より効率的なケース管理と配布

課題

管理サービスには、事件ファイルの管理を担当する記録局が含まれます。事件ファイルは、犯罪が報告されたときに作成され、文書が到着するたびにまとめられます。各事件ファイルは、警察の報告書、指紋ファイル、目撃者の証言、犯罪現場の捜査官によるリストと写真、DNA 記録、場合によっては裁判所の記録、拘置所の予約、逮捕記録など、さまざまな形式の文書で構成されています。スキャンされた文書と電子ソース文書の両方が含まれます。

捜査が進むにつれ、事件に関係するさまざまな部署や個人が事件ファイルの文書を精査し、研究する必要があります。関係する可能性のある部署には、保護観察局、地方検事局、裁判所書記官、さまざまな捜査官などがあります。事件ファイルは、各事件に関係する弁護士にも送付する必要があります。ほとんどの機関は市政府内にありますが、カリフォルニア ハイウェイ パトロール (CHP)、家庭サービス / 児童サービス、さらには FBI などの外部機関が関与する場合もあります。

事件ファイルに新しい内容が追加されるたびに、記録局は、犯罪に関係する個人の捜査や事件管理に携わる各部署や機関に、更新された事件ファイルのマーク付きコピーを配布する必要があります。特に面倒な要件は、各コピーに受信側の固有の透かしを入れなければならないことです。

これまでは、変更の頻度と部署や機関の数の多さが、局の職員に事務的な負担をかけていました。各事件ファイルは 12 以上の部署や機関に送られ、100 ページ以上に及ぶこともあり、以前はそれぞれに手作業でスタンプが押されていました。捜査支援サービスは 24 時間 365 日体制で必要であり、事務職員を 3 交代制で維持する必要があり、市のコストがさらに増加していました。

解決策

当初、このプロセスは、印刷、コピー、照合、手作業によるスタンプ押印、宅配便の使用を伴う手作業でした。このプロセスは時間がかかりすぎ、裁判所の期限に間に合うように事件ファイルを関係者に届けるために、3 シフトすべてで高いレベルの人員を維持する必要がありました。

Crawford TechnologiesのRiptideは、IBM FileNet Content Managerリポジトリに保存されたケースファイルの配布を自動化するために導入されました。出力管理のためにECMプラットフォームとシームレスに統合されたこのケース管理アプリケーションで、Riptideは多くの付加価値機能を提供します。各コピーに一意の透かしを入れることで、コピー、丁合、手捺印が不要になり、事実上のセパレーターシートとして機能します。プロセスで節約された時間は、宅配便や余分なスタッフの必要性を排除します。

このプロセスは、新しいコンテンツがケースファイルに追加されたことを知らせる自動電子メールが記録局に送信されたときに開始されます。記録局のエージェントは、IBM の Workplace インタフェースを使用して IBM FileNet Content Manager リポジトリにアクセスします。ケース番号に基づく検索テンプレートを使用して、ケースファイル内の文書が自動的に検索されます。記録局エージェントは、マルチセレクトメニューを使用して、検索された文書の出力として「Riptide」を選択します。その後、カスタム画面が文書リストを表示する。ここでエージェントは、文書の順序を変更し、部数を選択し、各コピーについて、プルダウンメニューからターゲット出力と必要な透かしを選択することができる。Riptideは、出力管理プロセスの残りの部分を自動化します。

CrawfordTech Riptide自動化プロセスの導入は、時間を節約するだけでなく、エラー追跡、ロギング、送信されたケースファイルの記録を提供します。

結果

同市のプロジェクト・マネージャーの言葉を借りれば、「Riptideのソリューションのおかげで、コピー、照合、手作業でのスタンプ押印といった作業がなくなり、『何日も何時間もかかっていた』作業が『何分何秒もかかるようになった』のです」。コピー、照合、手押しの作業がなくなったからです。重要な結果のひとつは、職員がより生産的な仕事に振り向けられるようになったことです。