工場内での業務標準化
背景
この大規模な州には、複数の部署や機関に印刷および郵送サービスを提供する集中管理された工場内オペレーションがあります。処理時間を短縮し、エラーを削減するために、プロセスを統合および自動化したいと考えていました。
課題
事実上標準化されていないため、工場では AFP、PDF、LCDS など、さまざまな印刷ストリーム形式を扱っていました。処理と郵送の遅延により、部門主導の SLA が満たされず、顧客が通知や請求書をタイムリーに受け取れないため、支払いの受け取りが遅れていました。すべての形式に対応し、AFP に変換し、既存のワークフロー システムと統合する必要がありました。
解決
CrawfordTechのプリントストリーム変換とOperations Expressが導入され、既存のワークフローとシステムに統合された結果、エンドツーエンドの自動ワークフローが実現しました。Crawford Technologiesのソフトウェアは、スタッフにより良いアクセスを提供するため、一元化されたサーバーにインストールされました。
新しいワークフローは、ファイルとデータが工場内のオペレーションによって受信されたときに開始されます。MRDF ファイルは、ページとドキュメントのコンポーネントを識別し、バーコードの内容と場所、ウィンドウ付き封筒のシーケンス番号、再印刷、手動修復、破損した返品の判断など、標準的なドキュメント コントロールを作成するために使用されます。
受信印刷ストリームに対する選択的な変更と機能強化には次のものが含まれます。
- インサータと郵便最適化のためのバーコードの削除と追加
- 住所ブロックの抽出および/または再配置
- 処理を決定するためのジョブリストプロファイルの評価
- セットアップとコントロール用のバナーページの作成
- メタデータ付きTLEレコードを含むAFPへの印刷ストリームの変換と正規化
- 新しい工場コントロールとMRDFレコードを含む最終出力ファイルの作成
CrawfordTech ソリューションは、ページ上の任意のコンテンツに対してアクションを実行し、エラーやジョブの完了に関するステータスをオペレーターに更新する電子メールを送信する機能をサポートしています。再印刷プロセスは自動化されており、すべての再印刷が完了するまでジョブはアクティブなままです。すべてのジョブ、ログ、MRDF ファイル、および情報は、追跡と生産分析を容易にするために zip 形式で圧縮されています。
結果
州政府は段階的なアプローチを採用し、2 つの部門に新しいワークフローを導入し、サービス レベルと顧客満足度の向上を確認しました。ジョブの送信プロセスは変更されていないため、適応はスムーズかつ簡単でした。州政府は、他の部門のオンボーディングを心待ちにしており、CrawfordTech ソリューションが将来の成長のための強固な基盤となると考えています。
