GIPはコストを削減し、サービスを拡大

GIP は、紙の使用量と印刷の削減、適切なアーカイブ標準の選択、ドイツの 15 のデータ センターのソフトウェアおよびサービス コストの削減支援など、数多くのビジネス課題を解決する必要がありました。

GIP は、PDF/A アーカイブ戦略、電子文書の配布と表示のための eDelivery、およびソフトウェア サービスの統合をサポートするために、CrawfordTech の業界をリードするソフトウェアを選択しました。

課題

GIP は、コストを削減するという昔からの課題に対する解決策を必要としていました。

GIP は、福利厚生管理、給与計算、採用、トレーニング、パフォーマンス分析などの機能を単一の管理ポータルにまとめた HR システム管理サービスを提供しています。ドイツ全土の何百万人もの公務員が、給与計算やその他の関連文書の作成に GIP のシステム、ソフトウェア、サポート チームを利用しています。

2008 年から SAP ソフトウェア開発パートナーである GIP には、給与コード、関税、法律の日々の変更を監視し、計算が最新かつ正確であることを確認するスタッフ チームがあります。

GIP は、ドイツ全土の 15 のデータ センターにマネージド サービスとソフトウェア ソリューションを提供し、250 万人の公務員に文書の出力と管理を提供しています。GIP が管理する文書の量は膨大で、毎月の給与支払い期間ごとに公務員 1 人あたり最大 300 ページの出力が生成されます。つまり、GIP のシステム チームとサポート チームは、毎年最大 90 億ページの重要なコンテンツを作成していることになります。

しかし、GIP が解決する必要があった問題は紙の量だけではありませんでした。

GIP がサービスを提供しているデータ センターは、エンド クライアント向けの完全なソリューションを作成するために、数十の異なるベンダーの多数のソフトウェア コンポーネントで構成されています。このため、各データ センターは同じ問題に対して異なるソリューションを使用し、さまざまなサプライヤーに複数のサポートおよびメンテナンス契約を支払う必要がありました。

さらに、GIP は、ドイツの文書保管に関する法律に準拠した新しいアーカイブ ハードウェア、ソフトウェア、プロセスと連携する方法も必要としていました。文書の種類によっては、組織は出力をアーカイブするだけでなく、適切なタイミングで破棄する必要もあります。このプロセスを管理できるシステムとの連携は非常に重要です。

「毎年、大量の紙が無駄になっています。適切なソリューションが見つかれば、人事部門だけで年間 7 億 5,000 万ページを節約できると計算しました」と、GIP のプロダクト オーナーである Patrick Jehle 氏は述べています。

「私たちの主な目的は、各データセンター内のプロセス全体を変更することではなく、各拠点で作成された AFP 印刷ファイルを取得し、変更せずに正しい形式で正しいドキュメントを生成することでした」と Jehle 氏は続けます。

解決

「ドイツの公共部門のソリューションでは、多くの事務処理が必要です」とイェーレは説明する。 CrawfordTech 製品の使用を選択する理由は、ソフトウェアが動作するオペレーティング システム、プラットフォーム、ソリューションの幅広さと、システムの総所有コストという 2 つの主な要因に帰着しました。 CrawfordTechは、手元のタスクに見合ったコストに抑えることで、GIPがデータセンターにコスト効率の高いソリューションを提供できるよう支援することができました。また、ソフトウェアの柔軟性とオープンな性質は、実装のタイムスケールにも役立ち、GIPは、全体的な戦略における重要な要素であるプロセスを変更することなくソフトウェアを導入することができました。

このソリューションは、現在、次のように機能します。ドイツの上場企業の人事部門は、毎月給与計算プロセスを開始します。人事ソフトウェアは、各人の金額とすべての支払い指示を計算し、結果の文書を AFP ファイルにまとめます。CrawfordTech の PRO AFP to PDF/A Transform は、この巨大な印刷ファイルを処理し、結果の出力を印刷および/またはアーカイブします。

処理中、CrawfordTech のソフトウェアは、ファイル内のフォームや分割情報の指示も検索します。翌日には、従業員と人事部門はシステムにログインして、毎月の膨大な量にもかかわらず、ソフトウェアの速度のおかげで PDF/A 形式の個々の文書にアクセスできます。

完全なソフトウェアとサポート サービスを提供できる地元の CrawfordTech 再販業者の存在も、Jehle 氏と彼のチームが成功するソリューションを実装するのに役立ちました。「Rasterpunkt とは本当にうまく連携できました。彼らは私たちの問題を理解し、問題を迅速に解決するのを助けてくれました。」

Rasterpunkt のマネージング ディレクターである Richard Mayer 氏は、CrawfordTech ソリューションが選ばれたのは、総所有コストの低さとプラットフォームの独立性だけが原因ではないと指摘しています。「CrawfordTech は、技術的な観点から GIP の要求を満たす唯一のソリューションを提供しています。まさにこの仕事に最適な選択です。」

結果

GIP は、自社のサービスのうち HR 関連部分のみで使用した場合、年間 7 億 5,000 万ページを節約できると見積もっています。GIP は、将来、CrawfordTech ソリューションを他のビジネス領域に拡張することで、節約できる合計ページ数は年間 20 億ページに近づくと考えています。

Jehle 氏によると、CrawfordTech PRO AFP から PDF/A への変換は、「年間 7 億 5,000 万ページ、場合によっては 20 億ページを節約するソリューションの重要な部分です。」

さらに、CrawfordTech のソフトウェアは、GIP がデータ センター向けソリューションを統合する戦略を実現するのに役立ち、メンテナンスとサポートのオーバーヘッドを削減するのに役立ちました。

最後に、ISO 標準の PDF/A ファイルの作成により、後で検索するために保存されたファイルが将来も読み取り可能になることが保証されます。PDF/A ファイルには、今後何年にもわたって出力を再現するために必要なすべてのリソースが含まれているため、使用できなくなったファイルの「墓場アーカイブ」が作成されるという問題が回避されます。