文書災害の防止

ハリケーンや洪水があなたの会社を襲うのを止めることはできません。このような出来事には、予防ではなく災害への備えが必要です。事前に通知があれば、建物を土嚢で囲んだり、窓に板を張ったりする時間はあるかもしれませんが、嵐の到来を止めることはできません。

しかし、文書操作の災害は予防可能です。そして、一部の自然災害と同様に、警告サインが存在します。危機一髪の状況は、最も大きな損害をもたらす文書セキュリティ問題やプライバシー侵害の前兆となることがよくあります。こうした小さなエラーの重要性を無視すると、後でより大きな問題が発生する原因となります。

間違いは起こるのを待っている

アウトソーシング サービス プロバイダーであれ社内施設であれ、ドキュメント センターは、誤って個人情報を漏らすエラーによって顧客との関係に悪影響を与える可能性があります。これは、次のようないくつかの方法で発生します。

• 複数のアカウント文書のページを 1 つの封筒に混在させる。
• 紙詰まりやページオーバーフローの問題により、2 つのアカウントのデータが同じページに印刷されることがあります。
• 同期が取れないデュプレックス。
• マッチングが悪くなる。
• 折り畳みエラーにより、社会保障番号などのデータが封筒の窓から見えてしまう。
• 印刷フォーマットの誤りにより、ドキュメントに間違ったデータ フィールドが印刷されます。
• ドキュメントに影響するデータ操作エラーを引き起こすソフトウェア変換。

脆弱性はこれだけではありません。すべてのドキュメント操作には、ハードウェア、ソフトウェア、アプリケーション、および手順の独自のセットがあり、ミスが発生する可能性が数多くあります。

あなたの評判は危険にさらされています

組織が不注意で個々の受信者のプライバシーを侵害した場合、おそらく無料で作業をやり直し、謝罪の手紙を郵送し、クレジット モニタリングに料金を支払うことになります。市場で、または新聞やテレビの記者がその件を報道したときに、悪評を受ける可能性があります。印刷/メール サービス会社は、これらの注目度の高いミスにより、新規顧客を獲得したり、既存の顧客を維持したりする能力に損害を与える可能性があります。違反した印刷およびメール プロバイダーは、罰金を科せられたり、訴訟を起こされたりすることさえあります。

こうした出来事が起こると、運用管理者は警告サインがあったにもかかわらず無視されていたことに気づくことがよくあります。これらの中に、聞き覚えのあるものはありませんか?

• ベテランの機械オペレーターは何かがおかしいと感じ、調査と修正のために稼働を停止します。幸運なことに、その作業を担当していたのは新人ではありませんでした。新人オペレーターは絶対に気づかなかったでしょう。
• 運用担当者が品質管理手順を完了としてマークしているものの、必ずしもその手順を実行していないことが判明しました。封筒が二重に詰められているなどのエラーが、検出されずに見逃される可能性があります。
• 幸運なことに、印刷オペレーターは、印刷済みフォームが不足したという理由だけでジョブを中止しました。スタッフは、倉庫業者が倉庫から間違った在庫を取り出したことに気づきませんでした。ジョブが失敗していたら、2 人の重要な顧客が激怒していたでしょう。この混乱を解消するには、費用のかかる作業になっていたでしょう。

ミスを防ぐ方法

文書管理業務でこのようなニアミスを経験したことがあるなら、災害が発生するのは時間の問題です。記録的な大雨で建物が洪水に見舞われる川を止めることはできませんが、管理下にある機械や人間によって引き起こされる文書セキュリティ災害を防ぐことはできます。

• 郵便物の整合性を保つハードウェアとソフトウェアをインストールします。これには、操作ワークフローを進む文書を追跡するカメラとデータベースが含まれます。ページや文書が欠落していたり、順序が間違っていたりすると、生産が停止します。
• 2D バーコードを追加して、郵便物挿入装置を制御し、資料の高速スキャンを可能にします。バーコードによってキー付けされた各ステップのすべての文書のステータスは、ピース追跡データベースに記録されます。
• ジョブ終了時のバランス調整手順を自動化し、エラーが検出されると管理者に警告します。
• 郵便物のコンポーネントを挿入ステーションに取り付けられたカメラと照合し、ランダムな抜き取り検査をすべての郵便物に対して確実に照合する方法に置き換えます。
• フォーム要素を可変データとともにインラインで印刷することにより、事前に印刷されたフォームのエラーや在庫の問題を排除します (ホワイト ペーパー ファクトリー)。
• ドキュメント再エンジニアリング ソフトウェアを使用して、機密データを封筒の窓から見える可能性のある場所から移動します。
• 文書品質保証の自動化新しいソフトウェア製品への移行、あるいはバージョンのアップグレードは、複数の顧客からのデータが混在するような文書の整合性の問題を引き起こす可能性がある。大規模なトランザクション文書ジョブにおけるミスは、人間の検証者では発見が困難です。

クロフォードテクノロジーズは、何十年もの間、企業がプライバシーの災難にさらされる機会を減らすお手伝いをしてきました。当社の柔軟なツールは、工場内およびアウトソーシングの印刷・メールサービス業務に大きな悲しみをもたらすデータセキュリティとプライバシーのミスを防ぐのに役立ちます。試行錯誤を重ねた当社のソリューションがどのように貴社のお役に立てるか、今すぐお問い合わせください。