印刷サービスプロバイダーがワークフローを合理化

最小限の標準化

CCS は、時間の経過とともに、多くの顧客手順を採用しました。顧客のドキュメント作成プロセスを採用することで、顧客にとってシームレスな移行を実現できることを誇りにしていました。残念ながら、この慣行の結果、オペレーターの知識に大きく依存するプリンターのセットアップ手順やインサーター モードが何百も存在しました。同じジョブが施設ごとに異なる方法で実行され、機器オペレーターは中央制御ポイントがない状態でマシン レベルで調整を行っていました。

CCS は、生産業務の効率を測定するために業務指標を追跡していましたが、データ収集は主に手作業で行われていました。オペレーターとマネージャーが情報を手入力していたため、エラーやデータの不一致が発生していました。最高技術責任者の John Slaney 氏は、スタッフがコア データの分析よりもミスの解決に多くの時間を費やしていると推定しました。

「複数の施設を管理できる、より強力なワークフロー システムが必要でした」と Slaney 氏は言います。「手動調整プロセスでは、大規模なジョブを管理可能なセグメントに分割する必要があり、その結果、バランスを取るのに膨大な時間と不安、事務作業が発生していました。」

解決策を探す

最終的に、新しい顧客が CCS をシックス シグマ レベルの品質管理へと押し進め、同社はすべての生産プロセスを結び付けるソリューションが必要であることを認識しました。同社は、長年実行してきたすべての手順とプログラム、特にワークフローのバックボーンであり CCS の会計システムと結び付いている OPALS と呼ばれる社内で作成された ERP システムを元に戻すことなく、プロセスを統合して標準化したいと考えていました。また、CCS が日常の生産印刷に頼っている Canon の PRISMA 印刷管理ソリューションを引き続き使用できるソリューションも重要でした。

同社はあらゆる選択肢を検討し、現在の資産とこれまで培ってきた知識を活用できるものを探した。ワークフローツールに合わせてプロセスを再構成することは望んでいなかった。広範な調査の結果、CCSはCrawford TechnologiesのPRO Conductorを選択した。この決断により、同社は、接続されていないシステムと手作業によるデータ収集に頼っていた環境から、自動化された環境へと移行することができ、顧客が期待するレベルのサービスと効率性を提供しながら成長を続けることができるようになった。

PRO Conductorにより、CCSは、本番マシンや様々なサーバーに常駐していたすべての情報を収集し、PRO Conductorダッシュボードに即座に表示し、統合レポートを作成するために、1つの中央リポジトリに保存することができます。PRO Conductorダッシュボードにより、CCSは3つのサイトすべてのジョブを最初から最後まで管理することもできます。
プリント／メール・サービス・プロバイダーは、しばしば多様なアプリケーションを処理する。仕事は、合成印刷、生データ、印刷イメージとして組織に入ります。PRO Conductorは、これらすべてのデータ取り込み方法をサポートしており、Slaney氏によれば、CCSは「おそらく数年にわたる」カスタム・プログラミングの手間を省くことができました。

「当社は印刷・郵送会社から文書処理会社へと変わりました。
合理化された自動化されたワークフローを備えた処理会社です。」
– ジョン・スラニー、コンテンツ・クリティカル・ソリューションズ CTO

興味深いことに、CCSは、PRO Conductorに変更するまでは隠されていた自社の生産システムに関する事実を発見した。例えば、CCSは、ロールフェッド・インクジェット生産プロセスに従って、いくつかのジョブの見積もりと価格設定を行っていた。その仕事が実際には枚葉プリンターで稼動していることを知って驚いた。同社は、生産現場の従業員が採用したベストプラクティスの決定と一致するように、いくつかのジョブを再構成しなければならなかった。

結果

CCSの制作ワークフローは大幅に改善されました。PRO Conductorを導入して以来、CCSは設備がダウンしている時など、必要な時に簡単に作業を再配分できるようになりました。PRO Conductorは、受入現場が作業に必要な材料を持っているかどうかを確認し、ある生産現場から別の生産現場へ作業を移動させることができます。

現在、CCSは要求されるシックス・シグマ・レベルの品質と、関連する測定基準や報告書を備えた製品を生産している。経営陣は、過去のプロセスを振り返り、生産性、品質、利益率を改善するための処理調整を行うことができます。彼らは、時に問題の扉を開いていた手動介入を排除し、生産性を向上させた。一例として、Slaney氏は、PRO Conductorを導入する前は7日間かかっていた大きな仕事を挙げている。同じ仕事が今では36時間で処理されます。

予想通り、CCSはキヤノンのインクジェット印刷機、BlueCrestとBell + Howellのインサータ、Prisma、そしてCCSのOPALSシステムを、Crawford TechnologiesのPRO Conductorという単一のコントロール・ポイントに統合した。CCSは、目標達成に役立つ新しい文書処理技術が開発されれば、それらの新しいコンポーネントも同じように簡単に統合できると確信している。

COVID-19への対応において、CCSはPRO Conductorのダッシュボードを活用し、労働力の変動や材料の入手可能性に応じて、ある施設から別の施設へ生産を移動させた。

PRO Conductorは手順を標準化できるため、CCSはどの従業員が実際にジョブを実行するかに関係なく、ジョブを正確かつ一貫して処理できることを知っています。この自信と柔軟性は、パンデミックのような、一部の従業員が出勤できないような労働力の混乱時に非常に有益です。

CCSの一部の顧客は、定期的に監査を行い、CCSがどのように作業を完了したかをメールピースレベルまで検証しています。監査員がPRO Conductorシステムに制限付きでアクセスできるようにしたことで、監査に必要な時間が短縮されました。検査員は、以前は数日かかっていた作業をわずか数時間で完了できるようになりました。顧客も喜んでいます！

その他の結果

プロセスが標準化され、PRO Conductorによって管理されるようになったことで、クライアントのオンボーディングが迅速かつ容易になりました。リプリントは完全に自動化され、タイムリーに作業が完了するようになりました。CCSは、機器と従業員のパフォーマンスを正確に測定できるようになりました。

多くの印刷会社が高速インクジェット印刷機に移行するときに採用している戦略は、小規模ジョブの統合です。請求書や明細書などのアプリケーションでは、CCS はすべての処理ステップですべてのドキュメントの各ページを追跡および検証する必要があります。ジョブを統合する場合、100% の責任を果たすことは通常困難です。

しかし、PRO Conductorを使用することで、CCSは小さな仕事でも自信を持って統合することができます。CCSは、複数の小さな仕事を大きな仕事の単位に統合した場合でも、自動的にメールピースの整合性を検証し、仕事を追跡します。印刷サービスプロバイダーは、大口の仕事を獲得するために、しばしば顧客から引き受けなければならない小口の仕事を、自動化されたワークフローで行うことができるようになりました。以前は、小さな仕事の多くは手作業で組み立てられていた。

CCSがPRO Conductorに転換して得たもう一つの利点は、ジョブのリジェクト率が200%減少したことです。不合格は、ジョブのバランスが崩れ、エラーが見つからない場合に発生します。ほとんどの店にとっての解決策は、ジョブを破棄して再実行することです。郵便料金がメーターで適用された場合、印刷／郵送オペレーションは、未郵送のピースに適用された郵便料金を再請求することができるが、これは手作業である。USPSは、郵送されなかった封筒に適用された郵便料金の80％しか払い戻さないため、拒否率を下げることは、同時に作業負荷を減らし、コストを削減することになる。

PRO Conductorへの移行は、CCSが顧客の仕事を処理する方法の大きな転換の集大成でした。より効率的な印刷と挿入のプラットフォームが導入され、PRO Conductorが提供する自動化されたワークフローと品質管理が加わったことで、CCSは、断片化された生産管理システムが仕事を危険にさらすことを心配することなく、新しい顧客と数量を簡単に増やすことができるようになった。

Slaney氏は、「CrawfordTechのPRO Conductorを採用したことで効率が向上したため、設備や労働力を追加することなく、作業量が40％増加しました」と推定している。

コンテンツ・クリティカル・ソリューションズのCTO、ジョン・スレイニーによるPRO Conductorについての詳細は、https://bit.ly/ContentCritical2020。