EAAを読み解く – 欧州アクセシビリティ法：EUウェブアクセシビリティ基準への戦略的ガイド
欧州アクセシビリティ法（EAA）は、欧州連合（EU）全域の障害者が製品やサービスをより利用しやすくするための画期的な法律である。本レポートでは、EAAの目的、範囲、影響、メリットなど、EAAの概要を紹介する。 欧州アクセシビリティ法とは？...
おかえり
これは、2018 年 5月25 日に完全施行された欧州連合の一般データ保護規則に関するブログ シリーズの 4 番目の投稿です。前回は、GDPR などの規制を満たすために必要な記録管理の粒度について簡単に説明しました。
今回は、顧客とのコミュニケーションにおいてきめ細かな記録管理を実現するための手法について検討します。特に、粗い記録管理システムと細かい記録管理システムの両方でこれを実現する方法について検討します。
顧客コミュニケーションアーカイブは GDPR にどの程度準拠していますか
前回の投稿では、組織が顧客とのアウトバウンド通信を保存するために使用する手法について説明しました。明細書、手紙、ポリシー文書は通常、メインフレーム上のバッチ システム、エンタープライズ アプリケーション、またはいわゆる文書作成ツールによって生成されます。これらすべてのシステムに共通するのは、データを消費し、高性能プリンターで印刷するのに適した文書に分割することです。印刷部数には数十万の文書が含まれることがよくあります。
企業がこれらの印刷ファイルを最適化する方法の 1 つは、フォント、画像、オーバーレイなどのリソースをバッチ全体に対して 1 回だけ保存することです。各ドキュメントのリソースを保存すると、バッチ サイズが 20 倍に増加し、特にハイエンドの生産プリンターでストリーム処理が遅くなります。アーカイブに保存されるのは同じ印刷バッチであり、印刷ファイル内のドキュメント間の境界を指すインデックスはデータベースに個別に保持されます。たとえば、顧客 A の明細書は、ファイル内の 10,546 ページから 10,560 ページまで存在する可能性があります。問題は、バッチからファイルを削除する方法です。レコードのインデックスを削除する必要があるだけでなく、ドキュメントの実際のページ自体を処分する必要があるためです。
逆の手法としては、バッチを個別のドキュメントに分割し、これらのドキュメントを顧客通信アーカイブに個別に保存して、結果としてストレージ密度を高めるというものがあります。
これら 2 つの手法は、一般に、バッチ ストレージの場合はノーバースト、個々のドキュメント ストレージの場合はフル バーストと呼ばれます。
当然の疑問は、非バースト アーカイブは準拠できるのか、ということです。答えは、使用しているツールによって異なります。ほとんどの非バースト アーカイブは個々のドキュメントを削除できないため、GDPR に準拠していません。準拠できるアーカイブは、アーカイブからコンテンツとインデックスの両方を削除できます。
フルバースト アーカイブは、あらゆるレコードをいつでも管理および破棄 (または逆に保持) できるため、常に GDPR に準拠しています。
結論
ほとんどの組織は、既存の顧客通信アーカイブが GDPR 規制に準拠していないことに気づいていません。ノーバースト アーカイブとフルバースト アーカイブは準拠している可能性がありますが、多くは、そのベースとなっているレガシー テクノロジーが原因で準拠していません。
次回…。
次のブログでは、アーカイブに保存されている形式が GDPR にとって重要である理由をさらに詳しく見ていきます。AFP、メタコード、PDF などの印刷形式をシステムやアーカイブに保存して管理する方法を調べ、それらを効率的に機能させる手法を探ります。
CrawfordTechのカスタマーコミュニケーションアーカイブソリューションの詳細については、Riptide Conversion Services for CMOD、PRO Archiver for Documentum、PRO Archiver for InfoArchive、CCM Gateway for Alfresco、CCM Gateway for Box、CCM Gateway forSharePointをご覧ください。
データ セキュリティの詳細については、最近開催されたウェビナーの録画をご覧ください。
これは GDPR に関するブログ投稿シリーズの一部です。すべてお読みください。
8月 1, 2018
