柔軟性と自動化がトランザクション ドキュメントの最終的な成果を向上させる理由

デビッド・デイ

エンタープライズ出力管理 (EOM)、大量トランザクション文書配信、大量トランザクション出力 (HVTO)、トランザクション文書という用語を使用する場合でも、請求書や明細書などの重要な顧客コミュニケーションの印刷および郵送プロバイダーであると考える場合でも、私たち全員が業務効率を求めており、最終的には収益を向上させる方法を求めていることに疑いの余地はありません。 このような会話のほとんどは、現在の印刷業務環境と、日々のワークフロー管理によって、取引文書の作成、印刷、郵送、追跡を完了するための最も迅速で効率的なプロセスがどのように促進されるかに焦点を当てている。

ここで、通常、自動ドキュメント ファクトリー (ADF) が登場します。ADF システムが成功すると、柔軟性とプロセス自動化の両方が実現し、タスクと情報管理の両方の観点から、顧客とのコミュニケーション プロセス全体の完了にかかる時間が短縮され、ワークフローの機能が向上します。

最終的な結果を向上させるには、大量の取引文書を印刷および郵送処理により迅速に処理し、破損文書の発生率を低減し、配達確認を含む処理全体を通じて文書レベルで追跡できる必要があります。

これらすべての障害となるのは、これらの重要な文書の作成者が利用できるオプションです。多くの場合、テクノロジーおよびソフトウェア プロバイダーは、印刷操作ワークフローの特定の重要な部分との互換性がないため、既存のソリューションを完全に置き換えるよう指示します。その場合、コストは大きな「値札ショック」を伴い、新しい機器の取得が必要になるため、6 桁または 7 桁の高額になる可能性があります。

突然、破損した印刷された明細書の再印刷などの手作業のプロセスを削減するという見通しは、最終的な結果を促進するのに同じ力を持たないように思われます。そして、現実を直視しましょう。私たちは、すべての部門とすべての活動において、より速く、より高品質で、より低コストで物事を行う必要がありますが、節約額が投資額を上回らなければ、何の意味があるのでしょうか。

では、どのような選択肢があるのだろうか？その答えは、現在使用されている機器やソフトウェアとの互換性を重視したモジュラーアプローチです。Crawford Technologiesでは、ドキュメントのリエンジニアリング、ワークフローの自動化、完全なエンドツーエンドのトラッキングの専門知識を駆使して、お客様の印刷業務に最も評価され、最も必要とされる部分に機能強化をもたらします。

さらに、現在の機器とインターフェースして統合する柔軟性がないため、プロセス全体を置き換えるのではなく、ビジネスの改善を促進する部分だけが必要であるというのが当社の理念です。

どのように実現するのでしょうか。まず、ワークフロー環境のギャップを埋めるソフトウェアとプロセスを開発してきた印刷および郵送分野の専門家が中心となります。次に、プロフェッショナル サービス リソースのチームと組み合わせ、ソリューションを実装するだけでなく、組織にとって最良の結果 (思いもよらなかった改善点) が得られるように最適化します。最後に、24 時間年中無休のサポートを提供し、迅速な対応と解決時間の実績を誇ります。

その結果、収益が向上し、最も貴重なリソースである人材を印刷業務内のより重要なタスクに活用できるようになります。「運用管理者」であれば、部門に最適なプロセスを推進する革新的なリーダーになることができます。また、ビジネス プロセス管理や経営幹部の一員であれば、組織をよりスリムで収益性の高いものにするソリューションを見つけた先見の明のある人になることができます。

柔軟性と自動化が、トランザクション ドキュメントの出力と配信の最終的な成果を上げる鍵となるのはなぜでしょうか。柔軟性と自動化がなければ、使用するリソースが増え、時間もかかり、収益性が低下します。これにより、競合他社に明確な優位性が生まれます。CrawfordTech の Automated Document Factory (ADF) ソリューションが、印刷と郵送業務をどのように変え、ビジネスと成功への新たな扉を開くのか、詳しくご覧ください。詳細については、ADF ソリューション ページをご覧ください。