エネルギー会社が再印刷を自動化

課題

エネルギー会社は、レガシー RDMS のライフサイクル全体を通じて、一般的なドキュメント再印刷シナリオをサポートするためにさまざまなプロセスを開発してきました。主な再印刷リクエストは、郵送された請求書を受け取っていない顧客やドキュメントを紛失した顧客に対する請求書の再印刷に重点を置いています。これらの顧客は会社のカスタマー サポート ラインに電話してリクエストを送信します。または、請求書が滞納すると、会社の売掛金担当者がその後顧客に連絡します。

リクエストの出所に関係なく、紛失または紛失した文書は再印刷して顧客に迅速に送付する必要があります。エネルギー会社は、毎日再印刷リクエストを収集し、特定の時間に再印刷ジョブを開始して、リクエストされた各文書の電子ファイルをアーカイブから取得する自動ワークフロー プロセスを実装していました。次に、文書を処理して新しい住所と透かしが入った表紙を追加し、印刷して郵送する文書のバッチを適切な宛先に配布して処理しました。多くの手順で手動介入が必要でした。

同社にとって、既存の CSR および基幹業務アプリケーション/プロセスを変更する必要がないように、同じ自動化プロセスを新しい ECM ベースのアーカイブに複製することは重要な考慮事項でした。同社が希望する最終状態をサポートできる最新の ECM システムを調査したところ、必要なレベルの自動再印刷機能をネイティブにサポートしているシステムは存在しないことがわかりました。

解決策

同社は、既存のアプリケーションとプロセスを中断させることなく、柔軟で完全に自動化されたリプリント機能を導入するという要件を満たすために、Crawford TechnologiesのPRO Reprint Serverソリューションを選択しました。このソフトウェアを使用することで、同社はオリジナルのAFP印刷ファイルを圧縮してインデックス化し、最新のECMリポジトリに保存することができます。そして、ウェブサーバーベースのAPIを使用して、アーカイブからドキュメントのリプリントをプログラムで要求します。リクエストされた文書はAPI経由で取得され、処理と印刷のためにバッチ処理される。その後、別の自動化されたプロセスが文書のバッチをピックアップし、必要に応じて文書のリエンジニアリングを実行し、バッチをプリントセンターまたは印刷と郵送のための他の会社の場所に送信します。自動化されたプロセス全体が監視され、ログファイルが作成される。

エネルギー会社は既存の顧客サービス システムとアプリケーションを使用したいと考えていたため、CrawfordTech は、再印刷要求を傍受し、Web API を呼び出してドキュメントを取得して再印刷するための簡単なインターフェイス プログラムを構築しました。

結果

エネルギー会社の IT グループは、Web サーバー ベースの RESTful API や選択した ECM リポジトリなどの新しいテクノロジを使用して、レガシー アプリケーションを透過的に処理できることに非常に満足しています。カスタマイズされた再印刷ソリューションは、既存の顧客サービス プロセスを中断することなく、毎日何百もの再印刷要求をサポートし、完全に自動化された処理により、手動の再印刷処理と比較して、会社は年間約 160 万ドル以上を節約できます。

同社にとってもう一つの重要な利点は、同じECMリポジトリを共有する最新のカスタマーエクスペリエンス（CX）アプリケーションを実装できることである。将来的には、PRO Reprint Server上に
、構築・展開されるセルフサービスのモバイルアプリを顧客に提供し、CXオプションの改善と顧客サービスコストの削減を実現する予定である。