり、このプロセスはさらに困難になります。
自家製の回避策
一部の ECM プラットフォームには、手動で集計された結果を出力する機能がありますが、原則として、結果は単純な .zip ファイル内のドキュメントの元のファイル形式に限定されており、ユーザーがコンテンツの並べ替え、透かし、注釈、インデックス作成などの付加価値機能を実行することはできません。結局のところ、最も高度な ECM システムを使用していても、ほとんどの企業は、この出力機能がないため、運用の生産性と効率性が低下しています。
多くのお客様は、これらの弱点に対処するために、独自の社内 ECM 公開ポイント ソリューションを開発しています。しかし、このアプローチでは、初期開発コストが高額になるだけでなく、継続的なメンテナンスの負担も大きくなり、ECM システムのアップグレードやさまざまな非互換性の発生によってさらに悪化することがよくあります。
結局のところ、ほとんどの ECM システムからコンテンツを出力または公開するための一般的なビジネス要件を満たすことは困難でコストがかかります。その結果、ケースワーカーの生産性が低下し、最終製品の効果が低下し、専用のエンタープライズ ソリューションがない場合に多大な投資が必要になります。
より良いアプローチ
Crawford Technologiesは、ECMリポジトリの出力管理ソリューションであるRiptide®で、より優れたアプローチを提供します。この革新的なソリューションは、エンタープライズコンテンツマネジメントプラットフォームやソリューションから、事実上どのようなドキュメントフォーマットでも、また事実上どのような出力先でもコンテンツを出力できる機能を提供します。Riptideを使用すると、さまざまな異種リポジトリからECMコンテンツを収集してパッケージ化し、そのコンテンツを標準的な印刷およびデジタル配信形式で出力できます。
Riptideは非常に大量のドキュメントをサポートし、既存のマルチベンダー、マルチリポジトリのエンタープライズECM環境にシームレスかつ容易に統合し、オフィス、印刷、画像ファイルの種類をサポートします。
企業コンテンツの収集と公開が必要な場合、Riptideは幅広い入力形式を簡単にサポートし、印刷、電子メール、ファックスなど、幅広い配信オプションでさまざまな配信チャネルに変換できます。
ユースケース
私たちは、Riptideが効果的なエンタープライズコンテンツ管理に不可欠なツールであると考えています。Riptideの活用例をいくつかご紹介します：
金融サービスにおける顧客コミュニケーションの強化
ウォール街の金融サービス会社が、顧客とのコミュニケーションを強化する統合システムを構築するためにRiptideを導入した。同社は、すべてのビジネスプロセスを単一の管理ソリューションに統合するという、大規模なビジネス・リエンジニアリングの一環としてRiptideを使用した。コンテンツは社内外の複数のチャネルを通じて蓄積されており、非常に多くの文書があるため、出力と配信を自動化する必要がありました。ユーザーが必要なコンテンツをリクエストすると、リクエストは自動的にRiptideに送られ、Riptideがコンテンツを取得し、出力先を決定する。ジョブは自動的に適切なフォーマットに変換され、配信される。ユースケース全体を読む
政府におけるより効率的なケース管理
この市役所は、ECMのパワーとRiptideの自動文書集約・出力管理機能を組み合わせている。このロサンゼルス郊外の警察署は、約21万人の住民の治安を守っている。彼らの苦労はケース管理。各ケースファイルは、文書が到着するたびに組み立てられ、異なるフォーマットの文書で構成されています。ファイルにはスキャンした文書と電子文書の両方が含まれている。捜査が進むにつれ、事件ファイルはさまざまな部署や関係者が確認する必要がある。以前は、これは印刷、コピー、照合などを含む手作業でした。現在では、Riptideを使用して、ケースファイルを自動的に検索し、組み立て、配布しています。自動化されたプロセスは時間を節約するだけでなく、エラー追跡、ロギング、ケースファイル送信の記録も提供します。ユースケース全体を読む
病院の症例管理と配布
この病院は Riptide の統合機能を利用して、医療情報管理（HIM）システムと IBM FileNet Content Manager プラットフォームを接続し、包括的な Web ベースのデジタル医療記録管理システムを構築しました。HIMは、構造化された電子患者記録（EPR）データと統合された非構造化データを収集、保存、表示します。Riptideを使用することで、データは収集され、必要に応じて再フォーマットされた後、自動的に適切な部署や個人に公開・配布されます。手動プロセスを排除することで、この病院はエラーを減らし、コストを削減し、顧客体験を向上させました。ユースケース全体を読む
保険会社の事務手続きの合理化
障害保険金請求処理を専門とするこの大手保険会社は、文書の保管と管理のためにIBMのCase Managerを導入した。保険金請求を処理する際には、さまざまなソースから多数のレポートが作成され、通常、Word文書、画像フォーマット、PDF、XML送信など、さまざまなフォーマットで作成されます。さまざまな対象者がこれらの情報を安全かつタイムリーに受け取る必要があるため、保険会社は保険金請求書類の照合と配布を合理化するソリューションを見つけることが不可欠でした。Riptideを使用することで、同社は1つまたは複数のECMリポジトリから文書を自動的に抽出し、カバーシート、目次、その他の関連データを含むパケットを作成し、印刷、ファックス、電子プレゼンメントなどの指定された出力に完全なパケットを送信できるようになりました。保険会社は、この自動化されたプロセスにより、管理コストを削減し、より良い顧客体験を提供しています。ユースケース全体を読む
前進する
Riptideは、ビジネスプロセスと緊密に統合され、ビジネス価値を高めるエンタープライズコンテンツ管理の完全な約束を果たすことを望むなら、組織が考慮すべき重要な機能を数多く提供します。Riptideを使用すると、バッチまたはリアルタイムで複数の異種文書を出力できます。さまざまなECMリポジトリからコンテンツを簡単に取り込み、そのコンテンツを複数のフォーマットで、複数の配信先やデバイスに配信できます。印刷、ファックス、電子メール、PDFなどの形式でコンテンツの配信を追跡しながら、ECM出力に関連するボトルネックを排除します。
Riptideは、ユーザー主導型および自動化されたプロセス統合シナリオをサポートしています。Riptideは、標準のCMISインターフェイスまたはREST APIを介して事実上すべてのECMシステムと統合します。自動化されたプロセスとの統合は、REST APIで簡単に実現できます。どちらのシナリオでも、必要なドキュメントを指定し、目次、透かし、ページ順序などの必要な属性を指定し、1つまたは複数のフォーマットで必要な配信媒体や方法に出力するだけです。
