印刷サービス組織が生産を自動化
背景
この大規模で国際的に展開している印刷サービス組織は、北米最大の郵便業者の 1 つであり、国際郵便のかなりの割合を扱っています。文書の作成、電子プレゼンテーション、印刷、郵便料金の最適化、マーケティング、郵送、および関連サービスなど、幅広いサービスを提供しています。
課題
同社は年間 10 億を超える印刷文書と電子文書を生産しています。さまざまな顧客からさまざまな形式のファイルを受け入れ、自動化されたワークフローを通じて印刷、電子プレゼンテーション、アーカイブ用に処理および出力する機能は、同社の収益性と成長にとって不可欠です。
解決策
Crawford Technologiesはこの組織と協力し、生産ピーク、エンドツーエンドのワークフロー、システムの冗長性要件、および成長への期待を考慮しながら、現在のマルチサイト、国際的なインフラストラクチャに関連するニーズを評価しました。同社は、API経由で呼び出すことができ、各施設で使用するADFに簡単に統合でき、すべての可能なデータストリームを処理し、無制限の数の印刷およびフィニッシングデバイスをサポートするソリューションを必要としていました。ソリューションは、Crawford TechnologiesのDDA Archiving製品と組み合わせたCrawford TechnologiesのOperation Expressトランスフォームおよびドキュメント・リエンジニアリング・ソリューションの展開でした。
仕組み
サービス・プロバイダーは、主に4つの方法でクロフォード・テクノロジーズの製品を使用している：
1 – 生産工場向け書類の準備
この組織が成功した主な理由のひとつは、すべての文書を一貫性のある、オペレーションに最適化された方法で電子的に作成していることです。Crawford Technologies Operations Expressは、受信した各文書を自動的に分析するために使用されています。この評価では、ビジネスルールを使用してデータを抽出し、TLEとno-opレコードの重要なメタデータを各文書の各ページに埋め込みます。その後、下流のシステムはこのメタデータを基に、生産計画、郵便料金の最適化、生産スケジューリング、最もコスト効率の高い生産設備へのルーティングを行います。すべてが電子的に、人の手を介さずに決定されます。
2 – 電子文書の表示速度の最適化
この組織の顧客の多くは、文書アーカイブからの電子プレゼンメントを利用して、大幅な生産コストと郵送コストの削減を実現している。同社は、Crawford TechnologiesのDDAアーカイブ技術を使用して、顧客の文書をネイティブの印刷ファイル形式（通常はAFO）で保存し、同じファイルをオンザフライで取り出してPDFに変換し、顧客自身のWebサイトと統合してエンド顧客に提示する。
3 – カラーインクジェット生産に最適化
フルカラーインクジェット印刷の発展に伴い、画像、ロゴ、グラフ、その他のグラフィックコンテンツなどの要素は、すべて印刷ファイルに画像として含まれるようになりました。印刷ファイルにグラフィック画像を使用することで、印刷済みフォームのコストを削減し、各顧客の文書により説得力のある個人的で関連性のあるコンテンツを提供することができます。しかし、これらの高解像度画像はサイズが大きく、電子文書提示のためにAFPからPDFに変換する時間が長くなる可能性があります。Crawford Technologiesはこの組織と協力し、変換済みの画像を使用する技術を導入しました。その結果、処理時間が大幅に短縮され、電子文書提示のレスポンスタイムを確保するために必要なサーバーの台数も減らすことができました。この機能を活用することで、最大1,000％のスピード改善が実現しました。
4 – アーカイブストレージの最小化
アーカイブに関連する最も大きなコストの 1 つは、データの保存に必要なストレージ容量です。もう 1 つの重要な考慮事項は、特定の時点におけるデータの真の表現としてのデータの有効性です。
ストレージの最小化に対処するため、Crawford TechnologiesのDDAテクノロジーは、インテリジェントな圧縮とインデックス作成を採用して、オリジナルの印刷ファイルをアーカイブします。この技術は、利用可能な最高の圧縮を達成し、通常、元のAFP印刷ファイルよりも25%から90%小さいファイルサイズを実現します。あるケースでは、100万ページ、20ギガバイトの印刷用ファイルが2ギガバイトに縮小されました。
データの有効性を確保するため、元の印刷ファイルは DDA アーカイブに保存されます。これにより、印刷出力を生成するファイルが保存されていることが保証されます。これには、トレイ選択コマンド、仕上げコマンド、および元の文書を生成して郵送したときとまったく同じにするために必要なその他のデータなど、貴重なデータが含まれます。多くの規制では、請求書、インボイス、明細書などの文書を財務および関係の真の記録として作成することが義務付けられているため、これらの文書を忠実に再現できることが非常に重要です。
結果
Crawford Technologiesと協力することで、この組織は、非常に効率的な自動化された生産プロセスを導入するという当初の目標を達成することができました。郵便料金を削減し、より少ないリソースでより多くのことを達成し、ハードウェアとインフラストラクチャの費用を削減することができました。
