生産プリンターマネージャーの日常的な印刷ファイルの課題

デビッド・デイ

毎日、何万もの重要な顧客文書が私の印刷所に届きます。生産印刷マネージャーとして、私はすべてのファイルに何が印刷されているかを把握する必要があります。さらに重要なのは、印刷されているものが、当社のビジネスとエンド ユーザーが期待する外観を反映していることを保証できることです。生産環境にはさまざまな印刷ファイルと印刷形式が流れてくるため、プリンターに送信されたものが紙の上でどのように見えるかを確認するのは困難な場合があります。

さらにイライラするのは、ファイルをプリンターに送信する前に確認する方法がないため、ファイルを見ることができない場合です。印刷プロセス中に何か問題が発生したときに、ファイルの品質チェックが必要になると、状況はさらに悪くなります。

印刷ファイルを表示できないことは、小さな問題のように思えるかもしれません。ほとんどの人は、「それを表示するために使用できるソフトウェア製品はありませんか?」と私に尋ねます。問題はソフトウェア製品があるかどうかではありません。問題は、私が持っている製品がその特定のファイル タイプを表示できるかどうか、そしてそれがプリンターで印刷されるのとまったく同じように表示されるかどうかです。適切なソフトウェアが手元にない場合は、生産現場で適切な製品のライセンスがあるかどうかを確認する必要があります。これはすべて、追加の時間となり、その日のキューにある印刷ボリュームを実行する能力の低下につながります。

この状況は、オペレーション マネージャーから電話を受けたときに特に当てはまります。通常、オペレーション マネージャーは、カスタマー サービスからの電話を受けたため、再印刷する特定の印刷ファイルを探しています。カスタマー サービス担当者 (CSR) が、明細書が届いていないという顧客からの電話を受けると、最終的には生産現場に戻り、印刷バッチを検索して再印刷を開始する必要があります。すべてが PDF ファイルのように単純なものであれば、簡単に開いて、必要なページを選択して印刷できますが、AFP、Xerox Metacode、その他の大量トランザクション出力印刷ファイル タイプではそうではありません。

何度も発生するもう 1 つの状況は、新規ジョブまたは変更されたジョブを校正する必要があることです。現在、これを実行するには、テスト実行または生産ジョブをスケジュールし、プリンターに適切な用紙をセットし、ジョブを印刷して、ジョブ管理者に返送する必要があります。ジョブ管理者は印刷された出力を確認し、さらに変更を加えた後、そのプロセス全体をもう一度開始します。この変更/確認サイクルでは、印刷された出力を何度も送る必要があるため、経過時間が大幅に長くなり、非効率的です。トランザクション印刷アプリケーションの開発およびテスト フェーズで無駄になる時間の多くは、印刷ファイルがプリンターに送信されたときにどのように表示されるかを正確に確認できないことが原因で発生します。

この状況は、プリンター オペレーターにとっても、マネージャーである私にとっても複雑になる可能性があります。場合によっては、ドキュメントの作成に、元の組版システムでは補正できないプロセスが関係しており、印刷出力に予期しない結果が生じることがあります。最終的には、社内のユーザーのチームが不満を抱くか、新しい印刷ジョブまたは変更された印刷ジョブが生産に入る前に、チームが物理的に印刷された出力をレビューするサイクルが長引くことになります。このようなことが、私が生産性の目標を達成するのを妨げていたのです。

取引印刷ファイルを扱う日々の課題と、それに対応するために私のチームが開発した方法は理想的ではありませんでしたが、うまく機能しました。その後、プロセスを変更した新しいソフトウェアを導入し、これらのファイルを校正するために実際に印刷する必要性が軽減されました。

Crawford TechnologiesのPRO Viewerのおかげで、すべての印刷ファイルをネイティブの印刷ファイル形式で、印刷生産現場で見ることができるようになりました。実際、開発チームの作業をスピードアップするためにPRO Viewerを導入しました。

その利点は、PRO Viewerが優れた忠実度を生成することを知っているので、ジョブを実行する前に印刷ファイルの問題をチェックできることです。ジョブを開始する前に印刷ファイルを見ることができることに加え、以前に実行したジョブに戻って特定のレコードを探し、CSRをサポートするために別の再印刷機にその場で印刷することができるようになりました。

新規および変更された顧客ジョブのセットアップと品質管理プロセスも合理化されました。現在では、本番環境に届いたファイルをそのまま実行するのではなく、まずファイルを表示して、問題箇所に赤旗を付けることができます。問題とファイルは、デザイン・構成チームに戻って問題を修正し、再度レビューのために私たちの部署に送り返すことができます。さらに、PRO Viewerをデザイナーと構成スペシャリストにインストールし、印刷に回す前にファイルを確認できるようにしました。

新規アプリケーションや既存アプリケーションの変更をより迅速に生産に取り入れられるようになり、消耗品や紙の無駄も大幅に削減され、顧客の期待に応えるか、それを上回る成果を上げることができます。生産印刷エンジンに送信する前に印刷内容を確認できるため、ワークフロー管理プロセス全体がより簡単かつ効率的になります。

この話に聞き覚えはありませんか？PRO Viewerは、このようなお客様の声に応えてCrawfordTechが開発したものです。その結果、業界をリードするエンタープライズ出力管理ソリューションに新製品が加わりました。

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