金融ソリューションプロバイダーがワークフローを自動化

中央に位置する印刷施設では、インクジェット技術を利用して明細書やその他の資料を作成し、郵送しています。出力量が非常に多く、規制に基づく SLA に準拠する必要があるため、このプロバイダーは生産効率を最大限に高めるために Canon の Océ PRISMAproduction ワークフロー システムを導入しました。

課題

金融給付会社は、ワークフローと生産環境に統合する必要のある Satori 郵便最適化ソフトウェアに投資していました。統合では、1099 納税申告書の 7 つの異なるバージョンを含む 6 つの異なるドキュメント タイプをサポートする必要があったため、完全に統合されたソリューションを正常に作成するには課題がありました。

解決策

Crawford Technologiesは、Operations ExpressをキヤノンOcé PRISMAproductionワークフローシステムおよび郵便最適化ソフトウェアと統合し、2つのシステムを効果的に結びつけることを提案しました。すべての種類の文書を管理し、高度な自動化を実現するために、CrawfordTechのプロフェッショナルサービスチームは、アプリケーション固有の印刷ストリームを正規化し、標準ワークフローを提供するマルチステッププロセスを作成しました。

プロセス

ワークフローの最初のステップは、住所ブロック データを抽出し、フォントや住所の位置などの情報を保存して、元のページから削除することです。次に、この情報は Satori 郵便最適化プロセスに渡され、個々の住所レコードが更新されるか、そのレコードの郵便最適化が失敗したことを示すフラグが設定されます。

次のステップでは、標準ワークフローにより、更新された住所情報が正しいドキュメントに自動的に追加され、住所が更新されたかどうかに基づいて元のファイルが分割されます。その後、出力は、郵便の最適化の失敗または成功に基づいて、下流のアーカイブまたは印刷ワークフローに送られます。さらに、ジョブのストリーミングと結合、または非常に大きなジョブのセグメント化が有効になっているため、複数のデバイス間で出力を最適化し、ポストプロダクション プロセスをさらに自動化できます。たとえば、各ドキュメントのページ数に基づいて異なるバンドルが作成されるため、郵送に必要な封筒のサイズに基づいて出力をインテリジェントに分散できます。出力は、アーカイブ用に顧客のバナー ページ、バーコード、インデックスを含むように自動的に変更されます。

さらに、最適化プロセスにより、印刷負荷分散、パッケージあたりのページ数に基づいて異なるドキュメント タイプを適切な自動挿入デバイスにルーティング、ドキュメント アーカイブ用の運用バーコード、インデックス、メタデータの自動作成、特定の顧客ドキュメントのバナー ページなどが可能になります。

CrawfordTech ソリューションは Linux ベースのワークフロー環境と統合する必要があったため、変更せずにコンポーネントを簡単に追加できるように、標準の命名規則が開発されました。システム全体は、ソフトウェアの更新と新しいモジュールを最小限の労力で実装し、進行中の生産を中断しないように設計されました。

結果

最初の実装が完了すると、プロバイダーは 2 週間以内にすべての 1099 ステートメントを作成し、これらの文書の印刷と郵送に関する政府の期限を満たすことができました。複数のプラットフォームからのワークフロー入力が単一のエンドツーエンドのワークフローに統合され、高度に自動化されたプロセスが実現しました。これにより、この会社は厳しい期限を守り、プロセスを無駄なく効率的に維持し、運用コストを節約できるようになりました。