通信プロバイダーがワークフローを合理化
背景
この米国を拠点とするサービス プロバイダーは、セキュリティ、正確性、コンプライアンスが不可欠な医療、金融、公共事業、通信、回収などの業界向けに、ミッション クリティカルな顧客コミュニケーションを提供することを専門としています。同社は年間 10 億ページ以上を印刷し、5 億個近くの荷物を郵送しているため、生産プロセスを可能な限り効率化するよう努めています。
課題
同社は、さまざまな形式とさまざまな生産要件を持つ複数の顧客からファイルを受け取ります。カットシート印刷機と連続給紙印刷機が混在していたため、PDF と AFP の両方を出力する必要があり、可能であれば、ロール給紙デバイスで出力するには小さすぎるジョブを組み合わせて標準化する必要がありました。
彼らの要件の重要な要素は、将来のソフトウェア リリース、機器の変更、ビジネスの成長と進化をサポートできる柔軟性と拡張性を備えたソリューションであることです。
解決策
CrawfordTech は、受信した印刷ストリームを PDF または AFP に変換し、自動化と効率性を向上させるためにファイルを再設計するための製品をいくつか実装しました。ワークフロー プロセスは、ジョブ情報を抽出するために使用される MRDF ファイルと任意の数の個別の PDF ファイルを含む .zip ファイルが到着すると自動的に開始されます。
ファイルが解凍されると、自動化されたプロセスによって MRDF レコード数と PDF ドキュメント数が一致しているかどうかが検証され、一致しないファイルはエラー フォルダーに配置され、通知メールが生成されます。次に、プロセスは REST API を呼び出して、ジョブの処理に必要な指示を取得します。
REST API からの値とパラメータには次のものがあります。
- 各文書の元の個別ファイル名
- 顧客名とID
- 郵送/配送要件に基づくパッケージの種類
- 顧客請求コード
- 各文書のページ数の決定
- プリンタタイプ（ロール紙またはシート紙）
- ジョブを片面印刷するか両面印刷するか（すべての文書の面数が偶数になるように空白ページを追加することを含む）
- インサータの正しい位置に2Dバーコードを追加する
- フルカラーの追加および/またはカラーをグレースケールに変換する
- 表示ヘッダーとバナーページの作成
- 非標準ページのサイズ変更
- 文書から郵送先住所を抽出します。郵送先住所は後で使用するために保存されます。
- 出力を容易にし追跡するためのその他のパラメータ
このプロセスで失敗した PDF が 1 つでもあれば、失敗フォルダーに配置され、電子メール通知が送信されます。
出力準備が整ったジョブは、ページ数に基づいて、さまざまな封筒サイズ (標準、6 インチ x 9 インチ、またはフラット) の作業フォルダーに配置されます。この時点で、プロセスは出力を 1 つのファイルに連結し、新しい MRDF ファイルと請求書用の概要テキストを作成し、ジョブの処理を開始します。
結果
この顧客はワークフローを自動化し、エラーを減らしながらターンアラウンドタイムを改善しました。変更されたワークフローは顧客にとって完全に透過的であり、インフラストラクチャや標準プロセスに大きな変更を加える必要はありませんでした。
