EAAを読み解く – 欧州アクセシビリティ法：EUウェブアクセシビリティ基準への戦略的ガイド
欧州アクセシビリティ法（EAA）は、欧州連合（EU）全域の障害者が製品やサービスをより利用しやすくするための画期的な法律である。本レポートでは、EAAの目的、範囲、影響、メリットなど、EAAの概要を紹介する。 欧州アクセシビリティ法とは？...
隠されていて問題を引き起こす可能性のある制作ワークフローを理解し、文書化するための苦労。
企業では、必要に迫られて非効率的なドキュメント作成ワークフローを作成することがあります。手動と自動のステップが混在すると、新しいジョブやアプリケーションが生まれ、それが何らかの形で恒久的な手順になります。元のアドホック ワークフローで実行されていた同じジョブが、数年後もまだ処理されていることは珍しくありません。
その手順は機能するかもしれないが、合理化された文書ワークフローでは、それほど効率的ではない。多くの場合、成功するかどうかは、手順を覚えたり、文書管理システム内で「舞台裏」の操作を行ったりする主要な従業員の知識にかかっている。これは良くないことであり、一般的にワークフロー管理が不十分、または非効率的であると考えられている。これはしばしば、コストのかかる印刷ミスや、さらにコストのかかるデータ漏洩の原因となる。
事前の通知がほとんどなく突然仕事が舞い込み、ドキュメント制作スタッフが納期に間に合わせるために必死に仕事の進め方を考えなければならないとき、制作ジョブはこのようにして開始できます。顧客は常に最初の実行を遅らせ、プロセスをテストしたりドキュメントのワークフローを徹底的に計画したりする時間がほとんど残っていません。
不十分な計画は最終的にドキュメントワークフローの失敗につながる
問題は、生産環境に何か変化があった数年後に突然発生します。新しい機器、新しいソフトウェア バージョン、または新しい従業員によって、1 つ以上のジョブ ステップが中断される可能性があります。突然、最初から欠陥のあるプロセスに光が当たり、ドキュメント ワークフローの非効率性が明らかになります。誰もが問題なく機能していると信じていたものが、予想以上に脆弱であることが判明し、ドキュメント管理の改善の必要性が強調されます。
このような事態が発生した場合、最悪の対応は、作業を再開するために必要な修正だけを行って修正することですが、これは長期的には時間と費用の節約にはなりません。短期的には、再び期限に間に合わせるために必要かもしれませんが、そうすることでドキュメント操作が同じ状況に戻り、ドキュメント ワークフローに影響を及ぼします。プロダクション PDF データ ストリームによるインクジェット印刷への移行により、この問題がさらに悪化したようです。
これらの問題は、多くのプロダクション印刷オペレーション、または印刷サービス プロバイダー (PSP) で毎週発生しています。AFP データと Xerox データからプロダクション PDF ワークフローへの移行により、多くの顧客が PDF が画面上で適切に表示されれば印刷可能であると考えるようになりました。すべての PDF が同じように作成されるわけではありません。PDF を作成するシステムで単純なアップグレードや PDF ドライバーの変更を行うと、すべてのフォントと画像リソースが含まれているか確認し、最終的な PDF 形式が実際に印刷可能であることを確認するための印刷ファイルの「事前フライト」または正規化ができない非効率的なワークフローで重大な問題が発生する可能性があります。
ドキュメント管理ワークフローの自動化を使用して、混乱を招くサプライズを防止します。
より良いアプローチは、予期せず失敗する前に、工場で生産ジョブを評価することです。すべてのジョブ ステップを調べ、可能な限りプロセスを自動化します。これにより、時間とコストを節約できます。皮肉なことに、生産自動化ソフトウェアに投資する企業は、すべてのジョブをデジタル ドキュメント プラットフォームまたは最新の Automated Document Factory (ADF) に移行することはありません。自動化機能をインストールしますが、電子デジタル ドキュメント システムを完全に実装することはありません。この状況はあまりにも一般的です。
自動化ソフトウェアには、ベンダーがすべてのジョブを変換する前に期限が切れたプロフェッショナル サービス時間が含まれている場合があります。ソフトウェア ベンダーがドキュメント ワークフロー販売契約の一部として 1 つのアプリケーションのみを採用している場合もあります。社内スタッフが残りのジョブを変換する必要があります。おそらく、会社がショップで実行されているさまざまな製造ジョブを処理するのに不適切なツールを選択したのでしょう。理由が何であれ、多くのショップでは施設でワークフロー自動化ソフトウェアを実行していますが、多数のジョブを「古い方法」、つまり手動の方法で処理し続けています。これにより、生産プロセスを妨げる可能性のある厄介なワークフロー サイロが作成されます。
Crawford Technologies は、ドキュメント業務が生産ワークフローを管理できるようにするツールを提供しています。しかし、時間やコストを節約するために、以下のようなソリューションを導入する前に、既存のすべてのジョブを監査することをお勧めします。 PRO Conductor などのソリューションを導入する前に、すべての既存ジョブを監査し、時間とコストを節約することをお勧めします。また、既存の社内文書を見直し、制作スタッフが作業を処理する様子を観察することをお勧めします。従業員は通常、ワークフローや制作プロセスを調整しますが、ドキュメントの更新を怠ることがあります。
各生産業務を評価し、合理化し、文書化すれば、環境に適したソフトウェアを選択し、自動化された生産ワークフロー・ソリューションを導入することは、ストレスが少なく、より効果的なものになる。多くの組織は、「正規化されたプロダクション標準」を推進しており、多くのアプリケーションを単一のワークフローで処理し、次のようなAIベースのツールを使用して、追加アプリケーションのオンボーディングを数分で設定することができます。 SmartSetup.次のステップに進み、隠れたワークフローを見つけ出し、顧客の約束を果たす能力に影響を与える予期せぬ失敗から身を守りましょう。
CrawfordTech プロフェッショナル サービス チームは、多くの組織が隠れた不要なワークフローを排除し、操作を大幅に簡素化して障害点を減らし、生産操作を大幅に円滑化できるよう支援してきました。このアプローチにより、組織は印刷オペレーターの組織的知識への依存度を大幅に低減できます。
生産ワークフロー自動化ソリューションの準備が整うと、適切な製品を選択して、ショップ内のすべてのアプリケーションを含む成功した生産ワークフローのメリットを享受できるようになります。
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2024年7月3日
