州がプロセスを合理化する
背景
米国のある中規模州では、明細書、請求書、給付説明書など、さまざまな文書の出力と郵送をさまざまな部署が担当していた。遠隔地にあるメインフレームシステムがデータを保存し、すべての出力は各拠点でローカルに行われていました。さまざまな部署は、PostScript®、PDF、Xerox Metaなど複数の入力フォーマットに対応し、厳格な規制ガイドラインの範囲内で、重要な顧客コミュニケーションをタイムリーに作成しなければなりませんでした。Crawford Technologies を利用することで、プロセスの合理化、エラーの排除、ワークフローの効率化が実現しました。
課題
既存のワークフローは手作業が多く、時間がかかりました。さらに悪いことに、正確なコミュニケーションを行う際にエラーが発生していました。監査用のシステムはなく、生産状況の可視性はほとんどありませんでした。スタッフは、毎日何ページが処理されているかさえ把握していませんでした。ワークフローの非効率性により、機器はフル稼働しておらず、一部の機器は十分に活用されておらず、郵便貯金も常に活用されているわけではありませんでした。
州は以下の目標を特定しました。
- 制作およびポストプロダクションプロセスの改善と自動化
- メインフレームシステムからのデータを引き続きサポートするなど、複数の入力フォーマットを受け入れる。
- 文書の完全性と説明責任を保証する
- 再印刷を容易にし、自動化する
- 生産の可視性を向上させる
- 設備とシステムが郵便料金の節約を最大限に生かしていることを確認する
解決策
オンサイト評価の後、CrawfordTech は、生産と後処理を標準化および合理化するために、受信した印刷ストリームを PDF に自動的に変換するために連携して動作する一連のソリューションを推奨しました。変換プロセス中に作成されたメタデータと MRDF 制御ファイルは、ジョブにインテリジェンスを追加し、ジョブの処理方法を決定します。
ジョブは自動的に結合され、作業を統合してスループットを最適化し、自動プロセスによって再印刷を管理します。インサータ マークとバーコードを追加することで、機関は郵送機器をより有効に活用し、郵便料金を節約できます。すべてのアクティビティが追跡されるため、運用スタッフは必要な情報と制御レベルを得ることができます。
結果
メインフレーム システムからの新しいジョブは、データの読み込み、テスト、認定から印刷および郵送用の出力まで、1 時間未満でオンボードできるようになりました。インテリジェンスの追加、ワークフローの標準化、ジョブの統合により、より多くのジョブが、スケジュールと生産の完全な可視性を備え、エラーなしで生産プロセスを通過するようになりました。生産性の向上により、コストが削減され、顧客への納品が向上しました。
