EAAを読み解く – 欧州アクセシビリティ法：EUウェブアクセシビリティ基準への戦略的ガイド
欧州アクセシビリティ法（EAA）は、欧州連合（EU）全域の障害者が製品やサービスをより利用しやすくするための画期的な法律である。本レポートでは、EAAの目的、範囲、影響、メリットなど、EAAの概要を紹介する。 欧州アクセシビリティ法とは？...
おかえり
これは、2018 年 5月25 日に全面的に施行された欧州連合の一般データ保護規則に関するブログ シリーズの 5 番目の投稿です。前回は、顧客とのコミュニケーション アーカイブが規則に準拠しているかどうかについて簡単に説明しました。
前回の投稿では、いわゆるノーバースト アーカイブとフル バースト アーカイブについて説明しました。現在使用されている顧客コミュニケーション アーカイブの大部分は、バッチからレコードを削除する機能のないノーバースト アーカイブです。これらのアーカイブは、忘れられる権利ポリシーを効果的に実装できず、アーカイブに保存されているすべてのドキュメントの詳細を正確に報告できない可能性があるため、GDPR 準拠を達成しようとしている組織にとって大きな課題となります。
今回は、GDPR 規制への準拠を実現するために、既存のアーカイブをどのようにアップグレード、より正確には移行できるかを検討します。
CCM アーカイブを GDPR 準拠にアップグレードする
GDPR に準拠した顧客コミュニケーション アーカイブには、個々のドキュメントをフルバーストで保存する機能と、大量のドキュメントを削除する機能という 2 つの重要な属性があります。顧客コミュニケーション アーカイブを、大量のドキュメントの削除をサポートするアーカイブにアップグレードできる場合、これは間違いなく簡単な方法です。これが可能かどうかは、ソフトウェア ベンダーに問い合わせてください。
これが不可能な場合は、アーカイブのすべてのコンテンツをアンロードし、個別のドキュメントに分割して再度ロードする必要があります。多くのレガシー アーカイブはこれらの手法をサポートしていないため、移行が必要になります。
移行により、コンテンツの保存方法やアクセス方法を改善する機会が他にも得られます。たとえば、多くのレガシー アーカイブでは、印刷ファイルが AFP、ライン データ、メタコードなどの形式で保存されています。これらの形式は、長期のドキュメント アーカイブ要件に合わせて特別に設計された形式である PDF/A などの最新の標準が存在する前から存在していました。
印刷ファイルを保存しながら GDPR 準拠を達成することは可能ですが、顧客とのコミュニケーション アーカイブを移行する必要がある場合は、GDPR 準拠と同時にアーカイブを ISO 標準の PDF アーカイブに変換してみてはいかがでしょうか。PDF は、顧客が Web またはモバイル デバイス経由でドキュメントにアクセスする必要がある ePresentment ユース ケースに適しています。
アーカイブ移行におけるさらなる課題は、ソース システムのすべてのバッチとドキュメントがターゲット システムにも確実に移行されるようにすることです。移行プロセスでは、これらのドキュメントの保管チェーンを示し、移行プロセス中にドキュメントが変更されていないことを証明する必要があります。移行品質保証プロセスは、最も単純なレベルでは、移行先のドキュメントをカウントし、移行先のドキュメントをカウントします。より高度なプロセスでは、ソース システムの内容が元の内容の正確なコピーであることを確認します。
結論
10 年、15 年、または 20 年以上前の何億ものドキュメントを GDPR 準拠のアーカイブに移行するのは大変な作業です。PDF/A などの標準は、次世代のアーカイブが将来も使用できるようにするために重要な役割を果たします。ただし、顧客とのコミュニケーション アーカイブを移行しても準拠し続けるためには、厳格な移行方法とツールが不可欠です。
次回…。
次のブログでは、GDPR に準拠したアーカイブでデータを安全に保つ方法と、GDPR に基づく責任について説明します。
CrawfordTech がノーバースト アーカイブとフルバースト アーカイブの両方に対して GDPR 準拠のアーカイブおよび移行ツールをどのようにサポートしているかについて詳しくは、当社のウェビナー「CCM アーカイブの準拠の確保」の録画をご覧ください。
これは GDPR に関するブログ投稿シリーズの一部です。すべてお読みください。
2018年8月15日
