アメリタス ファイナンシャルが情報管理を統合し、ドキュメント ストレージを最新のプラットフォームに移行

証券は、FINRA / SIPC のメンバーである Ameritas Investment Company, LLC (AIC) を通じて提供され、投資顧問サービスは、Ameritas Advisory Services という名称で運営されている AIC の RIA を通じて提供されます。

アメリタスは、個人、企業、団体、自治体、医療提供者向けにさまざまな金融サービスを提供しています。商品とサービスには、生命保険、健康保険、歯科保険、眼科保険、投資、公的金融、債券のマーケティングと引受、証券取引およびその他の投資サービスが含まれます。アメリタスはネブラスカ州リンカーンに本社を置き、約 2,500 人の従業員を擁する非公開企業です。

問題

もともとネブラスカ州の Old Line Bankers Life Insurance Companyとして設立された Ameritas は、有機的な成長と合併および買収によって成長と拡大を遂げてきました。その結果、文書と情報のストレージ アーキテクチャは断片化され、サイロ化されました。電子文書は、多数のリポジトリに保存されていました。

2006 年の合併により、レポートおよびドキュメント管理システムが重複するようになりました。合併や買収が初めて行われると、すぐにシステムを統合することがすぐに考えられます。熱意は高まり、すべてを 1 か所にまとめることは非常にエキサイティングです。

その後、現実が見えてきて、これは難しいことだと認識しました。合併のビジネス ダイナミクスでは、システムを統合すると、ビジネス プロセスの相乗効果と統合がより促進されることが示されていましたが、実際には、影響を受ける事業部門に対して、新しいユーザー インターフェイスを備えた新しいプラットフォームに移行し、他のプロセスとのアクティブな統合を再構築して、基本的に同じサービスを提供すると伝えても、協力と賛同を得るには説得力が足りませんでした。

アメリタスには3つのシステムまたは別々のサイロが設置されました

• TRMS – レポート管理ソリューション
• ASG Mobius View Direct、ドキュメントおよびレポート管理
• Datawatch RMOD、レポートおよびドキュメント管理

早い段階で、TRMS コンテンツは ASG Mobius に統合されました。アーキテクチャとコンテンツは十分に類似していたため、大きな労力をかけずにタスクを完了できました。

その後、成熟した製品は、問題が最小限で、外部のサポートがほとんどまたはまったく必要なく、そのまま動作する傾向があることが認識され、現状が続きましたが…

2017 年に、この問題を余儀なくさせる 2 つの出来事がありました。Datawatch が RMOD 製品の製造中止とサポート終了を発表しました。View Direct 製品に関する Mobius との有利なライセンス契約は年末に期限切れとなり、新しいライセンスは大幅に高額になります。これに他の製品が「サポート終了」に向かうことと相まって、統合の決定は急務となりました。

課題

これに取り組む最善の方法は、これらのシステムの方法と目的を完全に理解することであると判断されました。これらのシステムは、もともと特定の目的のために購入および取得されましたが、時間の経過とともに拡大しました。それらは「ブラック ボックス」のように見えました。つまり、一方に情報を入れると、もう一方に情報が取り出されます。

CrawfordTech と Ameritas チームは、さまざまなユースケース、ドキュメントの内容と種類、インデックス作成、出力と配布の基準の分析を開始し、代替として使用できる既存のソフトウェアのインベントリも作成しました。

Ameritas 社は Documentum も所有しており、Documentum 用にカスタム構築されたユーザー インターフェイス (UI) を提供するサードパーティ製品である Generis Cara とともに、エンタープライズ リポジトリとして使用しています。Ameritas 社は、多くの要素がすでに整っているものの、Documentum がサポートしていない電子的に生成された印刷ファイル用のソリューションが必要であると感じていました。

「成熟し、収縮している市場セグメントにおいて、
現在の機能の多くを重複させるような別のツールを本当に買収したいのだろうか？

徹底的な分析の結果、Ameritasは、キャプチャとインデックスにCrawford Technologies’PRO Archiver for Documentum、リポジトリとCMIS APIにOpenTextのDocumentum、ドキュメントビューアにGenerisのCaraを使用したデイフォワード運用を選択した。

その他の課題は次のとおりです:

解決策

Ameritas は、保管されている膨大な量の文書に対処するには段階的なアプローチが最善策であると判断しました。いくつかの要因により、RMOD システムを最初に変換することに決定しました。

• 過去の計画を活用する
• サポート対象外なので、壊れたら修理できません
• ビジネス上重要な文書が含まれています
• 作成中は日単位で保存する

Ameritas と CrawfordTech は、各 RMOD データ グループ (ドキュメント タイプ) からのドキュメントのサンプルを使用して、ドキュメント ファイルの復号化、インデックス作成基準、および全体的なワークフローをテストするパイロット プログラムを実装しました。

“RMODで使用されている独自のフォーマットにより、CrawfordTechの
専門知識は、履歴データの移行において非常に重要でした。”

– ケン・シュミット、IT リードアーキテクト、アメリタス

CrawfordTech が過去の変換を管理し、Ameritas が CrawfordTech の指導と支援を受けて、当日の構成と操作を完了しました。

RMOD の移行は予定通りに完了し、Datawatch のサポート終了日よりかなり前に RMOD システムを廃止することができました。

Mobius の移行では、さらにいくつかの課題が発生しました。Mobius ドキュメント ストレージ ソリューションのフットプリントには、ネットワーク システム (VDRNETS) とメインフレームのインストール、および独自のレポート配布ソリューションの両方が含まれていました。

プラットフォームに関係なく、方法論は基本的に RMOD 移行で成功した方法論と同じです。

Ameritas は、Datawatch RMOD、ASG/Mobius ViewDirect for NETS、ASG/Mobius ViewDirect MVS を Documentum プラットフォームに移行することで、アーカイブ リポジトリを統合しました。

Ameritas では、レポートの印刷と配布を継続できることを特に確実にする必要がありました。これらのレポートは、以前はメインフレームの JES 印刷キューと Mobius アーカイブ ソリューションから取得されていました。

分析され、理解されると、配信と印刷のロジックと機能は、Pro Conductor とOperations Express で提供できると判断された。

Ameritas Document Servicesの運用プロダクション部門は、印刷や郵送、レポート印刷や配布の依頼を毎日受けている。現在の環境を新しいCrawfordTech Pro Conductorワークフロー環境にリプレースすることで、JESスプールアプリケーションやローカル分散印刷キューを含むソースシステムから印刷ファイルを受け取ることになります。

Crawford Technologies PRO Conductor ワークフロープラットフォームとCrawfordTechのOperations Express 上に構築された新システムは、MVS JESスプールから処理されるすべてのジョブを受信・監視し、ビジネスルールに基づき、郵送用または社内配布用の印刷に分配します。レポート配布のために受信者レベルでレポートを結合するプロセスが組み込まれ、レポートのバンドル機能を提供します。

要点

CrawfordTech 移行プラットフォームは、移行操作の不可欠なコンポーネントでした。ソース リポジトリからターゲット リポジトリへのドキュメントの移動の実行に加えて、実行ワークフローのタイミング、マルチスレッド プロセスの管理、操作の監査と調整を制御します。各ドキュメントがインデックスに関連付けられ、各インデックスがドキュメントに関連付けられ、インデックスとドキュメントが互いに正しく参照されるようにします。

Ameritas のリポジトリのような時間枠では、ドキュメントやインデックス データベースが破損したり、ドキュメントの形式が異なったり、ユース ケースが変わったりする可能性があります。CrawfordTech の移行プラットフォームは、移行の整合性を保証します。

成功要因

CrawfordTech のソフトウェア、そして最も重要なデータ形式、印刷ファイル、ドキュメント リポジトリに関する専門知識が、強力で意欲的な Ameritas チームと連携して機能することで、成功はほぼ保証されました。

「CrawfordTech はソフトウェアを提供する貴重なパートナーですが、さらに重要なのは、Ameritas チームの不可欠なメンバーとして評価されていることです。上級管理職は、これらの変換の難しさや当社が達成した素晴らしい成功を認識しています」と、Ameritas の IT 主任アーキテクト、Ken Schmidt 氏は語ります。