顧客コミュニケーションのアーカイブと電子プレゼンテーションのための次世代プラットフォーム（パート 2） – 大規模なドキュメント バッチの高速取り込みと取得

前回の投稿では、次世代の顧客コミュニケーション アーカイブ プラットフォームの理想的な特性について説明しました。今回の投稿では、従来の顧客コミュニケーション アーカイブを次世代 ECM プラットフォームに移行する際の重要な懸念事項の 1 つについて説明します。

従来の顧客コミュニケーション アーカイブは、最終的な置き換えを念頭に置いて設計されることはほとんどありません。実際、従来のアーカイブは、コンテンツをアーカイブするためのやや閉鎖的なアプローチに悩まされています。特に、独自のファイル形式の使用、API の欠如、アンロード ツールの不足は、これらの製品の古さを反映しています。結果として、移行の準備が整ったこれらの従来のアーカイブからデータを取得することは、必ずしも簡単ではありません。可能な場合は、ソースからコンテンツをアンロードするための文書化された手法を使用することが重要です。このような手法が利用できない場合は、これらのシステムにアクセスしてコンテンツとインデックスを抽出するための特殊なツールが必要になる場合があります。

多くの組織は、PDF/A などの PDF のバリエーションを長期アーカイブに選択しています。これは、従来の印刷形式に比べて長期にわたって大きなメリットがある国際的に認められた標準であるためです。AFP、Metacode、PostScript、PCL、行データなどの従来の印刷形式から PDF/A への高忠実度変換を保証することは、高品質のアーカイブ移行に不可欠な部分です。ただし、従来の印刷形式を保存することを選択する場合 (従来のアーカイブで行った可能性があります)、CrawfordTech は、これらを最新の ECM システムに保存する機能も提供します。その通りです。次世代の ECM システムで AFP をアーカイブし続けることができます。

次世代ECMシステムは、さまざまなコンテンツ管理のユースケースに高度に適応する。例えば、多くのECMシステムで最も一般的なコンテンツ・ストレージ・モデルは、コンテンツ・オブジェクトとドキュメントを1対1で対応させるものである。Crawford Technologiesは、コンテンツ・オブジェクトとドキュメントを1対多で対応させるストレージ・モデルを開発し、レガシーな顧客コミュニケーション・アーカイブの多くで使用されている、ドキュメント・バッチの大量アーカイブをサポートするとともに、最新のECMシステムにも適用できるようにした。

私たちはこれらのアプローチをそれぞれ「ノー・バースト」と「フル・バースト」アーカイブと呼んでおり、これはお客様がストレージ効率とレコード管理の粒度を交換できることを意味します。Crawford Technologiesはこのアプローチを最大限に活用し、移行されたコンテンツは移行元システムにあるものとほぼ同じであるため、ストレージを20分の1に削減することができます。

電子プレゼンテーション サービスは、消費者が Web ポータルやモバイル デバイス経由でドキュメントにアクセスできるようにするプロセスの重要なコンポーネントです。電子プレゼンテーションには、AFP または PDF として保存されたドキュメントを HTML5 に変換してモバイル デバイスや Web ブラウザーで表示するためのドキュメント変換が含まれます。アクセシブル タグ付けは、視覚障害者や弱視者をサポートするスクリーン リーダー用にドキュメントをフォーマットするプロセスです。これは、電子プレゼンテーション中にリアルタイムで実行できます。電子プレゼンテーション中に実行されるその他の操作には、PCI-DSS やその他の規制要件や標準に準拠する必要があるドキュメントの編集や、消費者にドキュメントの信頼性を保証するためのデジタル署名の追加などがあります。

舞台裏では、大量の顧客とのやり取りを行うアーカイブの多くが、Crawford Technologiesのe-プレゼンメントサービスを利用して、これらの機能をすべて実現しています。これには、e-プレゼンメントサービスが大量のバッチに含まれる個々の文書を見つける「バースト」も含まれます。

クロフォードテクノロジーズのカスタマー・コミュニケーション・アーカイビングおよびeプレゼンメント・ソリューションの詳細は、 こちらをご覧ください。 来週のパート 3 では、アーカイブ移行を成功させるためのベスト プラクティスについて説明します。