印刷サービスプロバイダーが複雑な PDF 処理を高速化
背景
Wright Business Graphics は、西海岸を代表する印刷業者の 1 つです。デジタル可変印刷、ビジネス フォームや小切手、安全な印刷と郵送などの機能を含む最先端の印刷製品とサービスを提供しています。
Wright の Critical Communication Division (CCD) は、医療、銀行、公共事業、回収など、複数の業界をサポートする機密情報および個人識別情報 (PII) の処理とマルチチャネル配信を専門とする SOC 2 タイプ 2 事業です。
Wright CCD は、印刷されたファーストクラスの USPS トランザクション メールに重点を置き、自動化されたドキュメント ファクトリーを通じて、データ アクセスを最小限に抑え、効率を最大限に高めながら、大量で変動の多い重要な顧客とのコミュニケーションを提供します。通常、カスタム プログラミングと統合を必要とする複雑なジョブを処理しますが、これが Wright CCD を一般的な「メール ハウス」と差別化しています。
課題
Wright CCD がサービス レベル契約 (SLA) を満たすには、迅速な処理時間が不可欠です。顧客のデータが安全なファイル転送プラットフォームに到着するとすぐに、ジョブのオンボーディングと自動化が開始されます。開始から終了までの平均時間は 15 分で、ワークフローには、ビジネスおよびデータ整合性ルールのチェック、CASS/NCOA 処理、データ変換と構成、印刷ファイルの作成、ERP プラットフォームの更新、電子 PDF の作成、電子メールまたは API による通知が含まれます。Wright CCD の標準 SLA 処理時間は午前 9 時までで、翌営業日に郵送されるため、パフォーマンスが重要です。
PDF の利用が増えるにつれ、Wright CCD のビジネスは、さまざまな構造化データ形式 (.csv、xml、json など) のみの受け入れから PDF 形式を受け入れるように進化しました。特に納税シーズンには複雑な PDF ファイルの量が増えたため、増加分を処理する高性能な自動化ソリューションがなければ、Wright CCD は顧客の SLA を達成できないことが明らかになりました。
Wright CCD チームは、外部ファイルからデータを追加したり、データを抽出して PDF を再設計したりするためのさまざまなソリューションを実装してテストしました。これらのソリューションは PDF を処理できましたが、Wright CCD のパフォーマンス期待を満たすには遅すぎました。実際、あるソリューションでは、2 台のサーバーでテスト アプリケーションを処理するのに 3 日かかりました。Wright CCD は、複雑な PDF 処理要件を満たすソリューションを見つけるために検索を加速しました。
解決策
ライトCCDは、Crawford TechnologiesのソリューションであるOperations ExpressとそのコンポーネントであるPDF Acceleratorを組み合わせてテストし、PDFファイルの最適化や分割、データ抽出など、一連の複雑なPDF処理を実行しました。これらのソリューションは、Wright CCDの期待に応え、高性能でエラーのない結果を生み出しました。Operations ExpressとPDF Acceleratorにより、Wright CCDはSLAを達成できただけでなく、既存のプロセスやワークフローに支障をきたすこともありませんでした。
クロフォードテクノロジーズのドキュメント・リエンジニアリング・ソリューションであるオペレーションズ・エクスプレスは、高度なドキュメント変換エンジンを活用して業務効率を向上させ、既存のプロダクション・プリント・ストリームを活用し、印刷およびメール生産を合理化します。完全性バーコード、住所クレンジング、文書インデックス作成、分析などのための貴重なデータやコンテンツの抽出により、生産の最適化を促進します。また、Operation Expressは、大きなファイルを複数の小さなファイルに分割し、デバイスの使用率と生産性を最大化することもできます。
PDF Acceleratorは、大きなPDFを処理するためのパフォーマンス向上と柔軟な最適化機能を提供します。広範な設定と実装機能により、特定のデバイスと運用要件を満たすために、パフォーマンスとサイズの両方でPDFを最適化するのに必要な柔軟性が提供されます。これにより、Wright CCDのようなオペレーションは、業務効率を最大化するために、高品質の結果を迅速に作成することができます。
結果
Operations ExpressとPDF Acceleratorの両方を導入することで、Wright CCDの複雑なPDFファイルの処理は、以前のソリューションと比較して30分の1にまで削減されました。Wright CCDは、サーバーを必要とせず、正確なテストPDFファイルを約2時間で分割することができました。
IT、セキュリティ、コンプライアンス担当ディレクターの Ty Babcox 氏は、「結果は大きく印象的でした。税務書類の処理では時間が重要です。私たちは時間を日数ではなく時間単位で計測しています。Crawford がなければ、この前の税務シーズンに多くの仕事が遅れていたでしょう。Crawford ソリューションにより、処理時間が 60% 以上短縮されました。これにより、締め切りに間に合うようになり、非常に忙しい時期のストレスが軽減されました。これだけでも、参加費の価値があります。」と述べています。
また、Wright CCDは、ソフトウェアの導入の速さと簡単さにも非常に感銘を受け、サポートなしで1時間足らずでソフトウェアを稼働させ、その日のうちに最適化作業に活用した。また、Crawford Technologiesの製品エキスパートによるサポートも非常に優れていました。サポートチームからのレスポンスは24時間365日、迅速だった。「Crawford Technologiesは、当社の厳しいSLAと処理要件を満たす上で非常に貴重な存在です。
