企業には Automated Document Factory (ADF) のインストールを検討する理由がたくさんあります。 制御、説明責任、分析データ、アラート通知、生産性の向上、コスト抑制の利点は、顧客とのコミュニケーションを作成および配布するほぼすべての組織にとって重要です。 この機能を提供できない業務は、プロバイダーをアウトソーシングするか、社内のドキュメント センターを行うかにかかわらず、顧客にとって重要なドキュメント アプリケーションをサポートすることが困難になります。
企業が ADF テクノロジーに関心を持つようになったのは、アカウント文書の混合インシデント、SLA の不履行、ADF が提供する利点とセキュリティを提供する競合他社へのビジネスの喪失など、明らかな問題点があるからです。
また、企業は ADF テクノロジを、新しい市場への参入や顧客へのより良い製品の提供を可能にする重要なビジネス成長の実現要因と見なす場合もあります。
ADF はあなたの会社に利益をもたらしますか?
リスクの評価
アカウントを混在させて誤って個人情報を漏洩した場合、どのような結果が生じますか? ジョブの郵送期限を過ぎてしまった場合はどうなりますか? 実稼働ジョブ中にマシンに障害が発生した場合、オペレーターはどのようにして正しい場所から再起動し、ドキュメントの重複や欠落を回避するのでしょうか?
コストの管理
三交代を辞めてもらえますか？ 実行に最も時間がかかるジョブはどれですか? 仕事や書類のステータスに関する問い合わせにどれくらいの時間を費やしていますか? ジョブを組み合わせることで、制作費と送料を削減できますか? 老朽化した機器を交換するのが経済的に合理的になるのはいつですか?
新規事業の誘致
より優れた追跡と制御があれば、HIPAA で管理された文書の処理などの新しい市場に組織がアクセスできるようになりますか? 可変ページ数ステートメントを印刷および挿入する機会はありますか? 最新の RFP はすべて、マルチチャネルの文書配信と顧客の好みの維持を必要としていますか?
サービスの向上
顧客からの問い合わせに迅速に対応することで顧客維持に貢献できるでしょうか? 自動再印刷により文書は XNUMX ～ XNUMX 日早く郵送されますか? リアルタイムのアラートにより、管理者は生産上の問題が顧客に影響を与える前に解決できるでしょうか?
これらの項目のいずれかが ADF ソリューションの購入を正当化する可能性があります。 ほとんどの企業は、今日の最新の自動ドキュメント ファクトリが提供する機能を最大限に活用することで、複数の領域で改善が見られます。
解決策の調査: すべての関係者を特定する
ドキュメントの印刷、挿入、および郵送の操作は、ADF 実装によってもたらされる変更に明らかに関係します。 しかし、ADF ソリューションは他のいくつかのグループや部門にも影響を与えるでしょう。 他の組織は、ADF ソリューションの設計と実装にリソースを提供します。 典型的な関与グループは次のとおりです。
- 情報技術
- 品質管理
- カスタマーエクスペリエンス
- 法律/規制/コンプライアンス
- ファイナンス
- マーケティング
- 顧客サービス
- セールス
- 事業内容
- 導入企業
- アウトソーシングサービスプロバイダー
決定を下す
ニーズを特定し、考えられる解決策を調査する際には、次の点を考慮してください。
プロジェクトの範囲
単一サイトのソリューションを求めていますか? それとも複数の場所での作業を管理するために ADF が必要ですか? 複数の拠点は独立して運営されていますか? それともすべての拠点間で毎日の作業負荷のバランスをとりますか? 現在、サポートしている販売チャネルはいくつありますか?また、これはどのように変化する可能性がありますか? インクジェットへの変換など、他の主要プロジェクトと並行して ADF を導入する予定ですか?
マイルストーンと期限
顧客または規制当局は期限を課していますか? 彼らは何ですか？ これらの目標はプロジェクトの優先順位にどのような影響を与えるでしょうか?
測定
ベースライン データですilaブル？ ADF の有効性をどのように測定しますか? 問題を特定して調整するためにサポートが必要ですか?
現在の問題を特定する
文書の混在、再印刷、生産性、スケジュール、流通チャネルのエラーなど、既存の問題はありますか? ワークフローにドキュメントやジョブのステータスを判断できない盲点はありませんか?
戦略的目標
エラーや非効率性が成長を遅らせていませんか? 顧客満足度は低下しているのでしょうか？ あなたの会社は顧客にシームレスなコミュニケーション体験を提供することに努めていますか?
レビューオプション
最も重要な ADF 機能はどれですか? 一部を今すぐ実装し、一部を後で実装することはできますか? 新しい機器への投資は必要ですか? それとも現在のハードウェアを変更できますか? カスタマー サービス部門またはエンド カスタマー用のポータルが必要ですか?
リスクを評価する
何も行動を起こさない場合、顧客とのコミュニケーションにどのような影響がありますか? 規制違反の可能性はありますか? IT リソースが再割り当てされた場合、ADF プロジェクトはスケジュールどおりに続行できますか?
プロジェクトのコストと節約の機会
取得、専門サービス、トレーニング、機器の改造または交換、人員削減、キャッシュ フローの改善、郵便料金の削減、機器の有効活用、外注作業の削減などを検討してください。自動化されたドキュメント ファクトリを導入している組織ごとに、コストの節約やコスト削減の目的が異なる場合があります。新しい機会を活用すること。
今日の市場では誠実さとコントロールが求められています
ドキュメント センターや印刷サービス プロバイダーは、顧客がベンダーが追跡と整合性管理を提供することを期待していることに気づきました。 機密データを含むドキュメントを扱う操作には、顧客の個人情報が誤って公開されることを防ぐための鉄壁のプロセスが必要です。 複雑なアプリケーションでは、ドキュメントレベルのコントロール ava の必要性が高まります。ilaADF テクノロジを介して変換できます。
可変ページ数の文書、一致する封筒の内容、封筒の宛名書き、または両面印刷の可変データを扱うジョブは、特にエラーに対して脆弱です。 このようなアプリケーションは、高度な識別および追跡システムなしで実行するのは危険です。
ダイレクト メール マーケティング アプリケーションでも、ADF システムによって提供される文書の完全性対策が必要です。 アプリケーションが大幅にパーソナライズされると、エラーのリスクが増加します。 パーソナライズされた郵便物の要素が一致しないと、サービス プロバイダーや社内ドキュメント センターに、再作業のコストやアカウントの喪失など、多大な困難が生じる可能性があります。
より正確なターゲティングとデジタル チャネルへの移行により全体のメール量が減少するにつれて、各メールの価値は上昇します。 リストの一部にメールを送信できなかったり、郵便物が期待する結果を生み出す能力を低下させるような間違いを犯したりすると、顧客は郵便料金が高すぎるという認識を強めます。 間違いが多すぎると、メーラーは顧客や見込み顧客と通信するための別の方法を検討することになり、メールの量がさらに減少します。
ADF ソリューションは、メール品質の向上、コストの削減、運用の効率化といった明らかなメリットに加えて、新たな機会への扉を開くこともできます。
追跡と制御の向上により、ドキュメント センターは家事や仕事の混合などの戦略を検討できるようになります。 これらの戦略は、多くの場合、次のようなドキュメント再エンジニアリング ツールで有効になります。 Crawford Technologies Operations Express、運営コストと郵送費が削減されます。 ドキュメントを再設計すると、顧客エクスペリエンスも向上します。
マルチチャネル配信は、現代のすべての顧客コミュニケーション戦略の特徴です。 新しいトレンドやテクノロジーが出現するにつれて、これは変動する目標となります。 柔軟な ADF プラットフォームは、複数のチャネルにわたって顧客とのつながりを求める企業が必要とする精度と応答性を提供するために不可欠です。
顧客のコミュニケーション設定を取り込み、維持し、それに基づいて行動することの複雑さと、物理チャネルとデジタル チャネルをサポートするために複数の形式でドキュメントを出力する必要があるため、自動化されたドキュメント ファクトリが必要です。 デジタル配信システムの成長が予想されるため、この複雑さはさらに増すため、サービス プロバイダーと工場内のドキュメント センターは準備を整える必要があります。
生産性の向上と制御の強化により、ビジネスチャンスがもたらされます。 ADF により、より高度な精度、生産性、品質を実証できるようになったことで、組織は、より大量の顧客や、以前は対応できなかった納期要件を持つ顧客を引き付けることができるようになるかもしれません。
そして最後に、組織は ADF によって蓄積された顧客コミュニケーション データを使用して、顧客コミュニケーション戦略全体を評価できます。 この情報は、
顧客メッセージは一貫性があり、関連性があり、必要なものです。 企業は ADF を他のビジネス プロセスと統合し、顧客関係をまったく新しいレベルに引き上げることができます。
ADFイネーブラからの Crawford Technologies
柔軟なワークフロー PRO Production Manager
このオープンで構成可能なソリューションにより、エンドツーエンドのプロセス自動化管理が可能になります。 データ ソース、構成システム、プリンター、インサーター、メール ストリームを橋渡しし、シームレスな制作ワークフローを実現します。
Alchem-e™ を使用したリアルタイム ダッシュボード
Alchem-e システム、available は、他の CrawfordTech ソリューションの統合モジュールとして、ジョブ ステータスのリアルタイム情報を提供する使いやすい Web ベースのダッシュボードを提供します。また、主要なパフォーマンス指標についての洞察を提供するカスタマイズ可能なレポートとメトリクスも備えています。
顧客体験 PRO Preference Manager
カスタマー エクスペリエンス (CX) 戦略は、より多くのコントロールを顧客の手に委ねることにかかっています。 と PRO Preference Manager、ドキュメントの受信者は、顧客の安全な Web ポータルを介して自分の設定を管理できます。 PRO Production Manager 次に、この情報を活用して、制作時に現在選択されている配信チャネルにドキュメントを送信します。
アクセス可能なドキュメント
増え続ける視覚障害者、弱視者、認知障害者に対して、アクセシブルな形式でドキュメントを提供することがこれまで以上に重要になっています。 当社のソリューションを使用すると、お客様は次のような形式のドキュメントの作成と配信を自動化できます。
アクセシブルな PDF、アクセシブルな HTML5、およびその他の形式。 アクセス可能な形式への変換は、制作ワークフローの統合コンポーネントになります。
まとめ
適切な ADF ベンダーを選択するには、ドキュメント作成者の要件と優先順位を、ソリューションの個々の機能と強みと比較する必要があります。
考慮。 時々、ベストマッチは私たちのものになるでしょう PRO Production Manager他の CrawfordTech やサードパーティのソリューションと組み合わせて使用することもできます。 状況によっては、別の製品の方が優れている場合もあります。どのような選択をする場合でも、適切に選択された自動ドキュメント ファクトリは、あらゆる業務のコスト削減、品質の向上、生産性の向上に役立ちます。
