顧客コミュニケーションのアーカイブと電子プレゼンテーションのための次世代プラットフォーム（パート3） – 従来の顧客コミュニケーションアーカイブから次世代プラットフォームへの移行

前回の投稿では、従来の顧客コミュニケーション アーカイブを次世代 ECM プラットフォームに移行する際の重要な懸念事項について説明しました。ただし、顧客コミュニケーション アーカイブを正常に移行するには、技術的なソリューションだけでなく、実用的なソリューションとベスト プラクティスも必要です。

移行の規模、形態、複雑さを適切に把握する前に、すぐに移行を開始したくなるかもしれませんが、時間をかけて徹底的な調査と分析を行うことが極めて重要です。そうしないと、既存の非効率性と冗長性が前面に出てしまい、移行プロセス全体がより煩雑で時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。調査は、「現在のアーカイブにはどのような種類のデータとドキュメントが保存されていますか?」「それらはすべて印刷ファイルですか?」「それらの印刷ファイルの形式は AFP、Xerox Metacode、PDF のどれですか?」などの質問から始まります。アーカイブに含まれるファイルと形式の完全なインベントリがあれば、移行を適切に計画する準備がはるかに整います。

次のステップは、移行に向けて、今後 1 日の視点から管理する必要があるコンテンツの量を決定することです。今後 1 日とは、通常の日常的なプロセスの一環としてアーカイブされるコンテンツを指します。ここでは、新しいシステムに正確に何を取り入れ、何を残すか、または削除するかに関して、いくつかの重要かつ戦略的な決定を行う必要があります。

最初からレガシー アーカイブ内のすべてのファイルとすべてのドキュメントを移行する必要はほとんどありません。必要なのは、最新の通信と高価値ドキュメントだけです。一部の情報は即時の移行を必要とせず、削除したり、「オンデマンド」で移行したり、一定期間にわたって一括で移行したりできるかどうかを検討してください。たとえば、規定の保持期間を超えたドキュメントや、置き換えられた顧客ポリシーなどです。

品質保証は、顧客コミュニケーション アーカイブの移行における最優先事項です。しかし、最初に持っていたものが、現在新しいアーカイブにロードされているものであることをどのように保証するのでしょうか。抽出、変換、ロードのプロセスを通過するドキュメントの数を数えることで、ある程度の保証は得られますが、この手法ではソース コンテンツの不一致が考慮されない可能性があります。多くの場合、ランダム サンプリングやセマンティック比較などの客観的な品質測定をさらに行うことで、より良い結果が得られます。しかし、品質にとって重要なのはドキュメントの忠実性です。つまり、元のドキュメントの外観が新しいアーカイブでも正確に保持されることを保証することです。ユーザーが新しいアーカイブのドキュメントの外観が異なっていることに気付くのに、それほど時間はかかりません。

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