IF Insurance がアーカイブを統合

If は、北欧の民間、商業、産業保険のマーケットリーダーです。民間事業分野は保険料の約半分を占め、300 万人以上の顧客に、家財、住宅、自動車、傷害保険のほか、旅行、船舶、森林、家畜保険などの補足保険を提供しています。

IT 運用コストの見直しの一環として、If はスウェーデン、ノルウェー、フィンランドの事業部門で使用されていた従来の顧客通信アーカイブを廃止するビジネス ケースを評価しました。これらのシステムは、If のコア保険事業に関連する顧客とのやり取りや社内レポートを保存するために使用されており、日常業務に不可欠な部分です。アーカイブ内の文書は、保険契約文書に関する現地の関連法に準拠するために、少なくとも 11 年間保持されます。

既存のシステムである OpenText™ Documentum™ プラットフォームと IBM Content Manager OnDemand (CMOD) には、AFP 形式と PDF 形式で保存された 1 億 5,000 万を超えるドキュメントが含まれていたため、If にとって、これらのドキュメントを変換してターゲット プラットフォームに移行する効率的な方法を見つけることが重要でした。If は、OpenText™ Documentum™ プラットフォームと Crawford Techologies を選択し、If のインフラストラクチャ サービス サプライヤーである Tieto と協力して変換ソリューションを提供しました。
Crawford Technologiesの顧客コミュニケーションアーカイブソリューションPRO Archiverは、AFPプリントファイルとして生成される大量の顧客コミュニケーションのアーカイブを可能にします。PRO Archiverは、OpenText™ Documentum™プラットフォームで印刷ストリームを変換、索引付け、保存するためのさまざまな機能を提供する唯一の顧客コミュニケーションアーカイブソリューションです。

解決

PRO Archiverのデイフォワードワークフローは、共有ファイルシステムからコンテンツをキャプチャするように構成された。PRO Archiverのno-burstモデルは、1つの大きなバッチファイルでコンテンツを保存し、個々のドキュメントにコンテンツレスの参照オブジェクトを使用するために選択されました。これにより、フォントなどの共通リソースがバッチごとに1回だけ保存されるようになり、コンテンツの保存が最適化されました。

翌日以降のアーカイブが運用可能になると、既存のアーカイブに注目が集まりました。If の既存のアーカイブには、顧客ドキュメントと If のビジネス ユニットからの内部レポートが混在していました。統合アーカイブに関する指標には、現在、次のものが含まれます。

• 101種類の文書と約1億5000万件の記録
• 顧客文書と社内レポートを表す AFP および PDF 形式
• 12 TBを超えるコンテンツ
• 4,000人以上の社内エンドユーザーをサポート
• 最大260万人の顧客がアクセス可能
• 1日あたり20件のアーカイブジョブが実行される
• 毎日平均4万件の新しい文書がアーカイブに追加されます

アーカイブにはオープン スタンダード アプローチが採用されました。特に、長期アーカイブのためにソース コンテンツを PDF/A に変換することが提案されました。

コンテンツとインデックスは、OpenText™ Documentum™ プラットフォームに取り込むためにレガシー アーカイブから抽出され、プロジェクトでは 8,000 万件のドキュメントすべてを段階的に移行し、AFP から PDF/A に変換しました。移行には 6 か月かかりましたが、予算内で完了しました。

移行ワークフローの一環として、プロセス内の個々のステップが監査され、すべてのコンテンツが正確に移行されていることを確認しました。これにより、すべてのコンテンツが Documentum システムに正確に移動されたことが保証されました。

結論

6 か月にわたって 8,000 万件のドキュメントが OpenText™ Documentum™ プラットフォームに移行され、これにより If 社はレガシー アーカイブを統合し、コストを削減することができました。

カスタマー サービス スタッフは、顧客とのやり取りに即座にアクセスできるようになり、問い合わせに迅速に対応できるようになりました。また、顧客はオンライン セルフサービス ポータルを通じてポリシー文書や通信文にアクセスできます。