無視されがちなセキュリティギャップを解消しましたか?
ハッキング事件が大々的に報道されたため、コンピュータ...
「グレンデール市」の物語
顧客/アプリケーション会社の背景
カリフォルニア州グレンデールは、宝石の街として知られ、ボブズ ビッグ ボーイ ハンバーガー チェーンとバスキン ロビンスの「31 フレーバー」アイスクリーム パーラー チェーンの発祥の地として広く知られるロサンゼルス郊外の町です。現在は IHOP の本社があります。グレンデール警察署は 23 平方マイルの地域を管轄し、グレンデールの約 210,000 人の住民の公共の安全を守ります。警察署は、捜査、現場、サポート、管理サービスの 4 つの部署で構成されています。 行政サービスには、事件ファイルの管理を担当する記録局が含まれます。事件ファイルは、犯罪が報告されたときに作成され、到着する文書の増加に応じてまとめられます。各事件ファイルは、警察の報告書、指紋ファイル、目撃者の供述、犯罪現場の捜査官によるリストと写真、DNA 記録、場合によっては裁判所の記録、拘置所の登録、逮捕記録など、さまざまな形式の文書で構成されています。スキャンされた文書と電子ソース文書が含まれます。捜査プロセスが進むにつれて、事件ファイル文書は、事件に関係するさまざまな部門によって確認および調査される必要があります。関係する可能性のある部門には、保護観察、地方検事局、裁判所書記官、およびさまざまな捜査官があります。事件ファイルは、各事件に関連する弁護士にも送信する必要があります。ほとんどの機関は市政府内にありますが、場合によっては、CHP、家庭サービス/児童サービス、さらには FBI などの外部機関が関与することもあります。
問題/課題
事件ファイルに新しい内容が追加されるたびに、記録局は、犯罪に関係する個人の捜査や事件管理に携わる各部署や機関に、更新された事件ファイルのマーク付きコピーを配布する必要があります。特に面倒な要件は、各コピーに受信側の固有の透かしを入れなければならないことです。 これまでは、変更の頻度と部署や機関の数の多さが、局の職員に事務的な負担をかけていました。各事件ファイルは 12 以上の部署や機関に送られ、100 ページ以上に及ぶこともあり、以前はそれぞれに手作業でスタンプが押されていました。捜査支援サービスは 24 時間 365 日体制で必要であり、事務職員を 3 交代制で維持する必要があり、市のコストがさらに増加していました。
アプリケーションまたは「ソリューション」の説明
もともとこのプロセスは、複数のリコー・アフィシオ・カラープリンターで事件文書をスキャン・印刷し、その後、手作業でコピー、照合、手書きスタンプを押すという手作業だった。このプロセスは非常に時間がかかり、当事者に事件ファイルを届けるという裁判所のタイムリーな要件を満たすために、3交代制で高いレベルの人員を維持する必要がありました。Crawford TechnologiesのRiptideは、IBM ECMリポジトリに保存されたケースファイルの配布と出力管理を自動化するために導入されました。ケース管理アプリケーションとシームレスに統合されたRiptideは、透かしによるケースパケットの識別の自動化、ケースパケットのコピーの印刷の自動化、ECMリポジトリに保存されたケースコンテンツからのケースパケットのアセンブリなど、多くの付加価値機能を提供した。これらすべてが、コストのかかるユーザーのミスを減らし、時間のかかる手作業を減らすことに貢献しました。
このプロセスは、ケースファイルに新しいコンテンツが追加されたことを知らせる自動メールが記録局に送信された時点で開始される。記録局の担当者はケースシステムにアクセスし、ケース番号をキーにした検索テンプレートを使用して、ケースファイル内の文書を自動的に検索する。ECMへのRiptideプラグインを使用し、記録局のエージェントは検索されたドキュメントの出力として「Riptide」を選択するだけである。Riptide」を選択すると、カスタム画面で文書リストが表示される。ここでエージェントは文書の順序を変更し、部数を選択し、各コピーについてプルダウンメニューからターゲット出力と必要な透かしを選択することができる。Riptideは出力管理プロセスの残りの部分を自動化します。CrawfordTechのRiptide自動化プロセスを導入することで、時間を節約できるだけでなく、エラーの追跡、ロギング、送信されたケースファイルの内容の記録が可能になります。
ソリューションの結果
グレンデール市政府のプロジェクトマネージャーの言葉を借りれば、「Riptideソリューションのおかげで、コピー、照合、手作業でのスタンプ押印といった作業がなくなり、『何日も何時間もかかっていた』作業が『何分何秒もかかっていた』作業に変わりました」。コピー、照合、手作業でのスタンプ押印といった作業がなくなったからです。重要な結果のひとつは、スタッフがより生産性の高い仕事に振り向けられるようになったことです。
オンデマンド・ウェビナーでRiptide®ソリューションの詳細とデモをご覧になるには、ここをクリックしてください。
2017年3月4日
